Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking Inkomende facturenautorisatie (IFA) vanaf AccountView versie 9

Support ID: AV-56957
Product: AccountView 9.1 en hoger

U hebt het artikel "Eindejaarsverwerking in versie 9" gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module Inkomende facturenautorisatie (IFA). Als u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9.1 SP I of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie "Service Packs".

Controleer ook het versienummer in IFA waarmee u werkt. Kies Help > Over IFA.

  1. Aanwijzingen vooraf
  2. Stappen voor het toevoegen van een nieuw boekjaar aan een onderneming

Meer informatie

Hoe wordt bepaald in welk boekjaar de factuur terechtkomt?
Afwikkeling en betaling facturen geboekt in het oude boekjaar
Maximale tijdsduur van 3 maanden in workflow rondom jaarovergang

Aanwijzingen vooraf

We raden aan om voor het einde van het kalenderjaar in het oude boekjaar zoveel mogelijk facturen die in de workflow staan te voltooien en over te dragen, zeker voor facturen ouder dan 3 maanden. Dit heeft de volgende voordelen:

  1. Er hoeven minder facturen in het oude en het nieuwe boekjaar gecontroleerd te worden met de stappen uit: Afwikkeling en betaling facturen geboekt in het oude boekjaar.
  2. Er ontstaan hierdoor geen problemen met het autoriseren en overdragen van de facturen in het nieuwe kalenderjaar afkomstig uit het oude boekjaar (in IFA versie 8.00 of hoger), als ze meer dan drie maanden in de workflow staan. Er geldt in die versies namelijk een maximale tijdsduur van drie maanden die een factuur rondom de jaarovergang in de workflow kan staan. Zie ook: maximale tijdsduur van 3 maanden in workflow rondom jaarovergang.

Toevoegen van een nieuw boekjaar aan een onderneming

In versie 9.4 of hoger wordt bij het aanmaken van een nieuw boekjaar in AccountView, dit nieuwe boekjaar automatisch aan de onderneming toegevoegd, waar ook het oude boekjaar opgenomen is. In IFA maakt u geen nieuw boekjaar aan.

Werkt u met AccountView versie 9.3a of lager? Dan moet u het nieuwe boekjaar handmatig in de onderneming opgeven waar ook het oude boekjaar vastligt. Dit gaat als volgt:

  1. Kies DocumentStamgegevens systeem > Ondernemingen.
  2. Selecteer de onderneming waarvoor u een nieuw boekjaar hebt aangemaakt en druk op F6.
  3. Kies de knop Toevoegen en voeg het nieuwe boekjaar onder het oude boekjaar toe.
  4. Controleer of de optie in de kolom Blk voor zowel het oude als het nieuwe boekjaar niet is gemarkeerd.
  5. Kies Bewaren of OK om de gegevens te bewaren.

Vanaf het moment dat het nieuwe boekjaar in de onderneming vastligt kunt u in IFA de workflow starten voor facturen met een factuurdatum in het nieuwe boekjaar. Eerder is dat dus niet mogelijk.

Hoe wordt bepaald in welk boekjaar de factuur terechtkomt?

Versie 9.3 of hoger i.c.m. IFA versie 8.00 of hoger
In deze versies bepaalt het veld Boekingsperiode in IFA de periode en boekjaar waarin de factuur wordt geboekt, als de workflow wordt gestart.

Versie 9.2 of lager en/of  IFA versie 5.65
In de oudere versie bepaalt de factuurdatum in welk boekjaar de factuur wordt geboekt. Er wordt hiervoor gekeken naar de begindatum van het nieuwe boekjaar en de einddatum van het oude boekjaar.

Afwikkeling en betaling facturen geboekt in het oude boekjaar

Als facturen bij het starten van de workflow in het oude boekjaar zijn geboekt en later worden geautoriseerd en overgedragen aan AccountView, dan wordt de openstaande post alleen gedeblokkeerd voor automatische betalingen in het oude boekjaar.

Om in het nieuwe boekjaar op een correcte manier de facturen te betalen die afkomstig zijn uit het oude jaar moet u een dergelijke post handmatig deblokkeren. Dit kunt u als volgt doen:

  1. Open het vorige boekjaar en ga naar het venster Automatische betalingen. Kies Beeld > Selecteren en maak deze selecties: Dagboekcode is (precies) 975 plus het ingestelde IFA inkoopdagboek (gebruik de knop Lijst), en Handmatig geblokkeerd voor autom bet/incasso nee.



  2. Kies Rapporten > Te betalen en druk dit rapport af. De betalingen in dit rapport moet u controleren in het nieuwe boekjaar.

  3. Open het nieuwe boekjaar en ga naar het venster Automatische betalingen. Kies Beeld > Selecteren en maak deze selecties: Dagboekcode is (precies) 900, en Handmatig geblokkeerd voor autom bet/incasso ja.



    Tip: Als een groot aantal posten in deze selectie niet afkomstig zijn uit IFA, kunt u wellicht met een extra selectie de lijst verkleinen. Als de velden Betalingsreferentie of Omschrijving factuur een bepaalde waarde bevatten die ze kenmerkt als factuur uit IFA, dan zijn dat velden die zich goed lenen voor een dergelijke selectie.

  4. De betalingen uit het oude boekjaar in het rapport kunt u hierna in het nieuwe jaar deblokkeren en betalen. Open het venster Automatische betalingen en druk op F6 om het venster Stamgegevens automatische betaling te openen. Demarkeer het veld Geblokkeerd en kies OK.

Maximale tijdsduur van 3 maanden in workflow rondom jaarovergang

In IFA versie 8.00 en hoger moet u er rekening mee houden dat de tijdsduur in de workflow van facturen waarvoor in het oude boekjaar de workflow is gestart maar die niet in dat jaar zijn geautoriseerd en overgedragen, begrensd is. Deze tijdsduur is maximaal 3 maanden en er wordt teruggerekend vanaf de huidige systeemdatum. Het volgende schema is hiervoor van toepassing:

 

Kalendermaand waarin factuur in de workflow is gezet en die nog wel te autoriseren en over te dragen is.

Kalendermaand waarin factuur in de workflow is gezet en die niet meer te autoriseren en over te dragen is.

Systeemdatum in januari

Oktober, november en december

September en daarvoor

Systeemdatum in februari

November en december

Oktober en daarvoor

Systeemdatum in maart

December

November en daarvoor

Systeemdatum in april

Geen autorisering en overdracht facturen van oude boekjaren meer mogelijk

Alle maanden van het oude boekjaar

 

Wanneer ondanks de informatie in het kopje Aanwijzingen vooraf de maximale termijn overschreden is en u een factuur om die reden niet meer in IFA kunt autoriseren en overdragen, dan moet u de factuur in IFA uit de workflow halen. Dit doet u door met de rechtermuisknop op de factuur te klikken en dan Terughalen uit workflow te kiezen. De factuur wordt dan teruggeplaatst naar de tab Nieuwe documenten. Daar kunt u er met de rechtermuisknop op klikken en Document > Document verwijderen kiezen. In AccountView kunt u de inkoopfactuur dan verder handmatig verwerken.