Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Update

Updateprocedure AccountView Business naar versie 9.5

Support ID: AV-181810
Product: AccountView Windows

Inleiding

Als u van Visma Software een e-mail hebt ontvangen met uw licentiegegevens voor AccountView versie 9.5 en een verwijzing naar deze pagina, dan hebt u onderstaande procedure nodig om succesvol uw huidige AccountView-versie te updaten naar versie 9.5.

De updateprocedure bestaat uit vijf checklists. Deze checklists helpen u de stappen in de juiste volgorde uit te voeren. Onder aan deze pagina staat voor iedere checklist het doel beschreven en de verwachte duur voor het uitvoeren.

Als u ter plaatse ondersteuning wilt of ondersteuning bij de inrichting of implementatie, kunt u contact opnemen met uw AccountView-leverancier. Vraag voordat u deze inschakelt naar de kosten van de ondersteuning. Mocht uw leverancier of een andere deskundige de update voor u uitvoeren, overhandig dan altijd deze update-procedure.

Let op! Lees de updateprocedure volledig door voordat u de stappen uitvoert.

Wat hebt u nodig?

Het enige dat u nodig hebt:

  • Uw licentiegegevens voor AccountView versie 9.5 (deze staan in de e-mail die u hebt ontvangen)
  • De stappen uit deze procedure
  • Het installatiebestand dat u vanuit deze procedure kunt ophalen

Let op! Indien u niet beschikt over basiskennis van Windows en u geen ervaring hebt met het installeren van software, adviseren wij de update niet zelf uit te voeren.

U kunt hiervoor uw AccountView-leverancier inschakelen, waarbij deze u aanvullend kan adviseren en informeren over de nieuwe mogelijkheden in de nieuwe versie. Uw leverancier zal hier naar verwachting wel kosten voor in rekening brengen. Wanneer uw Windows-omgeving wordt beheerd door een extern automatiseringsbedrijf, dan kunt u dat bedrijf ook inschakelen.

De uit te voeren stappen

A. Algemene voorbereidingen
Doel: Vaststellen dat uw organisatie klaar is voor het uitvoeren van de update.
Duur: Afhankelijk van de omvang van uw organisatie, houd rekening met een kwartier tot één uur.

     A.1 Ga na of er maatwerk is geïnstalleerd
     A.2 Ga na of er uitwisseling plaatsvindt met uw accountant
     A.3 Oriënteer u op de nieuwe functionaliteit
     A 4 Ga na of ondersteuning gewenst is

B. Update voorbereiden
Doel: Zorgen dat de huidige AccountView-installatie klaarstaat om de update uit te voeren.
Duur: Afhankelijk van de omvang van uw organisatie, houd rekening met een kwartier tot één uur.

    B.1 Zorg dat u de enige gebruiker bent die AccountView heeft gestart
    B.2 Controleer locaties
    B.3 Installeer het laatste Service Pack
    B.4 Organiseer programma en systeem   
    B.5 Sluit AccountView af
    B.6 Maak een volledige kopie

C. Update uitvoeren
Doel: De nieuwe AccountView-versie installeren.
Duur: Afhankelijk van de omvang van uw organisatie, houd rekening met één tot vier uur.

    C.1 Installeer AccountView
          C.1.1 Kies computer om de installatie op uit te voeren
          C.1.2 Kies type installatie
          C.1.3 Wijs programmabestanden en systeemtabellen aan
    C.2 Werkstationsinstallatie
    C.3 Start AccountView
    C.4 Organiseer programma en systeem

D. Update per administratie
Doel: De administraties geschikt maken voor de nieuwe AccountView-versie.
Duur: Afhankelijk van de grootte van uw administratie, houd rekening met een kwartier tot één uur per administratie.

    D.1 Update van de administratie

E. Aandachtspunten in de nieuwe versie
Doel: Eventuele wijzigingen in de functionaliteit doorvoeren.
Duur: Afhankelijk van de omvang van uw organisatie, houd rekening met een kwartier tot één uur.

    E.1 UBL-formaat bij elektronisch factureren
    E.2 Venster Dashboard
    E.3 PDF-achtergrond instellingen
    E-4 ISO landcodes bijwerken
    E-5 Omschrijving BTW-aangifterubrieken bijwerken

Extra
Veelgestelde vragen over de update

A          Algemene voorbereidingen

A.1          Ga na of er maatwerk is geïnstalleerd

Kies Bestand > Administraties en vervolgens Rapporten > Add-Ins, markeer het veld Eigen aanpassingen onderdrukken en druk het rapport af. Als u de optie niet kunt kiezen, is er geen maatwerk geïnstalleerd.

Als u de melding "Geen gegevens voor rapport aanwezig" krijgt, is er geen maatwerk geïnstalleerd. Als er wel een rapport wordt afgedrukt, vindt u in de kolom Vendor een afkorting van de leverancier van het maatwerk. Neem in dit geval contact op met uw AccountView-leverancier.

A.2          Ga na of er uitwisseling plaatsvindt met uw accountant

Veel accountantskantoren gebruiken backups om gegevens met hun cliënten uit te wisselen. Hiervoor dient echter de versie exact hetzelfde te zijn. AccountView ondersteunt alleen gegevensuitwisseling tussen gelijke versies. Neem zo nodig contact op met uw accountant om na te gaan welke versie wordt gebruikt en hoe uw uitwisseling gaat verlopen in de nieuwe versie.

AccountView heeft voor deze uitwisseling speciale modules ontwikkeld: Cliënt-import en Cliënt-export. Met deze modules kunt u versie-onafhankelijk gegevens uitwisselen. Neem contact op met uw AccountView-leverancier om de mogelijkheden te bespreken.

A.3          Oriënteer u op de nieuwe functionaliteit

Op de volgende pagina vindt u een compleet overzicht per AccountView-versie van alle gewijzigde en nieuwe functionaliteit: Nieuw in AccountView. Met deze documenten kunt u zich op de hoogte stellen van de wijzigingen in de nieuwe versie. Om ongewenste verrassingen te voorkomen moeten uw AccountView-gebruikers ruim vóór de update dit document hebben gelezen.

Ook kunt u in de helpfunctie van AccountView in de nieuwe versie meer informatie vinden over de nieuwe functionaliteit. Deze vindt u met Help > Index en de zoekterm 'Nieuw in AccountView'.

A.4          Ga na of ondersteuning gewenst is

Bij het uitvoeren van een update kunnen ook implementatie- of inrichtingsvraagstukken aan bod komen. Uw AccountView-leverancier is de aangewezen partij om u hierbij te ondersteunen. Bepaal nadat u deze procedure volledig hebt gelezen of ondersteuning gewenst is van uw AccountView-leverancier.

De AccountView-supportafdeling zal geen prioriteit geven aan supportverzoeken die ontstaan na het uitvoeren van de update, en die redelijkerwijs hadden kunnen worden voorkomen door het volgen van deze updateprocedure.

B          Update voorbereiden

B.1          Zorg dat u de enige gebruiker bent die AccountView heeft gestart

Controleer met Document > Stamgegevens programma > Ingelogde gebruikers of u de enige AccountView-gebruiker bent. Zorg er bovendien voor dat u alle rechten hebt in AccountView en Windows. Afhankelijk van uw modulesamenstelling kunt u ook gebruikmaken van Systeemberichten om te zorgen dat alle gebruikers AccountView automatisch afsluiten. Zie voor meer informatie ook de volgende supportnote: "Er zijn nog gebruikers ingelogd in AccountView".

B.2          Controleer locaties

Kies Help > Info en noteer onderstaande locaties.

Programmabestanden:                                                                        
Systeemtabellen:                                                                                 

B.3          Installeer het laatste Service Pack

Kies Help > Info en noteer wat er direct achter Versie staat. Controleer de supportnote "Service Packs" op onze website of er voor uw versie een Service Pack is. Als het Service Pack nieuwer is, moet u dat eerst installeren. De instructie vindt u op de website.

B.4          Organiseer programma en systeem

  1. Kies Bestand Administraties.
  2. Kies Document > Organiseren > Programma.  
  3. Kies Document Organiseren Systeem. 

B.5         Sluit AccountView af

Zorg ervoor dat AccountView is afgesloten. Ook een COM-koppeling vanuit een ander softwarepakket of de AccountView BackOffice Server Service mag niet meer actief zijn.

B.6          Maak een volledige kopie van AccountView

Maak een kopie van de gehele AccountView-omgeving met de Windows Verkenner. Hiermee worden de programmabestanden, systeemtabellen, administratiemappen, kopiedocumenten en layoutbestanden bedoeld:

  • De locaties van de programmabestanden en systeemtabellen hebt u genoteerd bij stap stap B.2.
  • In het venster Administraties ziet u in de kolom Map administratie de locaties van de administratiemappen.
  • Kopiedocumenten: Indien u hiervan gebruikmaakt, controleer in stap 1.3 van "Kopiedocumenten automatisch aanmaken" in welke map deze worden aangemaakt.
  • Layoutbestanden: Indien u hiervan gebruikmaakt, controleer in de stamgegevens van taalcodes (Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes) op de tabs Facturering en/of Aanmaningen waar uw layoutbestanden zijn opgeslagen. 

Zie voor meer informatie ook het onderwerp "Buiten AccountView aanmaken en terugzetten" in de supportnote "Backups aanmaken en terugzetten".

Belangrijk: Bewaar deze kopie totdat u er zeker van bent dat de nieuwe versie naar wens functioneert.

C          Update uitvoeren

C.1          Installeer AccountView

Voor het uitvoeren van de update naar de nieuwe versie hebt u de installatiegegevens nodig. De installatiegegevens hebt u ontvangen van uw AccountView-leverancier in de vorm van een link naar onze website waar u de installatiebestanden kunt downloaden. Met de volgende installatiestappen kunt u AccountView succesvol updaten.

C.1.1          Kies computer om de installatie op uit te voeren

We adviseren om de installatie uit te voeren op de computer waarop de AccountView-programmabestanden zijn geïnstalleerd (zie de map die u hebt genoteerd bij stap B.2). Dus als AccountView op een server is geïnstalleerd, voer dan de installatie op de server uit. Als AccountView lokaal op 1 werkstation is geïnstalleerd, voer dan de installatie uit op dat werkstation.

Het installatiebestand kunt u ophalen door de volgende link te volgen: "AccountView 9.5 installatiebestand". Kies de optie Uitvoeren (in het Engels Run) in uw browser. Wanneer u het installatiebestand alleen kunt opslaan in uw browser, dan moet u het installatiebestand eerst opslaan en dan openen. Hierna wordt de installatie uitgepakt en begint de setup van AccountView 9.5.

Afhankelijk van uw besturingssysteem krijgt u na het openen van het opgehaalde installatiebestand een beveiligingswaarschuwing vanuit Windows. In de melding kunt u de optie Acties of Meer informatie kiezen, waarna u de optie Toch uitvoeren kunt kiezen.

C.1.2          Kies type installatie

Wanneer u de keuze krijgt tussen Hieronder geselecteerd product bijwerken of Nieuw exemplaar van dit product installeren, kiest u Nieuw exemplaar van dit product installeren en Volgende.

sup_av_147540_001

Kies nogmaals Volgende en markeer dat u akkoord gaat met de voorwaarden van de licentieovereenkomst. Na de keuze Volgende verschijnt de optie Type installatie kiezen.

  • Kies Serverinstallatie als de AccountView-programmabestanden zijn geïnstalleerd op een fileserver en AccountView op een andere computer wordt gestart.
  • Kies Standalone-installatie als AccountView bij u op één computer is geïnstalleerd, de locaties in stap B.2 naar mappen op de lokale schijf van uw computer verwijzen en AccountView alleen op deze computer wordt gestart.

sup_av_147540_002

Na het selecteren van het type installatie kiest u Volgende.

C.1.3         Wijs programmabestanden en systeemtabellen aan

Hierna moet u de in stap B.2 genoteerde locaties aanwijzen voor de programmabestanden en systeemtabellen. In de afbeelding wordt met cijfers aangeduid waar u dat moet doen.

Let op! Als u Standalone-installatie kiest, dan stelt AccountView standaard doellocaties voor om AccountView in te installeren. Controleer altijd deze doellocaties en zorg ervoor dat deze verwijzen naar de mappen die u gebruikt voor de programmabestanden en systeemtabellen. Hieronder staat hoe u dat doet (deze stappen kunt u ook gebruiken ook voor de Serverinstallatie).

1. Kies Wijzigen om de programmabestanden uit stap B.2 aan te wijzen.

2. Kies Aangepast om de map met de systeemtabellen aan te wijzen met behulp van de volgende informatie:

  • Kies de optie Systeemtabellen in de map met programmabestanden wanneer de locaties uit stap B.2 naar dezelfde map verwijzen.
  • Kies de optie Systeemtabellen apart in de onderstaande map wanneer de locaties uit stap B.2 niet naar dezelfde map verwijzen. Daaronder kiest u Wijzigen om de map van de systeemtabellen uit stap B.2 aan te wijzen.

sup_av_147540_003

Kies daarna Volgende

Wanneer beide locaties overeenkomen met de locaties uit stap B.2, kiest u opnieuw Volgende. De melding "Eerdere versie gevonden" verschijnt, zodat u zeker weet dat u de juiste mappen hebt aangewezen. Kies OK op de melding en voltooi de setup door Volgende en Installeren te kiezen.

sup_av_147540_004

Let op! Wanneer deze melding niet verschijnt, dan zijn de locaties uit stap B.2 niet correct aangewezen! Controleer in dat geval opnieuw de locaties door Vorige te kiezen. Wijzig de locaties naar de locaties uit stap B.2. Indien u niet zeker bent van de locaties, annuleert u de setup en start u de oude installatie opnieuw en kiest u Help Info om de locaties te controleren.

C.2         Werkstationsinstallatie

Wanneer u in stap C.1.2 de standalone-installatie hebt gekozen, is deze stap niet nodig en kunt u verder met stap C.3.

Om AccountView na de update te kunnen starten is een werkstationsinstallatie nodig op de werkstations. Het installeren van de werkstationsinstallatie is mogelijk door de runtime-installatie uit te voeren. Deze vindt u in de map WorkstationInstall in de map waarin AccountView bij u is geïnstalleerd of hebt u tevens via een link naar de runtime-installatie (AccountView_versie_runtime_install.exe) ontvangen van uw AccountView-leverancier.

De aandachtspunten bij de AccountView-runtime-installatie, zoals de installatie van het .NET Framework 3.5, staan beschreven in "AccountView onder Windows installeren".

Bij het gebruik van de AccountView .NET Backoffice Server service (waardoor AccountView wordt gestart als Windows-service) zal op de computer waar deze Windows-service wordt gestart de AccountView runtime-installatie moeten worden uitgevoerd.

C.3         Start AccountView

De eerste keer dat de nieuwe versie van AccountView na de update wordt opgestart, wordt u gevraagd om uw licentiegegevens in te voeren. De licentiegegevens hebt u van uw AccountView-leverancier ontvangen en kunt u automatisch laten invoeren wanneer u deze in PDF-formaat hebt. Dit is mogelijk door op Ctrl+A (alles selecteren) te drukken en daarna op Ctrl+C (kopiëren) te drukken. Hierdoor worden uw gegevens op het klembord geplaatst en ziet u bij Aantal gevonden licenties: "1" staan. Hierna kiest u Plakken vanaf klembord en worden uw licentiegegevens overgenomen. Nadat u OK hebt gekozen, vindt de systeemconversie plaats.

sup_av_147540_005

Let op! Het is mogelijk dat bij het starten van AccountView de melding "De instelling onder 'PATH' in config.fpw' verwijst naar de locatie '"", maar de map '"" bestaat niet of is niet toegankelijk."
Deze melding verschijnt als bij deze of een vorige update de AccountView systeemtabellen niet op de verwachte manier zijn aangewezen. Bij vraag 9 in het overzicht met veelgestelde vragen over de update leest u hoe u deze melding oplost.

C.4          Organiseer programma en systeem

Na het starten wordt naar verwachting uw laatst geopende administratie geopend. Eerst moeten echter het programma en het systeem worden georganiseerd. Kies daarom Nee als wordt gevraagd of de administratie moet worden bijgewerkt. Hierna volgt de melding "Start AccountView opnieuw om het Service Pack te activeren. AccountView nu afsluiten?" Kies hier YesNa het opnieuw starten worden de modulegegevens geactiveerd en volgt nogmaals de melding dat de administratie moet worden bijgewerkt. Kies Nee en ga verder met onderstaande stappen:

  1. Kies Bestand > Administraties.
  2. Kies Document > Organiseren > Programma.  
  3. Kies Document > Organiseren > Systeem. 

D          Update per administratie

D.1         Update van de administratie

Kies per administratie Document > Organiseren > Administratie in het venster Administraties.

Tip 1: Het is mogelijk om alle administraties of een deel daarvan in één keer te organiseren. Zie de supportnote "Administraties organiseren in AccountView Windows".

Tip 2: Organiseer alleen die administraties waarin u direct na de update moet werken. Andere administraties kunt u later op ieder gewenst moment organiseren. Bij het openen van een administratie wordt automatisch gevraagd of u die wilt organiseren.

Tip 3: Bewaar altijd de volledige backup van stap B.6 totdat u er zeker van bent dat de nieuwe versie naar wens functioneert.

E          Aandachtspunten in de nieuwe versie

E.1          UBL-formaat bij elektronisch factureren

Met ingang van versie 9.3 voor klanten met de module Facturering II wordt standaard de UBL-factuur niet meer meegestuurd bij het elektronisch factureren. Als dit toch wenselijk is, dan zal de optie Tevens UBL-formaat aanmaken bij elektr factureren moeten worden gemarkeerd. Kies Opties > Instellingen > AdministratieHandel > UBL.

Wanneer deze optie wordt gemarkeerd om de UBL-factuur standaard mee te sturen met de elektronische facturen, moeten de volgende velden zijn ingevoerd volgens de eisen van het UBL-formaat:

  1. Het BTW-nummer en/of KvK-nummer in het veld Fiscaal BTW-nr via Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Bedrijf.
  2. Het BTW-nummer en/of KvK-nummer in het veld BTW-nummer via Bestand > Debiteuren > F6 (stamgegevens) > tab Financieel.

E.2          Venster Dashboard

Als onderdeel van het nieuwe visuele ontwerp in versie 9.4 is er een financieel dashboard-venster toegevoegd. Deze vindt u via Bestand > Dashboard. Hierin ziet u in één oogopslag de belangrijkste, actuele financiële cijfers van uw administratie. Ga na of het wenselijk is voor alle gebruikers in de omgeving om dit inzichtelijk te hebben. Wanneer u beschikt over de module Toegangsbeveiliging in de licentie kunt u het venster voor bepaalde gebruikers nog uitsluiten. Hiervoor kunt u in het venster Toegangsbeveiligingsrollen onder de administratie-objecten in het kopje Algemeen het onderdeel Dashboard nog uitsluiten.

E.3          PDF-achtergrond instellingen

Wanneer u beschikt over de module Facturering II hebt u de mogelijkheid om PDF-achtergrondafbeeldingen in te stellen. Met ingang van versie 9.4 kunt  u dit afhankelijk maken van de taalcode. In eerdere versies was dit alleen mogelijk afhankelijk te maken van de administratie.

Hierdoor komen de desbetreffende velden voor het instellen van de PDF-achtergrond in het venster Opties > Instellingen > AdministratieAlgemeen > Kopiedoc te vervallen en dienen opnieuw per taalcode vastgelegd te worden. Zie ook de volgende supportnote voor meer informatie: "PDF-achtergrond koppelen"

E.4          ISO landcodes bijwerken

De postcodemaskers in het venster ISO-landcodes zijn in versie 9.4 aangepast in de voorbeeldadministraties. Om te zorgen dat in de eigen administratie de actuele postcodemaskers aanwezig zijn dient u vanuit het venster Bestand > Administraties per administratie te kiezen voor Document > Basisgegevens bijwerken. Kies bij de optie Overnemen van de voorbeeldadministratie NL_YR_GRD. Markeer de optie ISO-landcodes en kies Bijwerken.

E.5          Omschrijving BTW-aangifterubrieken bijwerken

De BTW-aangifterubrieken 5e en 5f worden in 2015 niet meer gebruikt op een reguliere BTW-aangifte (in verband met regelgeving van de Belastingdienst). Op de suppletieaangifte worden ze echter wel gebruikt. De omschrijving van deze aangifterubrieken is daarom gewijzigd. Deze waren:

5e: Schatting vorige aangifte(n)
5f: Schatting deze aangifte

Ze zijn per 2015:
5e: Eindtotaal
5f: Saldo al aangegeven bedrag

Om over deze nieuwe omschrijvingen te beschikken kunt u het volgende doen in uw administratie:

  • Kies Document > Stamgegevens administratie > BTW-aangifterubrieken.
  • Kies dan Document > Standaardcodes rubrieken importeren en vervolgens Importeren.

Zie ook de volgende supportnote voor meer informatie: "Suppletieaangifte doen vanuit AccountView"

Veelgestelde vragen over de update

Antwoorden op veelgestelde vragen over installatie en update vindt u op deze pagina.