Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Veelgestelde vragen AccountView

Eindejaarsverwerking

Support ID: AV-28442
Versies: AccountView Windows

Hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen rondom de eindejaarsverwerking in AccountView.

  Voor de jaarovergang

  1. Hoe maak ik een nieuw boekjaar aan in AccountView?
  2. Kan ik na het aanmaken van 2016 nog werken in 2015? Wat moet ik doen om de jaren weer op elkaar aan te laten sluiten?
  3. Hoe maak ik een nieuw boekjaar aan voor een geconsolideerde holding-administratie?
  4. Mijn administratie is gekoppeld aan een ander pakket, moet ik daar rekening mee houden bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar?
  5. Kan ik in het oude boekjaar al budgetten voor het nieuwe jaar gaan invoeren?
  6. Hoe zorg ik ervoor dat mijn balansrekeningen worden leeggeboekt?

    Tijdens de jaarovergang

  7. Waarom kan ik met Document > Administratie aanmaken het oude boekjaar niet selecteren in het veld Overnemen van?
  8. Een nieuw boekjaar aanmaken of de beginbalans overnemen duurt erg lang of AccountView lijkt vast te lopen tijdens dit proces.

    Bekende meldingen

  9. Melding "Debiteur/Crediteur moet worden ingevoerd."
  10. Melding "In het oude boekjaar komen boekingen voor op debiteur-/crediteurverzamelrekeningen zonder debiteur-/crediteurnummer of zonder document-/factuurnummer."
  11. Melding "Het beginjaar van de voorgaande administratie 'X' is niet het verwachte jaar 'Y'."
  12. Melding "Grootboekrekening (Resultaat vorig jaar) is niet ingevoerd. Saldo van verlies- en winstrekeningen is niet nul."
  13. Melding "Veld 'Posten vorig boekjaar debet/Posten vorig boekjaar credit' is niet ingevoerd."
  14. Melding "Gevonden: Projectoverboekingen. Optie afgebroken."

    Na de jaarovergang

  15. Hoe wijzig ik de beginbalans?
  16. Hoe kan ik een automatisch overgenomen beginbalans verwijderen?
  17. Hoe kan ik het beginsaldo van mijn dagboek wijzigen?
  18. Waarom staat de beginbalans in het laatste boekjaar dubbel geboekt na het overnemen van de beginbalans van het ene naar het andere boekjaar?
  19. Hoe stel ik volgnummers (bijvoorbeeld factuurnummers) in waarmee in het nieuwe boekjaar wordt gestart?
  20. Alle boekingen op debiteuren of crediteuren zijn meegenomen naar het nieuwe boekjaar.
  21. Kan ik na het aanmaken van 2016 nog stamgegevens (zoals debiteuren) aanmaken of wijzigen in 2015?
  22. Ik zie in 2016 onverwachte boekingen met als omschrijving 'Beginbalans project 2016' en 'Tegenboeking beginbalans projecten'.
  23. Kan ik bij het verwerken van bankafschriften in 2016 via Document > Betalingen onderweg ook betalingsbatches ophalen die ik in 2015 heb gemaakt?
  24. Ik heb 2016 aangemaakt, maar de overgenomen financiële voorraad klopt niet.

1. Hoe maak ik een nieuw boekjaar aan in AccountView?

Op www.vismasoftware.nl/ev vindt u informatie over het aanmaken van een nieuw boekjaar. Met een goede voorbereiding zorgt u dat u het proces probleemloos doorloopt. Zorg ervoor dat ueerst de supportnote volledig hebt gelezen, inclusief alle tips en relevante modulespecifieke aanwijzingen, vóórdat u de eindejaarsverwerking uitvoert.


2. Kan ik na het aanmaken van 2016 nog werken in 2015? Wat moet ik doen om de jaren weer op elkaar aan te laten sluiten?

Ja, u kunt na het aanmaken van 2016 altijd nog wijzigingen maken in 2015. U moet daarna wel de beginbalans opnieuw overnemen. Hoe dit werkt, leest u in de supportnote voor de eindejaarsverwerking. Vanaf AccountView versie 9 gebruikt u hiervoor stap 3 van de procedure. Zie voor eerdere versies de informatie in ons archief.


3. Hoe maak ik een nieuw boekjaar aan voor een geconsolideerde holding-administratie?

Voor de holding-administratie in het nieuwe boekjaar volgt u een andere procedure dan voor de dochter-administraties:

  1. Maak een modeladministratie aan op basis van de holding-administratie van 2015 met Document > Administratie aanmaken in het venster Administraties. Om de consolidatie-administratie van 2015 als model te gebruiken, moet u deze als Voorbeeldadministratie instellen in het venster Stamgegevens administratie, tab Instellingen.
  2. Nadat u de nieuwe holding-administratie hebt aangemaakt, richt u met Bewerken > Consolidatie een nieuw consolidatieschema in voor het boekjaar 2016.
  3. Nu kunt u in het nieuwe boekjaar consolideren zoals u gewend bent.

Deze werkwijze zorgt ervoor dat de holding-administratie na het aanmaken van het nieuwe boekjaar niet direct een beginbalans heeft, waardoor na consolidatie geen dubbele beginbalans in de holding-administratie aanwezig is.


4. Mijn administratie is gekoppeld aan een ander pakket, moet ik daar rekening mee houden bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar?

Als andere software via een COM-koppeling of de module AccountView .NET BackOffice Server aan AccountView is gekoppeld, dan zal daarin vaak de nieuwe administratie moeten worden aangegeven. Voor meer informatie hierover kunt u uw AccountView-leverancier raadplegen.


5. Kan ik in het oude boekjaar al budgetten voor het nieuwe jaar gaan invoeren?

Ja, u kunt in uw administratie 2015 de budgetten voor 2016 al aanmaken. Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar wordt dit als een stamgegeven gezien. Stamgegevens worden per definitie meegenomen naar het nieuwe jaar.


6. Hoe zorg ik ervoor dat mijn balansrekeningen worden leeggeboekt?

Met de module Accountants Toolkit hebt u vanaf AccountView versie 9.4 voor de eindejaarsverwerking een nieuwe optie gekregen. Grootboekrekeningen die gedurende het boekjaar een saldo opbouwen en per 1 januari weer op nul moeten beginnen, kunt u tijdens het overnemen van de beginbalans laten leegboeken. In het oude boekjaar voert u in de stamgegevens van grootboekrekeningen in het veld Leegboeken een rekeningnummer in waarop het totaalsaldo in het nieuwe jaar geboekt moet worden.


7. Waarom kan ik met Document > Administratie aanmaken het oude boekjaar niet selecteren in het veld Overnemen van?

Als in het venster Administraties de kolom Vb van het oude boekjaar is gemarkeerd, dan wordt het oude boekjaar beschouwd als voorbeeldadministratie. Druk op F6 en demarkeer het veld Voorbeeldadministratie op de tab Instellingen. Hierna kunt u bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar het oude boekjaar selecteren in het veld Overnemen van.


8. Een nieuw boekjaar aanmaken of de beginbalans overnemen duurt erg lang of AccountView lijkt vast te lopen tijdens dit proces.

Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar wordt tevens de beginbalans overgenomen. Het overnemen van de beginbalans is een proces dat in AccountView lang kan duren. Afhankelijk van de grootte van de administratie, de modulesamenstelling van uw licentie en de netwerkomgeving kan de doorlooptijd erg uiteenlopen.

De Microsoft Windows-melding "Reageert niet meer" kan hierbij naar voren komen. Dit wil echter niet zeggen dat het overnemen niet slaagt. Als er daadwerkelijk iets misgaat tijdens de bewerking zal hier bijna altijd een foutmelding vanuit AccountView op volgen. Breek daarom het proces niet af als u de melding "Reageert niet meer" ziet.

Duurt het overnemen te lang? Wacht met het afbreken van het proces en neem contact met onze Supportafdeling.

Een veelvoorkomende oorzaak dat het overnemen lang duurt is een Projecten en Uren-administratie met een erg lange historie. Wij adviseren u om de supportnote "Eindejaarsverwerking Projecten en Uren en Declaraties" te gebruiken om ervoor te zorgen dat u de hoeveelheid projecthistorie beperkt (zie het kopje Projectjournaal). Dit doet u door ervoor te zorgen dat u in het projectjournaal alleen de volledige projecthistorie overneemt voor de projecten waarvoor u alle projectmutaties in het nieuwe boekjaar wilt kunnen zien.


9. Melding "Debiteur/Crediteur moet worden ingevoerd."

Deze melding komt voor als er boekingen moeten worden gedaan in de beginbalans op rekeningen die in 2016 staan aangemerkt als type verzamelrekening Debiteur of Crediteur, maar deze gegevens niet bij de boeking zijn opgegeven. Dit is alleen mogelijk als er boekingen worden meegenomen op grootboekrekeningen die in 2015 als n.v.t. stonden aangemerkt en in 2016 van het type Debiteur of Crediteur zijn. Aan de hand van de volgende stappen kunt u dit controleren:

  1. Kies Bestand > Grootboek.
  2. Kies Beeld > Selecteren.
  3. Selecteer het veld Type verzamelrekening met de conditie Is gelijk aan en geef via de knop Lijst de waarden 2 (Debiteur) en 3 (Crediteur) op.
  4. Kies Toevoegen en kies OK.
  5. Vergelijk de overgebleven rekeningen in beide boekjaren met elkaar. Als deze lijst niet identiek is, kunt u die in 2016 aanpassen.

10. Melding "In het oude boekjaar komen boekingen voor op debiteur-/crediteurverzamelrekeningen zonder debiteur-/crediteurnummer of zonder document-/factuurnummer."

In het oude boekjaar is een boeking gemaakt op een rekening van het type verzamelrekening Debiteur of Crediteur. Bij deze boekingen is de invoer van een debiteur-/crediteurnummer en een document-/factuurnummer verplicht. Deze ontbreken in het geval van deze boeking(en).

Deze melding lost u als volgt op:

Solo-uitvoering:

  1. Kies Bestand > Grootboek.
  2. Selecteer de verzamelrekening Debiteuren.
  3. Kies Zoeken > Grootboekkaart (Ctrl+F5).
  4. Sorteer op de kolom Db/Cr en kijk op de eerste regel.
  5. a. Als dit een regel is zonder een code in de kolom Db/Cr, dan is de melding terecht en moet u deze boeking herstellen.
    b. Als dit een regel is met een code in die kolom, dan voert u deze stappen vervolgens uit voor de rekening Crediteuren.

Team- en Business-uitvoering:

  1. Kies Bestand > Journaal.
  2. Kies Beeld > Selecteren en maak de volgende selectie:
    a. Veld: Type verzamelrekening (Grootboek). 
    b. Conditie: Is gelijk aan
    c. Kies de knop Lijst en kies achtereenvolgens Debiteur en Crediteur.
  3. Kies Toevoegen en OK.
  4. Sorteer op de kolom Db/Cr en kijk op de eerste regel(s).
  5. Voor boekingen waar geen debiteur-/crediteurnummer en/of document-/factuurnummer is ingevoerd gaat u naar de gemaakte boeking toe en past u deze aan.

11. Melding "Het beginjaar van de voorgaande administratie 'X' is niet het verwachte jaar 'Y'."

Deze melding kan in de volgende gevallen optreden:

  • Het beginjaar van de nieuwe administratie is gelijk aan de al bestaande administratie. Het boekjaar van 2015 loopt bijvoorbeeld t/m 30-12-2015 en het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt vanaf 31-12-2015.
  • Er is begonnen met een gebroken boekjaar (bijvoorbeeld 01-12-14 t/m 31-12-15). Als op basis van deze administratie een nieuw boekjaar voor 2016 wordt gemaakt, dan betekent de melding dat het begin van de voorgaande administratie niet het verwachte jaar 2015 is.

De melding "Alsnog doorgaan?" wordt getoond. Door Ja te kiezen op de melding zal het nieuwe boekjaar alsnog worden aangemaakt en kan hierin prima worden gewerkt.


12. Melding "Grootboekrekening (Resultaat vorig jaar) is niet ingevoerd. Saldo van verlies- en winstrekeningen is niet nul."

Bij het overnemen van de beginbalans wordt deze melding getoond: "Veld 'Grootboekrekening (Resultaat vorig jaar)' is niet ingevoerd. Saldo van verlies- en winstrekeningen is niet nul. Alsnog doorgaan?"

Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en bij het overnemen van de beginbalans, wordt gevraagd om een resultatenrekening in te voeren. Als u twijfelt over de grootboekrekening die u hier moet gebruiken, neem dan contact op met uw accountant.


13. Melding "Veld 'Posten vorig boekjaar debet/Posten vorig boekjaar credit' is niet ingevoerd."

Bij het overnemen van de beginbalans wordt deze melding getoond: "Instellingen Financieel: Veld 'Posten vorig boekjaar debet/Posten vorig boekjaar credit' is niet ingevoerd. Overlopende posten zijn niet naar vorig boekjaar overgebracht."

Bij het overnemen van de beginbalans kunt u met de module Transitorische posten kosten of opbrengsten van boekingen in administratie 2016 ook automatisch laten 'terugboeken' naar administratie 2015. Daarvoor moet u tussenrekeningen invoeren in de instellingen van administratie 2015:

  1. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Financieel.
  2. Controleer of er rekeningen zijn ingevoerd in Transitoria debetTransitoria creditPosten vorig bj debet en Posten vorig bj credit.

In administratie 2015 mogen de perioden waar u naar 'terugboekt' niet zijn afgesloten.


14. Melding "Gevonden: Projectoverboekingen. Optie afgebroken."

Deze melding zal optreden als in het venster Projectenoverboekingen nog regels aanwezig zijn op het moment dat het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt. Als deze regels worden verwerkt of verwijderd, dan zal het nieuwe boekjaar aangemaakt kunnen worden. Met Document > Stamgegevens administratie > Projectoverboekingen kunt u deze projectoverboekingen vinden en verwijderen, of verwerken met Document > Projectoverboekingen verwerken.


15. Hoe wijzig ik de beginbalans?

De beginbalans die AccountView automatisch maakt in dagboek 900 kunt u niet wijzigen. U kunt wel op twee manieren invloed uitoefenen op de saldi waarmee het nieuwe boekjaar begint:

  • De correcties boekt u in het vorige boekjaar, bijvoorbeeld in periode 13 of 14. Daarna neemt u de beginbalans over zodat beide boekjaren weer op elkaar aansluiten.
  • De correcties boekt u in het nieuwe boekjaar. Hiervoor maakt u een dagboekbladzijde aan in een memoriaaldagboek dat u voor de correcties gebruikt. De boekingen plaatst u in periode 0.

16. Hoe kan ik een automatisch overgenomen beginbalans verwijderen?

U wilt de beginbalans zelf inboeken in plaats van de beginbalans te gebruiken die is aangemaakt door AccountView. Deze automatisch geboekte beginbalans verwijdert u als volgt:

  1. Kies Document > Administratie aanmaken in het venster Administraties.
  2. Markeer Lege administratie op basis van voorbeeldadministratie, en maak een administratie aan.
  3. Selecteer uw nieuwe boekjaar in het venster Administraties.
  4. Kies Document > Overnemen > Beginbalans, selecteer de aangemaakte lege administratie in Overnemen van, en voltooi de wizard. De automatisch geboekte beginbalans wordt verwijderd.

17. Hoe kan ik het beginsaldo van mijn dagboek wijzigen?

Het beginsaldo van bank-, kas- of girodagboeken kunt u achteraf nog wijzigen met Bewerken > Beginsaldo, als u de eerste bladzijde van het dagboek opent.

Let op: U dient eerst de bladzijde van het dagboek te bewaren, voordat u het beginsaldo kunt wijzigen.


18. Waarom staat de beginbalans in het laatste boekjaar dubbel geboekt na het overnemen van de beginbalans van het ene naar het andere boekjaar?

U hebt afgelopen jaar waarschijnlijk met Document > Converteren > Administratiepakket twee boekjaren uit een ander pakket in AccountView overgenomen. Daarbij wordt automatisch een beginbalans geboekt in dagboek CNV, bladzijde 1. Als u op een later moment in AccountView in de administratie een beginbalans overneemt, wordt deze geboekt in dagboek 900, bladzijde 1. U kunt dit oplossen door bladzijde 1 van dagboek CNV te verwijderen


19. Hoe stel ik volgnummers (bijvoorbeeld factuurnummers) in waarmee in het nieuwe boekjaar wordt gestart?

Zo stelt u bijvoorbeeld factuurnummers in voor de module Facturering:

  • Kies Opties > Instellingen > Volgnummers.
  • Kies Wijzigen om de nummering te wijzigen.

Let op: Als u verkoopfactuurnummers op een ander punt wilt laten starten dan moet dit nummer worden gewijzigd voordat de eerste factuur wordt verwerkt. Na het verwerken van de eerste factuur is het niet meer mogelijk in het nieuwe boekjaar het factuurnummer naar een lager nummer te wijzigen.

Zie voor meer informatie de supportnote "Factuurnummers en betalingsreferenties".


20. Alle boekingen op debiteuren of crediteuren zijn meegenomen naar het nieuwe boekjaar.

Na het aanmaken van het nieuwe boekjaar of het overnemen van de beginbalans worden de openstaande posten van de debiteuren of crediteuren per het einde van het vorige boekjaar dubbel in de beginbalans van het nieuwe boekjaar overgenomen. Ook reeds betaalde posten staan op de beginbalans, inclusief de betaling.

Waarschijnlijk is het veld Tussenrekening ten onrechte gemarkeerd in de stamgegevens van de grootboekrekening Debiteuren of Crediteuren. Hierdoor worden de reeds betaalde posten meegenomen naar het nieuwe boekjaar.

Als u niet beschikt over dit veld, vraag dan uw accountant of deze het veld wel voor u kan demarkeren.

Nadat u dit veld in beide boekjaren hebt gedemarkeerd, neemt u de beginbalans opnieuw over.


21. Kan ik na het aanmaken van 2016 nog stamgegevens (zoals debiteuren) aanmaken of wijzigen in 2015?

De hoofdregel is dat stamgegevens alleen worden overgenomen bij het aanmaken van 2016. Wijzigingen die u na het aanmaken van 2016 nog doet in stamgegevens in 2015, worden niet overgenomen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een adreswijziging van een debiteur; deze zult u handmatig ook in 2016 moeten doen.

Nieuwe stamgegevens kunnen in sommige gevallen wel worden overgenomen. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk is voor een boeking die moet worden meegenomen. Als bijvoorbeeld een nieuwe debiteur een openstaande post heeft dan wordt de debiteur aangemaakt in het nieuwe boekjaar bij het overnemen van de beginbalans.

Let op! Deze regels gelden ook voor de openstaande posten. Als een overgenomen post wordt gewijzigd in administratie 2015 (zoals de betalingsconditie of omschrijving), dan kan dit niet worden overgenomen naar administratie 2016. Met de menu-optie Bewerken > Betalingscondities of Bewerken > Omschrijvingen in het venster Openstaande posten kunt u deze velden wijzigen voor openstaande posten die hun oorsprong in 2015 hebben. Het is dus verstandig zoveel mogelijk in 2016 te werken na het aanmaken van het nieuwe boekjaar.


22. Ik zie in 2016 onverwachte boekingen met als omschrijving 'Beginbalans project 2016' en 'Tegenboeking beginbalans projecten'.

Deze boekingen zijn nodig om de kostenplaatshistorie te vullen. U kunt onder Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Financieel II met de instelling Eindejaarsverwerking regelen in hoeverre deze uitsplitsing moet plaatsvinden. Als u dit achteraf wilt aanpassen, zult u deze instellingen moeten aanpassen in de administratie 2016 en daarna opnieuw de beginbalans moeten overnemen van 2015.


23. Kan ik bij het verwerken van bankafschriften in 2016 via Document > Betalingen onderweg ook betalingsbatches ophalen die ik in 2015 heb gemaakt?

U kunt bij het boeken van het bankafschrift de batch ophalen, ook als deze afkomstig is van 2015. Deze boeking zal in eerste instantie echter niet met het juiste teken worden aangemaakt; de boeking zal debet geboekt worden waar deze credit wordt verwacht. Om dat nog te verhelpen kunt u de regel selecteren en het teken omdraaien met Bewerken > Dagboekregel > Bedrag +/- (Ctrl+R).


24. Ik heb 2016 aangemaakt, maar de overgenomen financiële voorraad klopt niet.

Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar worden de voorraadaantallen overgenomen in een (begin)voorraadbladzijde. Hierin wordt de financiële (ook wel verwerkte) voorraad van 2015 opgeboekt. Als de beginvoorraad in 2016 niet klopt kunt u de oorzaak achterhalen door de financiële voorraad in 2015 te analyseren. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld het rapport Voorraadoverzicht met de optie Financieel.

Een veelvoorkomende oorzaak voor een onverwachte stand van de financiële voorraad, is dat de beginvoorraadbladzijde van 2015 nooit definitief is verwerkt. Hierdoor staan deze aantallen nog onder 'voorraadmutaties' en komen deze aantallen dus niet mee naar 2016. Als dit het geval is, zal de bladzijde alsnog verwerkt moeten worden. Kies hiervoor in 2015 Bestand > Handel > Voorraadbladzijden en kijk of u hier de beginvoorraadbladzijde nog ziet staan. Als dit het geval is, kunt u deze in periode 0 verwerken met de optie Document > Voorraadbladzijden journaliseren.

Zie voor meer informatie en alle andere aandachtspunten en controles wat betreft de eindejaarsverwerking in combinatie met een voorraadadministratie onze supportnote "Eindejaarsverwerking Voorraad".