Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Relatiebeheer

Gegevens uit AccountView gebruiken in Microsoft Office: Algemeen

Support ID: AV-52608
Product: AccountView Windows

Omschrijving

Vanuit AccountView kunt u gegevens kopieren of koppelen aan Microsoft Office. In een serie supportnotes laten wij u de mogelijkheden zien aan de hand van korte voorbeelden. In deze supportnote laten wij zien hoe u debiteurinformatie in Microsoft Word gebruikt, en daarna aan de debiteur koppelt (Zie Debiteurinformatie in combinatie met Microsoft Office). Het tweede voorbeeld laat zien hoe u grafieken uit AccountView naar Microsoft Office kopieert (Zie Grafieken gebruiken in combinatie met Microsoft Office).

 

Debiteurinformatie in combinatie met Microsoft Office

Uw klant wil een overzicht van zijn betaalhistorie van het hele jaar van u ontvangen. U stuurt een brief met daarbij de informatie uit de debiteurkaart. Bovendien wilt u in uw eigen administratie registreren welke informatie u hebt verstuurd.

Zo neemt u de adresgegevens over in Microsoft Word

U schrijft de tekst van de brief in Microsoft Word. De adresgegevens hoeft u niet in te voeren, want die kunt u rechtstreeks kopiëren uit AccountView:

  1. Start AccountView en kies Bestand/Debiteuren.
  2. Selecteer de debiteur en kies Bewerken/Stamgegevens (F6).
  3. Klik in het venster Stamgegevens debiteur linksonder op het envelopje ( Envelop ). De adresgegevens worden naar het klembord gekopieerd.
  4. Ga terug naar uw brief in Microsoft Word (klik op de knop in de taakbalk, of druk op ALT+TAB), en klik op de plaats waar het adres moet komen.
  5. Kies Bewerken/Plakken (Edit/Paste, CTRL+V) om de adresgegevens in uw brief te kopiëren.

Zo kopieert u de debiteurkaart naar Microsoft Word

Ook de debiteurkaart kunt u in één keer in uw brief kopiëren:

  1. Ga weer terug naar AccountView, waar het venster Stamgegevens debiteur nog steeds is geopend.
  2. Kies Zoeken/Debiteurkaart (CTRL+F5).
  3. Kies Bewerken/Tabel kopiëren in het venster Debiteur-/crediteurkaart. De gegevens uit het venster worden naar het klembord gekopieerd.
  4. Ga weer terug naar uw brief in Microsoft Word, en klik op de plaats waar de debiteurkaart moet komen.
  5. Kies Bewerken/Plakken (Edit/Paste, CTRL+V) om de gegevens in uw brief te kopiëren.
  6. Selecteer met de muis alle gekopieerde gegevens en kies Tabel/Invoegen/Tabel (Table/Insert/Table, of het  pictogram Tabel invoegen in de werkbalk van Microsoft Word) om de gegevens te structureren in een tabel. Naar wens kunt u de kolomtitels aanpassen.
    Voorbeeldbrief met adresgegevens en debiteurkaart vanuit AccountView
    Voorbeeldbrief met adresgegevens en debiteurkaart vanuit AccountView.

Zo koppelt u de zojuist gemaakte brief aan de debiteur in AccountView

Uw brief is nu klaar voor verzending, u kunt hem bewaren. Maar eigenlijk wilt u ook nog in uw eigen administratie kunnen zien welke brief u hebt verstuurd. U kunt natuurlijk een notitie aanmaken bij de debiteur (venster Stamgegevens debiteur, tab Notitie). Maar een snelkoppeling naar het document zelf is nog handiger, omdat u dan alle gegevens snel bij de hand hebt:

  1. Bewaar het aangemaakte document.
  2. Ga terug naar het venster Stamgegevens debiteur in AccountView, en kies de tab Documenten.
  3. Kies de knop Nieuw. Het venster Document invoegen verschijnt
  4. Kies de knop Openen en selecteer het bewaarde document. Kies vervolgens OK.
  5. Kies nogmaals OK. Er verschijnt een pictogram met de snelkoppeling naar de brief. Zo hebt u uw correspondentie altijd bij de hand in AccountView: u hoeft alleen te dubbelklikken op de snelkoppeling om de brief te openen.
    Op de tab Documenten kunt u gemakkelijk snelkoppelingen naar bestanden vastleggen
    Op de tab Documenten kunt u gemakkelijk snelkoppelingen naar bestanden vastleggen.

Tip: op de tab Documenten wordt alleen de verwijzing naar de brief vastgelegd. Het vastleggen van een snelkoppeling heeft als voordeel dat de documenten niet op meerdere plaatsen worden bewaard. U hoeft een wijziging dan maar op één plaats door te voeren, en niet op meerdere plaatsen!

 

 

Grafieken gebruiken in combinatie met Microsoft Office

In AccountView kunt u op meerdere plaatsen grafieken opvragen, die u daarna in een Microsoft Office-applicatie kunt gebruiken. De grafieken hebben betrekking op de huidige regel in het overzichtvenster. U kunt bijvoorbeeld de volgende grafieken opvragen:

  • Venster Grootboek: Document/Saldi per periode in grafiek, Document/Liquiditeitsgrafiek
  • Venster Debiteuren: Document/Omzetgrafiek, Document/Openstaande postengrafiek   

Een cumulatieve liquiditeitsgrafiek als tweedimensionaal staafdiagram
Een cumulatieve liquiditeitsgrafiek als tweedimensionaal staafdiagram.

Zo stelt u grafiekopties in

Als u een grafiek hebt opgevraagd, kunt u de gegevens die u wilt zien, en de manier waarop u die wilt zien, met de opties rechts in het venster instellen. In de linkervelden markeert u de gegevens die u wilt zien. Deze velden zijn voor elke grafiek verschillend. In de rechtervelden, onder de knop Opties -, stelt u de grafiekopties in.

  1. Markeer de gegevens die u wilt zien met de linkervelden.
  2. Geef in de rechtervelden aan of u een Grafiek wilt zien, of dat u de Gegevens wilt zien in kolom- of tabelvorm.
  3. Markeer Cumulatief als u cumulatieve cijfers wilt zien (bijvoorbeeld het saldo tot en met de periode).
  4. Als u hebt gekozen voor Grafiek, demarkeer dan zonodig de Legenda en de Titel om meer plaats te maken voor de grafiek.
  5. Als u hebt gekozen voor Grafiek, dan kunt u een grafiektype selecteren: bijvoorbeeld 2D staaf (een tweedimensionale staafgrafiek) of 3D blok (een driedimensionale blokgrafiek).
  6. Kies ten slotte Opties - om meer plaats te maken voor de gegevens of voor de grafiek. De velden verdwijnen. Kies Opties + om de velden weer op te vragen.

Zo kopieert u grafieken

U kunt grafieken kopiëren door ze met de knop Klembord over te nemen in een andere toepassing zoals Microsoft Word of Microsoft Excel.

  1. Selecteer de gegevens die u wilt zien met de opties in de linkerkolom (zie de beschrijving hierboven).
  2. Kies Klembord om de grafiek naar het klembord te kopieren.
  3. In een andere toepassing kiest u vervolgens CTRL+V om de gegevens over te nemen. In sommige toepassingen kunt u met Bewerken/Plakken speciaal (Edit/Paste special) kiezen uit verschillende gegevensformaten: u kunt dan bijvoorbeeld ook de grafiek in plaats van de gegevens overnemen. In sommige toepassingen kunt u het gegevensformaat selecteren waarin u de grafiek wilt overnemen. In de meeste gevallen zal Afbeelding (Picture) voldoen.

 

Meer informatie

Lees ook de andere supportnotes in de serie over het gebruik van AccountView gegevens in Microsoft Office: