Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking Scanboeken vanaf AccountView versie 9.0e

Support ID: AV-57461
Product: AccountView Vanaf 9.0e

U hebt het artikel "Eindejaarsverwerking in versie 9" gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen bij het gebruik van de module Scanboeken. Wanneer u niet over deze module beschikt dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9.0e of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie "Service Packs".

Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

Wanneer uw kantoor gebruikmaakt van de AccountView Scanboeken-oplossing, is de procedure na het aanmaken van het nieuwe boekjaar één stap uitgebreider: de nieuwe administratie moet worden toegevoegd aan de onderneming, zodat de Scanboeken-berichten in de juiste administratie terecht komen. Dit zijn de stappen:

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen.
  2. Selecteer de onderneming waarvoor u een nieuw boekjaar hebt aangemaakt.
  3. Kies Bewerken > Stamgegevens.
  4. Kies Toevoegen en kies via F4 het boekjaar 2016.
  5. Demarkeer de kolom Blk.
  6. Kies OK.

Maakt u gebruik van AccountView 9.4 of hoger, dan zal tijdens het aanmaken van de administratie voor het nieuwe boekjaar direct deze administratie aan de onderneming worden toegevoegd en kunt u bovenstaande stappen overslaan.

Als het nieuwe boekjaar nog niet aan de onderneming is gekoppeld en een nieuw bericht voor het nieuwe boekjaar bestemd is, wordt in het Scanboeken-bericht nog geen administratie vermeld. De nieuwe administratiecode komt beschikbaar voor het Scanboeken-bericht zodra u de onderneming aanvult en daarna kiest voor Document Administratiecodes bijwerken.

Wanneer u Scanboeken gebruikt rond de eindejaarsverwerking moet u op het volgende letten. Zodra er twee boekjaren bestaan in de onderneming, worden nieuwe relaties toegevoegd aan het boekjaar waarop de factuur betrekking heeft. Door de automatische nummering van debiteuren/crediteuren kan hetzelfde nummer worden uitgedeeld aan een andere relatie in het nieuwe boekjaar.

Voorkom deze situatie door:

  • de Scanboeken-berichten die betrekking hebben op het oude boekjaar als eerste te verwerken
  • de nummerreeks voor het nieuwe jaar iets hoger te laten starten dan het oude jaar bereikt heeft

Oplossing 1

Wanneer er facturen voor het oude boekjaar zijn aangeboden in Scanboeken tussen de facturen voor het nieuwe boekjaar, dan raden wij aan om de verwerking van de facturen eerst te doen in het oude boekjaar. Eventueel nieuwe leveranciers/klanten die in de batch voorkomen, worden dan eerst aangemaakt in het oude boekjaar. Vooral in situaties waarin er pas kort gebruik wordt gemaakt van Scanboeken, heeft dit de voorkeur. De stappen zijn:

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > Scanboeken-berichten.
  2. Kies Document > Berichten ophalen.
  3. Demarkeer Directe verwerking in dagboeken en haal de berichten binnen.
  4. Kies Beeld > Selecteren.
  5. Selecteer het veld Factuurdatum, geef Voor als conditie op en voer als datum 1 januari van het nieuwe boekjaar in.
  6. Kies Toevoegen en OK, zodat het venster nu is beperkt tot alle facturen uit de oude boekjaren.
  7. Kies vervolgens Document > Dagboekberichten aanmaken.

Voordat u de Scanboeken-berichten voor het nieuwe boekjaar verwerkt, is het aan te raden de menu-optie Document > Overnemen > Beginbalans in het venster Administraties te kiezen, zodat de nieuwe relaties ook in het nieuwe jaar beschikbaar worden gemaakt.

Oplossing 2

Als u een inschatting kunt maken om hoeveel nieuwe debiteuren/crediteuren het gaat, kunt u direct na het aanmaken van het nieuwe boekjaar het startnummer voor Debiteur-/crediteurnummer verhogen:

  1. Kies in het nieuwe boekjaar: Opties > Instellingen > Volgnummers.
  2. Selecteer de regel Debiteur-/crediteurnummer.
  3. Kies Bewerken > Volgnummer instellen.
  4. Voer het hogere nummer in waarmee de codes in het nieuwe jaar moeten beginnen.
  5. Kies OK.

Hierna verwerkt u op normale wijze uw Scanboeken-berichten.