Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Elektronische belastingaangifte

Werkkostenregeling (WKR)

Support ID: AV-56452
Product: AccountView Windows

Inleiding

Per 1 januari 2011 is de Werkkostenregeling (WKR) ingevoerd en vanaf 1 januari 2015 is hij verplicht. U moet alle bedragen bijhouden die u aan uw werknemers schenkt, zodat u het bedrag boven een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom in de belastingaangifte kunt meenemen. Deze supportnote geeft u de mogelijkheden voor de implementatie van de WKR in AccountView. Op de pagina Personeel en loon van de website van de Belastingdienst leest u meer over deze wet en kunt u ook het voor een bepaald jaar geldende percentage vinden. Raadpleeg zo nodig uw accountant voor meer informatie hierover.

Belangrijk is dat de werkkostenregeling vanaf AccountView versie 9.5 uitgebreider wordt ondersteund dan in de versies daarvoor. Daarom beginnen we hier met het weergeven van de nieuwe mogelijkheid in versie 9.5. Vervolgens worden de mogelijkheden in eerdere versies en AccountView Solo beschreven. Als u eerder al werkte volgens één van die manieren en vanaf versie 9.5 van de nieuwe werkwijze wilt gebruikmaken, ligt het voor de hand om met de ingang van een nieuw kalenderjaar van werkwijze te wisselen.

Werkwijze vanaf versie 9.5 Team en Business

De in deze versie toegevoegde werkwijze is standaard beschikbaar vanaf AccountView Team en heeft de nodige voordelen ten opzichte van de werkwijzen die hiervoor beschikbaar waren. Namelijk:

  • Er is standaardrapportage beschikbaar die de vrije ruimte, de boekingen ten laste van die vrije ruimte en de resterende ruimte tonen.
  • Per boeking kan met een apart veld worden aangegeven of het bedrag ten laste van de vrije ruimte moet komen of niet en er kan per grootboekrekening een voorkeurswaarde horend bij de grootboekrekening hiervoor worden vastgelegd. De kenmerken kostenplaats, kostensoort of BTW-code hoeven niet meer in het kader van de WKR gebruikt te worden, waardoor ze beter beschikbaar zijn voor hun oorspronkelijke/andere doeleinden.

Ook als u als accountant bijvoorbeeld cliënten hebt die werken met een ander Visma-product (bijvoorbeeld AccountView Go, Visma Teleboekhouden), dat communiceert met uw AccountView-omgeving, dan is deze methode eenvoudig en efficiënt. U hoeft uw cliënten slechts mee te geven welke grootboekrekeningen te gebruiken en in uw AccountView-administratie worden de juiste transacties ten laste van de vrije ruimte geboekt.

Administratie-instellingen

Om standaardrapportage mogelijk te maken, moeten er enkele administratie-instellingen worden vastgelegd.

Bij de WKR wordt er een vrije ruimte berekend op basis van een voor dat jaar geldend percentage van de fiscale loonsom. Dit percentage geeft u op in het veld WKR-percentage. Dit percentage kunt u in de wizard voor het aanmaken van een nieuw boekjaar desgewenst al opgeven.
Voor de fiscale loonsom waarmee AccountView gaat rekenen geeft u of een rubriek op in het veld Rubriek loonsom, of u geeft een bedrag op in het veld Loonsom. Als u voor het laatste kiest, geef dan de geschatte loonsom op voor het hele jaar die relevant is in het kader van de WKR.
Als u werkt met verslaglegging op basis van verslagmodellen en een rubriek hebt of samenstelt die precies de fiscale loonsom voorstelt die relevant is in het kader van de WKR, dan kunt u deze rubriek hier opgeven. Het voordeel is dan dat bij het opvragen van de vrije ruimte via de standaardrapportage aan het einde van het jaar automatisch de correcte loonsom wordt gebruikt. En als u gedurende het jaar dit rapport opvraagt, wordt op basis van de al geboekte loonkosten automatisch een schatting van het jaarbedrag berekend.
Later in deze supportnote bij het onderdeel "Mogelijkheden met betrekking tot de loonsom" wordt de werking hiervan verder toegelicht.

Boeken ten laste van de vrije ruimte

Een boeking komt ten laste van de vrije ruimte als in de boekingsregel het veld wordt gemarkeerd dat u in de volgende afbeelding ziet:

Dit venster opent u door vanuit de boekingsregel Bewerken > Regel wijzigen (Ctrl+F6) te kiezen. Als u in het bezit bent van AccountView Business, kunt u dit veld ook in de kolomweergave van het venster Dagboekinvoer opnemen.

In het venster Stamgegevens grootboek kunt u het veld Vrije ruimte WKR markeren, zodat bij een boeking op de betreffende rekening het bedrag standaard ten laste gaat van de vrije ruimte.

U kunt echter altijd in de boekingsregel het betreffende veld alsnog (de)markeren.

Rapportage

In het venster Grootboek vindt u het rapport Vrije ruimte WKR. Dit rapport zal de bedragen tonen die ten laste gaan van de vrije ruimte, die totaliseren en de vrije en resterende ruimte tonen.
In het laatste venster, voordat u afdrukt, ziet u een overzicht in samengevatte vorm:

Als u een specificatie van de boekingen ten laste van de vrije ruimte wilt zien, kunt u de knop Afdrukvoorb kiezen of het rapport afdrukken.

Mogelijkheden met betrekking tot de loonsom

Als u in de administratie-instellingen een bedrag voor de loonsom had opgegeven, zal die in de dialoog van het rapport worden getoond en kunt u die desgewenst nog aanpassen. Op basis van dat bedrag zal in het rapport de vrije ruimte worden berekend.
Als u in de administratie-instellingen een rubriek voor de loonsom had opgegeven, ziet de rapportdialoog er als volgt uit:

AccountView zal uitgaan van het totaal van de rubriek loonsom. Vervolgens geeft u op voor hoeveel perioden het loon al is geboekt in de administratie en uit hoeveel perioden de administratie bestaat. AccountView zal dan door middel van extrapolatie een loonsom voor het hele jaar berekenen.
Als u werkt met een gebroken boekjaar voldoet het rapport in het venster Grootboek niet, omdat de WKR per kalenderjaar moet worden toegepast. AccountView maakt met de module Multi-Year Financials rapportage over kalenderjaren bij gebroken boekjaren mogelijk. Het rapport Vrije ruimte WKR komt daarvoor dan beschikbaar in het venster Journaalhistorie meerdere jaren. Als het rapport voor een bepaald kalenderjaar wordt opgevraagd, moet wel eerst worden gecontroleerd of het juiste WKR-percentage in de administratie-instellingen is opgegeven.

Werkwijzen in oudere versies dan versie 9.5 en Solo

Kies één van de volgende werkwijzen, afhankelijk van uw AccountView-uitvoering en administratie-inrichting. Hiermee is het eenvoudig om de regeling in te voeren en uw administratie te controleren op de stand van zaken. Per werkwijze is beschreven welke stamgegevens u aanmaakt, hoe u deze gebruikt in de vastlegging van boekingen en op welke wijze u de rapportage maakt en gebruikt voor de controle.
In AccountView Solo is alleen werkwijze 3 mogelijk.

Werkwijze 1: Kostenplaats WKR gebruiken

Wanneer u werkt met een Team- of Business-uitvoering van AccountView, beschikt u over kostenplaatscodes om boekingen te herkennen en te rapporten voor de WKR. Als u nog geen kostenplaatscodes gebruikt in de administratie, kunt u eenvoudig een code WKR aanmaken:

  1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Kostenplaatsen.
  2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N) en maak de code WKR aan.
  3. Vul eventueel bij grootboekrekeningen de kostenplaatscode WKR in, als u de boekingen op die grootboekrekening standaard wilt laten meenemen in de rapportage. Het maken van deze rapportage wordt hierna besproken.

Tijdens het maken van boekingen voert u op de boekingsregel de kostenplaatscode WKR in, zodat journaalposten worden aangevuld met deze herkenningscode. Voor het controleren van de stand van zaken op het punt van de boekingen gebruikt u de volgende procedure:

  1. Kies Bestand > Journaal.
  2. Kies Beeld > Selecteren.
  3. Bepaal het eerste criterium:
    • Selecteer Grootboek in Beschikbare velden selecteren uit.
    • Selecteer Type verzamelrekening in Veld.
    • Voer 4 in in Waarde.
  4. Kies Toevoegen, zodat het criterium wordt uitgeschreven als Type verzamelrekening (Grootboek) is gelijk aan n.v.t.
  5. Bepaal het tweede criterium:
    • Selecteer Journaal in Beschikbare velden selecteren uit.
    • Selecteer Kostenplaatscode in Veld.
    • Voer WKR in in Waarde.
  6. Kies Toevoegen en OK, zodat de inhoud van het venster Journaal wordt beperkt tot de boekingen die op WKR zijn geboekt.
  7. Kies Rapporten > Kostenplaatsanalyse.
  8. Selecteer Saldilijst kostenplaatsen om de vorm van het rapport te bepalen en demarkeer Alleen verlies en winst.

Het bedrag Totaal rapport op de laatste pagina van het rapport staat voor het totale bedrag aan werkkosten (inclusief de BTW). Gebruik dit om te bepalen of dit meer of minder is dan het voor dat jaar van toepassing zijnde percentage van uw totale jaarlijkse fiscale loonsom.

Werkwijze 2: Kostensoort WKR gebruiken

Als u al gebruikmaakt van kostenplaatscodes maar in AccountView ook beschikt over kostensoorten (bijvoorbeeld met de module Uitgebreide kostenanalyse), dan past u de volgende stappen toe om een kostensoortcode WKR aan te maken:

  1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Kostensoorten.
  2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N) en maak de code WKR aan.
  3. Vul eventueel bij grootboekrekeningen de kostensoortcode WKR in, als u de boekingen op die grootboekrekening standaard wilt laten meenemen in de rapportage. Het maken van deze rapportage wordt hierna besproken.

Tijdens het maken van boekingen voert u op de boekingsregel de kostensoortcode WKR in, zodat journaalposten worden aangevuld met deze herkenningscode. Voor het controleren van de stand van zaken op het punt van de boekingen gebruikt u de volgende procedure:

  1. Kies Bestand > Journaal.
  2. Kies Beeld > Selecteren.
  3. Bepaal het eerste criterium:
    • Selecteer Grootboek in Beschikbare velden selecteren uit.
    • Selecteer Veld in Type verzamelrekening.
    • Voer 4 in in Waarde.
  4. Kies Toevoegen, zodat het criterium wordt uitgeschreven als Type verzamelrekening (Grootboek) is gelijk aan n.v.t.
  5. Bepaal het tweede criterium:
    • Selecteer Journaal in Beschikbare velden selecteren uit.
    • Selecteer Veld in Kostensoortcode.
    • Voer WKR in in Waarde.
  6. Kies Toevoegen en OK, zodat de inhoud van het venster Journaal wordt beperkt tot de boekingen die op WKR zijn geboekt.
  7. Kies Rapporten > Kostensoortanalyse.
  8. Selecteer Rekeningen per kostensoort om de vorm van het rapport te bepalen en demarkeer Alleen verlies en winst.

Het bedrag Totaal rapport op de laatste pagina van het rapport staat voor het totale bedrag aan werkkosten (inclusief de BTW). Gebruik dit om te bepalen of dit meer of minder is dan het voor dat jaar van toepassing zijnde percentage van uw totale jaarlijkse fiscale loonsom.

Werkwijze 3: BTW-codes toepassen

Als bovenstaande oplossingen niet op uw situatie van toepassing zijn, dan is het toevoegen van extra BTW-codes aan uw administratie een mogelijke oplossing. Op die manier worden alle kosten die onder de Werkkostenregeling vallen, geboekt met een aparte BTW-code voor de WKR. U voegt als volgt BTW-codes toe:

  1. Kies Document > Stamgegevens administratie > BTW-codes.
  2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N):
    • W0: Werkkostenregeling, zonder BTW
    • W6: Werkkostenregeling, met 6% BTW (gekoppeld aan rubriek 5B)
    • W9: Werkkostenregeling, met 19% BTW (gekoppeld aan rubriek 5B)

Tip: Gebruik Bewerken > Stamgegeven kopiëren (F8) om een bestaande BTW-code van het type Binnenlandse aankoop als basis te gebruiken voor de BTW-code voor de WKR.

Aangezien de BTW-codes van het type Binnenlandse aankoop zijn, worden de geboekte bedragen op de normale manier op de BTW-aangifte bij rubriek 5B geplaatst.

Een inkoopfactuur waarvan een gedeelte onder de WKR valt en een deel niet, boekt u op twee afzonderlijke regels.

In AccountView Team en Business rapporteert u als volgt:

  1. Kies Bestand > Journaal.
  2. Kies Beeld > Selecteren.
  3. Bepaal het eerste criterium:
    • Selecteer Grootboek in Beschikbare velden selecteren uit.
    • Selecteer Type verzamelrekening in Veld.
    • Voer 4 in in Waarde.
  4. Kies Toevoegen, zodat het criterium wordt uitgeschreven als Type verzamelrekening (Grootboek) is gelijk aan n.v.t.
  5. Bepaal het tweede criterium:
    • Selecteer Journaal in Beschikbare velden selecteren uit.
    • selecter BTW-code in Veld.
    • Voer W in in Waarde.
  6. Kies Toevoegen en OK, zodat de inhoud van het venster Journaal wordt beperkt tot de boekingen waarvan de BTW-code begint met een W (dus op WKR zijn geboekt).
  7. Kies Rapporten > Periodesaldi.
  8. Selecteer Periodesaldi per grootboekrekening om de vorm van het rapport te bepalen.

Op de laatste pagina van dit rapport staat in de kolom Totaal op de regel Totaal het totale bedrag aan werkkosten (inclusief de BTW).

In AccountView Solo verkrijgt u het totale bedrag voor de Werkkostenregeling als volgt:

  1. Kies Bestand > Grootboek.
  2. Kies Rapporten > BTW-aangifte.
  3. Markeer Per BTW-code in Weergave.
  4. Bereken het totaalbedrag voor de WKR door de bedragen op te tellen voor alle BTW-codes die beginnen met een W, in de kolommen Omzet/Waarde en Saldo:
 

 

Voor accountants: uitwisseling/samenwerking met andere Visma-producten

Stel dat u als accountant met uw AccountView-licentie gegevens uitwisselt met klanten die ook met een Visma-product werken en de klant bij het doen van boekingen ook wilt kunnen meegeven dat een boeking ten laste van de vrije ruimte gaat. U moet er dan rekening mee houden dat de klant in diens applicatie niet altijd alle drie de mogelijkheden ter beschikking heeft, en daarom moet u een werkwijze kiezen die de klant ook kan toepassen. Werkwijze 3 kan in een Visma-product altijd worden toegepast. Ter informatie verder:

  • In AccountView Go zijn kostenplaats en kostensoort nooit beschikbaar.
  • In Visma Teleboekhouden is de kostensoort nooit beschikbaar en is de beschikbaarheid van de kostenplaatssoort afhankelijk van de modulesamenstelling.

U kunt uiteraard ook de keuze maken dat u de klant niet meegeeft of een boeking ten laste van de vrije ruimte gaat. En dat u dat geheel in uw eigen omgeving alsnog doet. U hoeft dan geen rekening te houden met de (on)mogelijkheden in de omgeving van de klant.