Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Gebruik jaartallen in document-/factuurnummers

Gebruik jaartallen in document-/factuurnummers

De document-/factuurnummers staan normaliter in een opeenvolgende reeks. Bij boekingen van een subadministratie (debiteuren/crediteuren) moet een document-/factuurnummer als uniek kenmerk in de boekingsregel worden ingevoerd. De post komt daarmee open te staan. Als er op het bewuste document-/factuurnummer een tegenboeking plaatsvindt voor het volledige bedrag, komt de openstaande post te vervallen.

Wanneer binnen één boekjaar meerdere keren hetzelfde document-/factuurnummer wordt gebruikt voor een debiteur/crediteur, terwijl het geheel verschillende boekingen zijn, dan zal AccountView deze aparte boekingen niet meer als twee losstaande boekingen zien. Gevolg is dat boekingen kunnen worden samengetrokken, terwijl dit niet de bedoeling is. Dit gedrag kan dus ook optreden wanneer een openstaande post uit het voorgaande boekjaar hetzelfde document-/factuurnummer heeft als een openstaande post uit het lopende boekjaar.

Voorbeeld

Elk boekjaar begint bij document-/factuurnummer 0001 in een oplopende reeks. Aan het einde van het boekjaar zijn er nog een aantal openstaande posten die niet zijn betaald. Bijvoorbeeld de volgende post:

Debiteur: 20001
Document-/factuurnummer: 5062
Boekingsdatum: 15-12-2015

Deze openstaande posten komen bij de jaarovergang mee naar het nieuwe boekjaar. De posten worden betaald, waardoor de openstaande posten worden tegengeboekt. Wanneer in het nieuwe boekjaar de document-/factuurnummers opnieuw beginnen bij 0001 is de kans aanwezig dat in de loop van het boekjaar nog een post wordt geboekt op debiteur 20001 met document-/factuurnummer 5062. Bijvoorbeeld met boekingsdatum 29-11-2016.
In dat geval worden de boekingen van 15-12-2015 en 29-11-2016 bij elkaar opgeteld, omdat de kenmerken aan elkaar gelijk zijn. Gevolg is dat de post met de datum van 15-12-2015 (weer) op de openstaande postenlijst komt te staan, omdat AccountView altijd de eerste boekingsdatum selecteert.

Oplossing

Aan de document-/factuurnummers kan het jaartal van het boekjaar worden toegevoegd. 0001 wordt dan 20150001 en het volgende boekjaar wordt het 20160001. Daarmee is het document-/factuurnummer altijd uniek en kunt u meteen zien uit welk boekjaar de boeking afkomstig is.

Wanneer u werkt met een handelsmodule (zoals Facturering I), dan deelt AccountView de document-/factuurnummers automatisch uit. Maar ook als u direct boekt in een inkoop- of verkoopdagboek, dan kunt u bij het aanmaken van het dagboek ervoor kiezen document-/factuurnummers automatisch te laten uitdelen. Let op: Deze instelling kan na het aanmaken van het dagboek niet meer worden gewijzigd!

In beide gevallen kunt u met Opties > Instellingen > Volgnummers de nummerreeks aanpassen aan de gewenste opbouw. U kunt altijd het volgnummer ophogen naar een hoger nummer, niet naar een lager nummer. Het openen van een nieuw boekjaar is het moment om de volgnummers aan te passen. Mogelijk is er al geboekt in de administratie van 2016 zonder gebruik te maken van unieke document-/factuurnummers. Wanneer dat een lager getal is dan het volgnummer + jaartal, dan kan het volgnummer worden aangepast.

Het kan zijn dat het veld Document-/factuurnummers automatisch uitdelen niet is gemarkeerd bij het aanmaken van het dagboek. Dan kunt u het dagboek (indien mogelijk) verwijderen en een nieuw dagboek aanmaken waarbij de optie wel wordt gemarkeerd.

Overleg met uw applicatiebeheerder of de persoon die verantwoordelijk is voor de inrichting van uw administratie voordat u deze oplossing eventueel uitvoert.