Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking Cliënt-export en Cliënt-import in versie 9

Support ID: AV-53832
Product: AccountView 8.x, 9.x

U hebt het artikel "Eindejaarsverwerking in versie 9" gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module Cliënt-export en Cliënt-import. Wanneer u niet over deze module beschikt, hoeft u deze procedure niet door te nemen.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie "Service Packs".

Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure.

We gaan er in deze supportnote van uit dat de module Cliënt-import en Cliënt-export volledig ingericht en in gebruik is. Mocht dat nog niet zo zijn, neem dan contact op met uw accountant voor verdere instructie voor het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Daarnaast raden wij u aan de uitwisseling op het standaardformaat ‘Uitgebreid formaat’ te zetten. Als u nog werkt met het 7.1-formaat, neem dan contact op met uw accountant en bespreek de omschakeling naar het uitgebreide formaat.

Als cliënt en accountant gegevens uitwisselen met Cliënt-export en Cliënt-import, maken beiden een nieuw boekjaar aan. Door de uitwisseling van cliëntgegevens zal de beginbalans in beide administraties worden bijgewerkt.

  1. Nieuw boekjaar aanmaken bij de cliënt
  2. Nieuw boekjaar aanmaken bij de accountant
  3. Beginbalans overnemen

Stap 1: Nieuw boekjaar aanmaken bij de cliënt

De cliënt bepaalt zelf het moment om het nieuwe boekjaar aan te maken in verband met het verwerken van verkooporders en inkooporders. Bij de cliënt zal de beginbalans automatisch worden aangemaakt. De openstaande posten en saldi van de grootboekrekeningen worden daardoor direct in het nieuwe boekjaar zichtbaar.

Zo maakt de cliënt het nieuwe boekjaar aan:

  1. Open administratie 2015.
  2. Kies Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken.
  3. Selecteer dagboek 900: Memoriaal en kies Bewerken > Stamgegevens.
  4. Controleer of Cliënt is geselecteerd in Eigenaar. Wijzig dit zonodig in Cliënt.
  5. Maak het nieuwe boekjaar aan met behulp van de procedure"Eindejaarsverwerking in versie 9".
  6. Exporteer de cliëntgegevens uit administratie 2016 en geef deze aan uw accountant (zie"Cliënt-export en Cliënt-import").
  7. Exporteer de cliëntgegevens uit administratie 2015 en geef deze aan uw accountant (zie "Cliënt-export en Cliënt-import").

Let op: zorg ervoor dat duidelijk is van welk boekjaar de geëxporteerde cliëntgegevens zijn zodat uw accountant deze in de juiste administratie importeert!

Stap 2: Nieuw boekjaar aanmaken bij de accountant

De accountant maakt het nieuwe boekjaar aan op het moment dat hij voor de cliënt werkzaamheden gaat uitvoeren. De nieuwe administratie wordt in eerste instantie aangemaakt zonder beginbalans. De saldi van grootboekrekeningen en openstaande posten zijn daardoor niet bijgewerkt. Door de cliëntgegevens te importeren worden deze gegevens wel gevuld.

Zo maakt de accountant het nieuwe boekjaar aan:

  1. Open administratie 2015.
  2. Kies Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken.
  3. Selecteer dagboek 900: Memoriaal en kies Bewerken > Stamgegevens.
  4. Controleer of Cliënt is geselecteerd in Eigenaar. Wijzig dit zonodig in Cliënt.
  5. Importeer het bestand met cliëntgegevens van uw cliënt in administratie 2015 (zie "Cliënt-export en Cliënt-import")
  6. Maak het nieuwe boekjaar aan met de procedure"Eindejaarsverwerking in versie 9".
  7. Importeer het bestand met cliëntgegevens van uw cliënt in administratie 2016 (zie "Cliënt-export en Cliënt-import"). De beginbalans van administratie 2016 wordt hiermee gevuld.

Stap 3: Beginbalans overnemen

Als de cliënt wijzigingen aanbrengt in administratie 2015 kunnen die met Document > Overnemen > Beginbalans worden overgenomen in administratie 2016. De wijzigingen kunnen, voor zowel 2015 als 2016, op de gebruikelijke wijze naar de accountant worden geëxporteerd. 

Als de accountant nog wijzigingen aanbrengt in 2015, kunnen die niet automatisch worden overgenomen met Document > Overnemen > Beginbalans, omdat de cliënt eigenaar is van dagboek 900. Door de cliëntgegevens te importeren zal administratie 2016 bij de accountant worden voorzien van de laatste beginbalans:

  1. De accountant brengt wijzigingen aan in administratie 2015.
  2. De accountant exporteert de cliëntgegevens uit administratie 2015 en geeft die aan de cliënt.
  3. De cliënt importeert de cliëntgegevens in administratie 2015.
  4. De cliënt neemt de beginbalans over van administratie 2015 in administratie 2016 (zie "Eindejaarsverwerking in versie 9").
  5. De cliënt exporteert de cliëntgegevens uit administratie en geeft die aan de accountant.
  6. De accountant importeert de cliëntgegevens in administratie 2016.
    Tip: als de cliënt met transitorische posten werkt die vanuit administratie 2016 worden teruggeboekt naar administratie 2015, dan moet de cliënt ook de cliëntgegevens van administratie 2015 exporteren en aan de accountant geven.

Let op: zorg ervoor dat duidelijk is van welke administratie de geëxporteerde cliëntgegevens zijn zodat uw accountant deze in de juiste administratie importeert!

Veelgestelde vragen

Antwoorden op meer veelgestelde vragen vindt u onder "Veelgestelde vragen eindejaarsverwerking".


Klopt het dat er geen beginbalans is overgenomen nadat de accountant het nieuwe boekjaar aangemaakt heeft?

Dat klopt, de beginbalans wordt alleen bij de cliënt overgenomen en zal door het uitwisselen van de cliëntgegevens ook bij de accountant worden toegevoegd.