Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Financieel

Aandachtspunten SEPA bij de module Automatische incasso in versie 9.3 en hoger

Support ID: AV-57852
Product: AccountView 9.3

U hebt het stappenplan Maak uw administratie(s) gereed om te werken met SEPA gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module Automatische incasso. Wanneer u niet over deze module beschikt, hoeft u deze supportnote niet door te nemen.

Voorbereiding

Voor het incasseren via SEPA gelden nieuwe regels. Het is belangrijk dat u op de hoogte bent van deze vernieuwingen. Uw bankier kan u daar meer informatie over geven. De onderstaande stappen zijn opgesteld om de gegevens die nodig zijn voor de incasso vast te leggen in AccountView zodat u incasso-opdrachten kunt uitvoeren. De organisatie rondom uw incassomachtigingenbeheer wordt niet behandeld. Daar waar nodig zullen we u van relevante tips voorzien.

Tip 1: De campagnewebsite www.overopiban.nl van De Nederlandsche Bank heeft eind mei het online webinar Starten met SEPA Direct Debit gehouden waarin praktische zaken rondom de Europese incasso worden toegelicht.

Administratie-instellingen vastleggen

Om te mogen incasseren moet u bij uw bank een (nieuw) incassocontract hebben afgesloten. U krijgt daarna van uw bank een zogeheten "Incassant-ID" of "Creditor-ID". Dit is een uniek identificatienummer van u als incasserende organisatie dat verplicht moet worden meegegeven bij iedere SEPA-incassotransactie. Het Incassant-ID is als volgt opgemaakt:

  • een (ISO) landcode (NL voor Nederland)
  • een controlegetal (2 posities)
  • een branchecode (3 posities, standaard ZZZ, naar keuze zelf aan te leggen)
  • uw Kamer van Koophandel-nummer
  • een locatiecode

Dit Incassant-ID kunt u vastleggen via Opties > Instellingen > Administratie in het veld Incassant-ID onder Autom betalingen.

Let op: U kunt per administratie maar 1 Incassant-ID vastleggen. Als u gebruik gaat maken van zowel normale incasso (Core) als ook zakelijke incasso (B2B)  moet u bij uw bank aangeven dat u maar 1 Incassant-ID kunt gebruiken.

Tip 2: Werkt u met meerdere bedrijfseenheden waarmee geïncasseerd gaat worden? Dan kunt u uw Incassant-ID voorzien van een afwijkende branchecode. In plaats van de standaard ZZZ-waarde kunt u zelf een waarde invullen om uw bedrijfseenheden te identificeren. Per administratie kunt u dit onderscheid vastleggen in de administratie-instellingen.

Controleer en completeer de bankgegevens van uw debiteuren

Om incasso-opdrachten in een SEPA-formaat bij uw bank te kunnen verwerken moet er voor uw debiteuren een IBAN-nummer in de stamgegevens zijn vastgelegd. U kunt hiervoor gebruikmaken van de mogelijkheden zoals deze zijn beschreven in stap 1 van het stappenplan Maak uw administratie(s) gereed om te werken met SEPA. Uiteraard is het raadzaam om daarna uw debiteurenbestand na te lopen om te onderzoeken of alle gegevens aanwezig zijn en indien nodig deze handmatig aan te vullen.

Dit kunt u in AccountView Business doen door alle relevante velden (tijdelijk) toe te voegen aan uw vensterweergave. Te denken valt aan de velden Bankrekening 1, Bankcode 1 en IBAN 1. Of u kiest Rapporten > DebiteurenGedetailleerd.

Tip 3: Raadpleeg de supportnote Flexibel gegevens opvragen met weergaven voor meer informatie.

Controleer en completeer de bankgegevens van uw bankdagboek(en)

Niet alleen de IBAN-nummers van uw debiteuren zijn belangrijk om incasso-opdrachten te verwerken. Ook uw eigen IBAN-nummer(s) moeten goed vastgelegd zijn in AccountView. U kunt dit nalopen via Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken. Kies hier de door u gebruikte bankdagboeken voor het aanmaken van betaalopdrachten en ga via Bewerken > Stamgegevens (F6) na of op de tab Bankgegevens de velden IBAN en Bankcode zijn ingevoerd.

Nieuwe incassogegevens worden automatisch meegeleverd

Om een Euro-incasso te kunnen verrichten moeten er meer gegevens worden meegestuurd in de incasso-opdracht. Zo moet naast uw Incassant-ID voor elke incassomachtiging het type machtiging, uw unieke kenmerk en de datum van ondertekening meegestuurd worden. Tevens moet u aangeven of het een zakelijke incasso betreft of niet.

Tip 4: Aandachtspunten hoe een nieuwe incasso-administratie op te zetten of uw bestaande incasso-administratie te wijzigen kunt u nalezen op de website van Betaalvereniging Nederland. Uiteraard is uw bank hierin uw eerste aanspreekpunt.

Deze nieuwe incassogegevens zijn in diverse vensters binnen AccountView beschikbaar. Allereerst kunt u enkele gegevens in de stamgegevens van uw debiteur vastleggen. Zoals u gewend bent van AccountView zullen deze gegevens bij nieuwe invoer als voorstel worden gebruikt.

Let op:

  • Het veld Kenmerk mag maximaal 35 posities bevatten. Toegestane tekens zijn: A-Z a-z 0-9 + ? / \ : ( ) . , ' en spaties.
  • Onder bepaalde voorwaarden mag u een bestaande Nederlandse incasso omzetten naar een Euro-incasso. Om het onderscheid tussen oude incassomachtigingen en nieuwe incassomachtigingen te kunnen maken is afgesproken de datum van Ondertekening voor bestaande machtigingen standaard met de datum 1-11-2009 te registreren. Nieuw afgesloten machtigingen legt u vast met de daadwerkelijke datum van Ondertekening.
  • Voor een Zakelijke incasso is altijd een nieuwe incassomachtiging nodig. Ook deze machtigingen legt u vast met de daadwerkelijke datum van Ondertekening.

Tip 5: AccountView voorziet niet in een digitaal mandaatregistratiesysteem. Om de incassomachtiging(en) van uw klant toch digitaal in te kunnen zien, kunt u deze inscannen en koppelen op het tabblad Documenten in het venster Stamgegevens debiteur en/of Stamgegevens abonnement.

Abonnementen in combinatie met Automatische incasso

Als u werkt met de module Abonnementen in combinatie met Automatische incasso dan hebt u in de stamgegevens van uw abonnement de volgende velden die u kunt vastleggen. Ook hier geldt dat deze gegevens als voorstel worden gebruikt voor nieuwe verkooporders of verkoopfacturen gebaseerd op dit abonnement.

Let op:

  • Voor bestaande abonnementen wordt automatisch als nieuwe factureringsperioden het type Machtiging is Doorlopend (Vervolg) vastgelegd.
  • Voor nieuwe abonnementen wordt bij de eerste factureringsperiode Doorlopend (eerste) en de volgende Doorlopend (vervolg) vastgelegd.

Tip 6: Bestaande abonnementen krijgen deze gegevens niet mee vanuit de stamgegevens van de gekoppelde debiteur. Door opnieuw het veld Debiteur in te voeren, worden de gegevens opgehaald uit de stamgegevens van de betreffende debiteur.

Tip 7:  U kunt maar één keer incassogegevens vastleggen per debiteur. Dit betekent echter niet dat uw debiteuren slechts voor één abonnement kunnen worden geïncasseerd. U kunt meerdere abonnementen voor dezelfde debiteur met andere incassogegevens vastleggen.

Verkooporders in combinatie met Automatische incasso

Als u werkt met de module Verkooporders in combinatie met Automatische incasso dan hebt u in het invoervenster van uw verkooporder de volgende velden die u kunt vastleggen. De incassogegevens worden opgehaald uit de stamgegevens van de debiteur. Het type machtiging wordt altijd gesteld op Doorlopend (vervolg). Deze gegevens zijn naar wens handmatig aan te passen.

Tip 8:  Bestaande verkooporders krijgen deze gegevens niet mee vanuit de stamgegevens van de gekoppelde debiteur. Door opnieuw het veld Debiteur in te voeren, worden de gegevens opgehaald uit de stamgegevens van de betreffende debiteur.

Verkoopfacturen in combinatie met Automatische incasso

Als u werkt met de module Facturering in combinatie met Automatische incasso dan hebt u in het invoervenster van uw verkoopfactuur de volgende velden die u kunt vastleggen. De incassogegevens worden opgehaald uit de stamgegevens van de debiteur. Het type machtiging wordt altijd gesteld op Doorlopend (vervolg). Deze gegevens zijn naar wens handmatig aan te passen.

Tip 9:  Bestaande verkoopfacturen krijgen deze gegevens niet mee vanuit de stamgegevens van de gekoppelde debiteur. Door opnieuw het veld Debiteur in te voeren (indien mogelijk) worden de gegevens opgehaald uit de stamgegevens van de betreffende debiteur.

Dagboeken in combinatie met Automatische incasso

Als u werkt vanuit het venster Dagboekbladzijden in combinatie met Automatische incasso dan hebt u in het invoervenster van uw dagboek de volgende velden die u kunt vastleggen. De incassogegevens worden opgehaald uit de stamgegevens van de debiteur. Het type machtiging wordt altijd gesteld op Doorlopend (vervolg). Deze gegevens zijn naar wens handmatig aan te passen.

Tip 10: Hebt u veel bestaande abonnementen, verkooporders of verkoopfacturen waarvoor incassogegevens vastgelegd moeten worden? Schakel tijdig uw AccountView-leverancier in om samen met u deze gegevens geautomatiseerd te laten converteren.

Tip 11: Hebt u de module Implementatie Toolkit in uw licentie? Dan kunt u zelf eenvoudig de benodigde gegevens vastleggen.

Nieuwe weergaven beschikbaar in het venster Automatische incasso

Doordat er nieuwe velden zijn toegevoegd die belangrijk zijn bij het selecteren van incassoregels zijn er 3 nieuwe vensterweergaven toegevoegd. Dit maakt het voor u eenvoudiger om de juiste selecties te maken, aangezien u geen normale incasso mag combineren in eenzelfde opdracht met een zakelijke incasso. Hiervoor dient u twee aparte opdrachten te maken.

  • (AccountView)
    Deze weergave toont alle incassoregels. Toegevoegd zijn de kolommen Machtiging en Zakelijk.
  • Geen SEPA-incasso
    Deze weergave toont alleen incassoregels waarvoor geldt dat het veld Machtiging gelijk is aan de waarde Geen SEPA. Deze incassoregels kunt u tot 1 februari 2014 nog incasseren via het gebruikelijke CLIEOP03-formaat. Na 1 februari 2014 kunt u deze niet meer met dat formaat incasseren. U moet deze dan omgezet hebben naar een SEPA-machtiging.
  • SEPA-incasso standaard
    Deze weergave toont alleen incassoregels met een SEPA-machtiging die niet gemarkeerd zijn als Zakelijke incasso. Deze weergave geeft inzage in de regels die via normale incasso verlopen.
  • SEPA-incasso zakelijk
    Deze weergave toont alleen incassoregels met een SEPA-machtiging die wel gemarkeerd zijn als Zakelijke incasso. Deze weergave geeft inzage in de regels die via zakelijke incasso verlopen.

Tip 12: Werkt u met AccountView Business? Dan is het raadzaam om deze nieuwe incassovelden toe te voegen aan deze weergaven zodat u ook visuele controle hebt over de overige (verplichte) incassogegevens. Gebruik hiervoor ook de aanwijzingen uit de supportnote Flexibel gegevens opvragen met weergaven.

Aanmaken incasso-opdracht

Het aanmaken van de incasso-opdracht verloopt op dezelfde manier als u voorheen gewend was. U selecteert en markeert de te incasseren posten in het venster Automatische incasso. Daarna kiest u Rapporten > Proefincasso of Rapporten > Incasso. Bij Formaat kiest u in plaats van ClieOp03 voortaan het formaat SEPA (naam bank).

Let op: Het is niet toegestaan om een normale incasso-opdracht en een zakelijke incasso-opdracht in één opdracht aan te leveren bij uw bank! Houd hier rekening mee bij uw selectie(s).

Tip 13: Werkt u ook met de module Automatische incasso in combinatie met Telebankieren Rabobank? Lees dan ook de volgende aandachtspunten: Directe bankkoppeling (i.c.m. Rabobank).

Overige aandachtspunten

  • Er moet een IBAN-nummer zijn ingevuld voor het gebruikte bankboek.
  • Er moet een IBAN-nummer zijn ingevuld voor iedere debiteur in de opdracht.
  • Er moet een Kenmerk, Machtiging en Datum ondertekening zijn ingevuld in de tab Incasso van het venster Stamgegevens automatische incasso.
  • Het bedrag moet minimaal € 0,01 en maximaal € 999.999.999,99 zijn.
  • Bij Rabobank, ING en Van Lanschot mag de verwerkingsdatum en/of agenderingsdatum maximaal 12 maanden in de toekomst liggen; de overige banken hebben hier geen uitspraak over gedaan. AccountView controleert hier in die gevallen ook niet op.
  • Als er geen bankcode is vastgelegd voor een gebruikt IBAN-nummer, dan zal dit worden gemeld bij het aanmaken van de opdracht:

  • AccountView voorziet standaard niet in een opvolgingssystematiek voor incassogegevens (m.u.v. de module Abonnementen). U moet zelf controleren of er een Eerste, Vervolg of Laatste incasso gedaan moet worden bij een Doorlopende machtiging.
  • Er is met regelgeving bepaald dat een doorlopende incassomachtiging 36 maanden na de laatste incassodatum automatisch komt te vervallen. AccountView voorziet niet in een automatische controle hierop. Deze zult u zelf (handmatig) moeten uitvoeren.