Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Projecten en uren

Hoe analyseer ik cijfers uit de project- (of uren-)administratie?

Support ID: AV-55969
Product: AccountView 8.x, 9.x

Omschrijving

U hebt een aantal boekingen verricht waarbij u een projectcode hebt ingevoerd. Maar als u de projectkaart of projectrapportage opvraagt, of bijvoorbeeld declaratievoorstellen aanmaakt of projectresultaten overboekt, dan ziet u niet de bedragen die u verwachtte. Of u wilt de cijfers verder analyseren, bijvoorbeeld om aansluiting vast te stellen tussen de projectadministratie en de financiële administratie, maar weet niet goed hoe.

Dat zijn enkele situaties waarvoor u kunt komen te staan bij het voeren van een projectadministratie. In deze supportnote willen we u met een aantal voorbeelden laten zien hoe u dan te werk kunt gaan.

Aanpak

Als u in uw projectadministratie niet de cijfers aantreft die u verwacht, dan is het als eerste van belang om na te gaan of de stamgegevens van de gebruikte grootboekrekening(en) correct zijn. Voor grootboekrekeningen waarop boekingen met projectcodes zijn gemaakt, opent u het venster Stamgegevens grootboek en gaat u na of de volgende velden zijn gemarkeerd:

  1. Projectrekening
  2. Projectkosten/-opbrengsten declarabel

Alleen als het veld Projectrekening is gemarkeerd, werken boekingen met een projectcode door in de projectadministratie. En als u projectkosten automatisch wilt doorbelasten via declaratievoorstellen, dan moet het veld Projectkosten/-opbrengsten declarabel gemarkeerd zijn voor de grootboekrekeningen waarop u die kosten boekt. Dit veld is overigens alleen beschikbaar als de module Uren en Declaraties I beschikbaar is.

Als blijkt dat een veld niet is gemarkeerd, dan markeert u dat alsnog. Om ervoor te zorgen dat eerder uitgevoerde boekingen in de projectadministratie overeenkomstig de nieuwe instellingen worden verwerkt, moet de administratie herboekt worden. Dat doet u als volgt:

  1. Kies Bestand/Administraties.
  2. Kies Document/Controleren/Administratie.
  3. Markeer het veld Herboeken.
  4. Kies twee keer Volgende en dan Controle.

Als boekingen uit het vorige boekjaar of uit boekjaren daarvoor moeten terugkomen in de projectadministratie van het huidige jaar, dan is het van belang om de controle van de stamgegevens van grootboekrekeningen en eventueel het herboeken ook voor die boekjaren uit te voeren. Nadat u bijvoorbeeld in het vorige boekjaar het veld Projectrekening voor een grootboekrekening hebt gemarkeerd en de administratie hebt herboekt, moet u de beginbalans overnemen in de administratie van het huidige jaar om de wijziging daar te laten doorwerken. Zie voor meer informatie hierover ook deze supportnote

In de stamgegevens van de grootboekrekeningen moeten dus de juiste velden gemarkeerd zijn, maar daarnaast is het belangrijk dat u zich realiseert dat bepaalde cijfers in de projectadministratie moeten worden herrekend, voordat ze actueel zijn. Het gaat om de cijfers in de vensters Projectkaart en Stamgegevens project, maar ook om bedragvelden die u met Beeld/Kolommen aan het venster Projecten hebt toegevoegd.
Herrekenen doet u met de optie Document/Projectkaart herrekenen. Deze is zowel in het venster Projecten als in het venster Projectkaart beschikbaar.
Cijfers in het venster Projectjournaal en die in rapporten zijn altijd actueel; daarvoor hoeft u niet eerst te laten herrekenen.

Tot zover de relatief makkelijk te controleren zaken. Hierna volgen enkele complexere voorbeelden van analyses van de projectadministratie. Rode draad is in bijna alle gevallen de analyse van informatie in het venster Projectjournaal.
We behandelen de volgende voorbeelden:

Nog support nodig?

Hopelijk hebt u met de informatie in deze supportnote een nadere analyse kunnen maken van de situatie en bent u op basis daarvan ook tot een oplossing gekomen. Als dit niet zo is, dan adviseren we u om met behulp van deze supportnote die stappen uit te voeren die u nog niet hebt doorlopen. Mocht u dan toch nog onze hulp nodig hebben, dan kunt u ons de relevante gegevens aanleveren conform stap 8 van die supportnote. Wilt u daar informatie uit het projectjournaal bijvoegen, dan is het vaak handig om in dit venster de gewenste weergave in te stellen en Bewerken/Tabel kopiëren te kiezen. Plak vervolgens de gekopieerde tabelgegevens in een Microsoft Excel-bestand en lever dit aan. Hebt u een probleem dat voor meer projecten speelt, dan is het vaak voldoende ons de gegevens van slechts één project te sturen.

Meer informatie