Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking in versie 9

Support ID: AV-53827
Product: AccountView 9.x

Omschrijving

Eindejaarsverwerking betekent in AccountView 'een nieuw boekjaar automatisch aanmaken'. Deze procedure is een checklist om dat op de juiste manier te doen. Lees daarom eerst deze procedure helemaal door, inclusief de tips en gerelateerde procedures, en maak pas daarna het nieuwe boekjaar aan.

Hebt u daarna toch nog een vraag en kunt u het antwoord niet vinden op onze website? Neem contact op met de supportafdeling.

Tip 1: Lees in "Wat is eindejaarsverwerking?" meer over de achtergrond van eindejaarsverwerking.

Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u beschikt over AccountView versie 9. Werkt u met een andere versie van AccountView? U vindt de juiste procedure in ons Archief.

De procedure bestaat uit drie stappen:

  1. Voorbereidingen treffen
  2. Het nieuwe boekjaar aanmaken
  3. Beginbalans overnemen

Tip 2: Onder aan deze pagina vindt u onder meer een video en een webinar.

Stap 1: Voorbereidingen treffen

Zorg dat het laatste Service Pack voor uw versie is geïnstalleerd, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Stel eerst via Help > Info vast met welke versie en welk Service Pack u nu werkt. Controleer op de pagina "Service Packs" of dit het meest actuele Service Pack is en installeer dit alsnog als dat niet het geval is.

Proefverwerking uitvoeren

Om het aanmaken van boekjaar 2016 soepel te laten verlopen, adviseren wij u om ruim van tevoren een proefverwerking uit te voeren. U ervaart dan al in een vroeg stadium hoe het aanmaken van een nieuw boekjaar werkt en welke instellingen voor uw administratie het beste zijn. Maak eerst een kopie van uw administratie.

Administratie controleren

Voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt zorgt u voor een recente backup en controleert u de financiële administratie:

  1. Kies Bestand > Administraties.
  2. Controleer dat geen enkele gebruiker deze administratie heeft geopend via Document > Stamgegevens programma > Ingelogde gebruikers.
  3. Selecteer administratie 2015.
  4. Maak een backup met Document > Backup > Aanmaken in het venster Administraties. Zo hebt u altijd een backup van uw eindsituatie in 2015. 
  5. Kies Document > Controleren > Administratie.
  6. Markeer alleen Geselecteerde en kies Volgende.
  7. Markeer alleen de controle Financieel en kies Volgende.
  8. Kies Controle.
  9. Kies Afdrukvoorb (of druk het rapport af met Afdrukken), en bekijk het resultaat van de controle.
    • Als het controlerapport overal de status "Correct" meldt, bent u klaar met controleren. Druk op Esc om het afdrukvoorbeeld te sluiten en kies Sluiten.
    • Zo niet, volg dan de eventuele adviezen op de laatste pagina op. Druk eerst op Esc om het afdrukvoorbeeld te sluiten en kies Sluiten. Voer daarna voorgaande stappen opnieuw uit, inclusief het advies. Als het advies bijvoorbeeld "Herstellen" is, dan markeert u Herstellen in Opties (na stap 5).
    • Wordt er geen advies gegeven, maar staan er nog wel fouten in het rapport? Mail het rapport dan aan uw AccountView-leverancier of de supportafdeling van Visma.

Nog wijzigingen aanbrengen in de administratie 2015?

Alle stamgegevens van het oude boekjaar worden in AccountView overgenomen. Maar alleen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en niet met het overnemen van de beginbalans. Boekingen in dagboeken worden wel overgenomen in de beginbalans. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt.

Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking daarom nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2015, maar dat als u de stamgegevens van bijvoorbeeld een debiteur of grootboekrekening in 2015 wijzigt, dit niet meer automatisch zal worden meegenomen naar uw administratie 2016.

Als u bijvoorbeeld na het aanmaken van 2016 de adresgegevens van een debiteur wijzigt in 2015, zult u die wijziging handmatig ook in 2016 moeten doorvoeren. Zie ook "Kan ik na het aanmaken van 2016 nog stamgegevens (zoals debiteuren) aanmaken of wijzigen in 2015?"

Tip 3: Met de module Accountants Toolkit kunt u automatisch balansrekeningen leegboeken. Zie "Hoe zorg ik ervoor dat mijn balansrekeningen worden leeggeboekt?"

Modulespecifieke aanwijzingen

Afhankelijk van de samenstelling van uw AccountView-pakket zijn verschillende instellingen en procedures belangrijk. Lees de procedures hieronder over alle modules die in uw pakket aanwezig zijn vóórdat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Raadpleeg eventueel uw onderhoudsfactuur als u twijfelt over welke modules u in de licentie hebt.

Solo/Team/Business

Team/Business

Stap 2: Het nieuwe boekjaar aanmaken

In AccountView kunt u automatisch een nieuw boekjaar laten aanmaken. Dat doet u aan de hand van onderstaande stappen. Onderaan vindt u een korte video van dit stappenplan.

  1. Kies Bestand > Administraties.

  2. Selecteer administratie 2015 en kies Document > Administratie aanmaken.

    Administratie aanmaken #1

  3. Markeer Nieuw boekjaar op basis van huidig boekjaar. Administratie 2015 is geselecteerd in Overnemen van. Kies Volgende.

  4. Voer de gegevens van uw nieuwe administratie 2016 in.

    Administratie aanmaken #2

    Neem voor de duidelijkheid het jaartal op zoals in bovenstaande afbeelding. Het veld Map kopiedoc is beschikbaar als u over Facturering, Inkoop en/of Aanmaningen beschikt.

    Let op! Als u het veld Map kopiedoc niet invoert, dan worden in administratie 2016 geen kopiedocumenten aangemaakt.

  5. Markeer Netwerkgebruik administratie als u met meerdere gebruikers tegelijk in uw nieuwe administratie wilt werken.

  6. Kies Volgende.

  7. Controleer de gegevens in het venster en wijzig ze zo nodig.

    Administratie aanmaken #3

  8. Voer het Aantal perioden in dat u voor uw rapportages gebruikt. Rapporteert u per maand, dan is het handig om hier '12' in te voeren. U kunt altijd in twee perioden daarna (in dit geval 13 en 14) boekingen maken, bijvoorbeeld voor correctieboekingen aan het eind van het jaar. Kies Volgende.

  9. Voer bij Resultaat vorig jaar een grootboekrekening in van het type Balans. In administratie 2016 wordt het resultaat van boekjaar 2015 op deze rekening geboekt. De opties onder het veld Resultaat vorig jaar zijn afhankelijk van de modules in uw licentie. Zie ook: Modulespecifieke aanwijzingen.

    Administratie aanmaken #4

  10. Kies Aanmaken. Als u beschikt over Projecten en uren-modules, kiest u eerst Volgende. In het volgende venster kunnen nog enkele instellingen worden gekozen. Zie ook Projecten en uren en declaraties.

  11. De administratie wordt aangemaakt. Kies Afdrukken om het rapport Administratie aanmaken af te drukken.

  12. Kies Voltooien.

De administratie 2015 blokkeren?

U blokkeert de administratie 2015 voor nieuwe boekingen door in het veld Geblokkeerd t/m per in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Administratie) een periodenummer in te voeren. Let hierbij op dat in een administratie altijd 2 extra boekperioden naast het Aantal perioden aanwezig zijn. Als u een administratie met 12 perioden volledig wilt blokkeren, geeft u dus op Geblokkeerd t/m per: 14.

U kunt in een administratie perioden ook definitief afsluiten. Hiervoor kiest u Document > Periode sluiten in het venster Administraties. Wij raden u dit af, omdat dit niet meer ongedaan gemaakt kan worden. Dit betekent ook dat u niets meer kunt corrigeren in de afgesloten perioden, mocht dit toch nodig blijken.

Stap 3: Beginbalans overnemen

Zoals gezegd, kent AccountView een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft administratie 2015 niet af te sluiten om administratie 2016 te openen. Door de beginbalans opnieuw over te nemen, sluiten beide administraties weer volledig op elkaar aan.

Als uw accountant een aantal correctieboekingen over 2015 heeft opgesteld, nadat u al begonnen bent met boeken in administratie 2016, dan boekt u deze correcties gewoon in administratie 2015. Werkt u in een administratie met 12 perioden? Dan gebruikt u periode 13 of 14 voor correctieboekingen. Vervolgens neemt u de beginbalans opnieuw over in administratie 2016 en beide administraties sluiten weer op elkaar aan. De opties onder het veld Resultaat vorig jaar zijn afhankelijk van de modules in uw licentie. Zie Modulespecifieke aanwijzingen.

Zo neemt u de beginbalans opnieuw over:

  1. Kies Bestand > Administraties.
  2. Selecteer administratie 2016 en kies Document > Overnemen > Beginbalans.
  3. Controleer bij Overnemen van of de juiste administratie gekozen is en voer de grootboekrekening voor Resultaat vorig jaar in.
  4. Kies Overnemen.

Beginbalans overnemen

AccountView boekt de beginbalans in dagboek 900 op bladzijde 1. Deze kan niet handmatig worden gewijzigd, om de aansluiting tussen de eindbalans van het vorige jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar te garanderen.

Als u de beginbalans van 2016 wilt wijzigen zonder de eindbalans van 2015 te wijzigen, bijvoorbeeld omdat u uw BTW-rekeningen in 2016 op nul wilt boeken. Dan maakt u in het nieuwe boekjaar een memoriaalboeking in periode 0.

Beschikt u over de Accountants Toolkit? Zie dan "Hoe zorg ik dat mijn balansrekeningen worden leeggeboekt?"

Meer informatie

  • Zie de genoemde procedures en "Veelgestelde vragen Eindejaarsverwerking".
  • Volg een van de gratis  "Webinars voor AccountView-gebruikers".
  • Op ons YouTube-kanaal kunt u eerder gegeven webinars terugkijken
  • Natuurlijk kunt u uw AccountView-leverancier om ondersteuning vragen. Hij is goed op de hoogte van uw situatie. Als hij (of iemand anders) de eindejaarsverwerking voor u uitvoert, verwijs dan naar deze procedure.
  • Hieronder ziet u een korte video over u het aanmaken van een nieuw boekjaar in AccountView.