Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Update

Overstappen op AccountView Windows: aandachtspunten Exact Windows

Support ID: AV-52526
Product: AccountView Windows

Omschrijving

Als u vanuit Exact voor Windows overstapt op AccountView Windows, kunt u uw administratiegegevens converteren met een standaardconversie. Voor deze conversie gelden een aantal aandachtspunten.

Verklaring

Niet alle administratiepakketten hebben dezelfde opzet. Velden zijn bijvoorbeeld langer of korter, van een ander type, of helemaal niet aanwezig. Soms moeten meerdere velden worden gecombineerd tot één, of moet een veld over meerdere AccountView-velden worden gesplitst.

Oplossing

Vanwege bovenstaande problemen is voor een aantal oplossingen gekozen in de conversie. Hieronder vindt u de belangrijkste.

  • Debiteuren, crediteuren en relaties staan in drie aparte bestanden in plaats van in één bestand. Omdat elke relatie een uniek nummer moet hebben, worden debiteurcodes die na conversie niet uniek zijn in AccountView gevolgd door ‘D’, en crediteurcodes door ‘C’. 
  • Debiteuren en crediteuren hebben geen vaste verzamelrekening: voor een debiteur of crediteur kunnen boekingen op meerdere verzamelrekeningen voorkomen. In AccountView is een debiteur of crediteur gekoppeld aan één verzamelrekening. Na conversie is de meestgebruikte rekening als verzamelrekening gekoppeld. Dit wordt gemeld op het conversierapport.
  • Voor debiteuren en crediteuren waarvoor nog geen boekingen voorkwamen, wordt ook de meestgebruikte rekening als verzamelrekening gekoppeld.
  • Extra adresgegevens van stamgegevens debiteuren (onder de knop ‘Extra NAW - geg’) worden omgezet in extra debiteuren, waarvan het debiteurnummer eindigt op een ‘Z’. Bij deze extra ‘afleverdebiteuren’ wordt de oorspronkelijke debiteur als factuurdebiteur vermeld.
  • Niet alle BTW-codes hebben een gekoppelde grootboekrekening, met name de ‘0’-codes. Na conversie is aan deze BTW-codes een systeemgrootboekrekening ‘_9999’ gekoppeld, die tijdens conversie is aangemaakt. De BTW-aangifterubrieken kunt u overnemen uit de voorbeeldadministratie van AccountView.
  • Verkochte vaste activa hebben geen gekoppelde verkoopgrootboekrekening. In AccountView moet voor verkochte vaste activa een grootboekrekening Rekening verkopen zijn ingevoerd. Na conversie is aan deze vaste activa een systeemgrootboekrekening ‘_9999’ gekoppeld, die tijdens conversie is aangemaakt.
  • In een aantal gevallen kunnen omschrijvingen in vijf verschillende talen (genummerd 0 t/m 4) worden ingevoerd. Eén daarvan wordt aangewezen als standaardtaal. Alleen de omschrijvingen in de standaardtaal worden overgenomen.

Conversie

Voor het uitvoeren van de conversie zelf gelden een paar aparte aandachtspunten. Exact voor Windows werkt namelijk op basis van een Btrieve-database, waarin de administratiegegevens worden bewaard. De meegeleverde drivers op de CD-ROM van Exact zijn niet erg stabiel. Daarom adviseren wij u om verbeterde Btrieve-drivers te installeren voor de conversie, en daarmee de DDF-bestanden opnieuw te genereren.

Pervasive Btrieve ODBC-driver installeren

  1. U kunt de driver vinden op de website van Pervasive. U hebt de uitvoering PSQL v11 nodig. Belangrijk is dat u de variant Workgroup gebruikt.
  2. Voer het setup-programma van de driver uit. Kies Complete in het venster Setup Type. Het setup-programma analyseert welke Pervasive-bestanden al zijn geïnstalleerd. Als het setup-programma oude Pervasive-bestanden vindt, kies dan Archive all files.
  3. Het setup-programma biedt aan om de Transactional engine te testen. Dit is een zeer korte test op de meegeleverde voorbeeldbestanden. Wij raden u aan om deze test uit te voeren om te controleren of de installatie is geslaagd.
  4. Het setup-programma vraagt ook of het een Relational test moet uitvoeren. Deze test controleert of er verbinding kan worden gemaakt met de database. Het setup-programma heeft een DSN (een voorgedefinieerde ODBC-verbinding) voor de voorbeeldgegevens aangemaakt. De naam van deze DSN ('demodata') wordt automatisch ingevuld. Ook dit is een zeer korte test; wij raden u aan om die uit te voeren.
  5. Als de installatie is geslaagd, dan staat er een pictogram in de System Tray. Dit pictogram geeft aan dat de Pervasive SQL Engine is gestart.
  6. Start uw PC opnieuw.

Pervasive Btrieve ODBC-driver controleren

Met onderstaande stappen kunt u controleren of de Pervasive ODBC driver correct geinstalleerd is.

  1. Start PSQL v11.
  2. Start het Control Center.
  3. Open Pervasive.SQL Engines.
  4. Open de naam van uw computer.
  5. Open Database.
  6. Kies Action New Database.
  7. Gebruik als name: TEST.
  8. Gebruik als directory: de map van de te converteren administratie.
  9. Kies Next en voltooi de actie.
  10. Open Test.
  11. Dubbelklik op Tables.
  12. Dubbelklik op een willekeurige tabel.
  13. Als de tabel succesvol geopend wordt is de driver correct geïnstalleerd.

Sluit een eventuele melding bij bovenstaande stappen kort met uw systeem- of netwerkbeheerder. Controleer of u alle rechten hebt om een ODBC-koppeling aan te maken.

DDF-bestanden opnieuw genereren of vervangen

De DDF-bestanden beschrijven de bestandsstructuur van Exact. Ze worden door de Btrieve ODBC-driver gebruikt om de Exact-bestanden te lezen, maar worden niet door Exact zelf gebruikt. Vaak bevatten ze onjuiste of verouderde informatie, zoals onjuiste mapnamen. Daarom is het beter om ze opnieuw te genereren, zodat u zeker weet dat de DDF-bestanden uw bestandsstructuur beschrijven.

  1. Kies in Exact Menu > Systeemonderhoud.
  2. Kies in Exact Bestandsbeheer > BtrieveDDF-bestanden genereren.

Als deze optie niet aanwezig is (bijvoorbeeld in Exact Compact), dan kunt u de DDF-bestanden gebruiken die met AccountView worden meegeleverd.

  1. Ga naar de submap "Extras\Exact Windows DDF Files" op de DVD van AccountView. Daarin vindt u de volgende bestanden:
    FIELD.DDF
    FILE.DDF
    INDEX.DDF
  2. Kopieer deze bestanden naar de administratiemap van Exact.

Let op: Als er maatwerkvelden zijn toegevoegd aan de tabellen in Exact Compact, dan worden die niet herkend als u de DDF-bestanden van AccountView gebruikt.

Converteren

Voor het uitvoeren van de conversie zelf geldt ook een aandachtspunt:

  • U moet de Directory invoeren die de administratiebestanden bevat. Deze directory staat meestal in de subdirectory BESTW2, en heeft de administratiecode als naam (bijvoorbeeld 100).

Meer informatie