U vraagt zich af waarom er geen bankafschriften meer worden gehanteerd. Dit werkte altijd uitstekend.
Dit heeft de volgende redenen.
- De banken gaan de groepering per afschrift (of per dag) met bijbehorend begin- en eindsaldo bij de automatische bankkoppeling loslaten en transacties vaker dan één keer per dag aanbieden. De banken bieden hierbij geen saldo-informatie aan die te relateren valt aan een stand t/m een bepaalde transactie, dus AccountView kan dergelijke saldo-informatie ook niet inlezen.
- Bij deze wijze van aanbieden van de gegevens door de bank bij de automatische bankkoppeling zou in versie 11 en eerder elke afzonderlijke transactie in een apart afschrift worden ingelezen.
In versie 12 hebben we er daarom voor gekozen het omhulsel van het afschrift niet meer te gebruiken, zodat de transacties na inlezen gelijk allemaal zichtbaar zijn en om een saldocontrole per ingelezen regel toe te passen.
U vraagt zich af hoe u nu snel kunt werken met losse transacties. U was gewend dit in een afschrift te doen.
U moet nu inderdaad per regel die niet correct wordt herkend, aanpassingen doen. Leest u onderstaande tips en kijkt u de instructievideo's voor alle tips en trucs.
-
Meestal is het subvenster Bankmutatie onder de lijst met bankmutaties geplaatst. Maar om meer overzicht op de lijst van bankmutaties te houden kunt u er ook voor kiezen dit subvenster rechts van de lijst te plaatsen. Zeker als u een lange lijst met bankmutaties hebt, is dit wellicht de beste opstelling voor u. U zet de schermen naast elkaar door rechtsboven in het subvenster op het pictogram te klikken dat in de volgende afbeelding rood omlijnd is:
Deze instelling wordt opgeslagen. De volgende keer dat u Bankmutaties opent, staan de vensters weer verticaal geschikt.
-
U opent met Enter of F6 de eerste bankmutatie die u wilt aanvullen of wijzigen. Bovenaan ziet u de lijst met bankmutaties en onderaan ziet u de geselecteerde en geopende bankmutatie. Zie deze afbeelding:
Plaats de muisaanwijzer in het veld dat u wilt bewerken of gebruik daarvoor de menukeuzeletter (Alt + onderstreepte letter). Als u uw laatste handeling in deze bankmutatie hebt gedaan en u de volgende regel wilt bewerken, dan drukt u op Page Down (op het toetsenbord). Als de wijziging nog niet is bewaard, dan toont AccountView deze vraag:
Drukt u op Enter, dan worden de wijzigingen bewaard (dit is hetzelfde als op Ja/Yes klikken) en gaat AccountView meteen door naar de volgende bankmutatie. U kunt daarin meteen beginnen met het aanbrengen van uw wijzigingen.
Als u niet de volgende regel wilt muteren, maar een andere regel, dan bewaart u de zojuist gemuteerde regel door op de knop Bewaren te klikken (of door op de sneltoets Ctrl+S te drukken). Vervolgens selecteert u in het hoofdvenster Bankmutaties de gewenste regel en brengt u uw wijzigingen aan.
De toetsencombinatie Alt + menukeuzeletter om vlot naar het gewenste veld te gaan, werkt ook als de cursor nog in het hoofdvenster Bankmutaties staat.
Om optimaal te profiteren van de mogelijkheden, hebben wij korte instructiefilmpjes gemaakt. Zo leert u op welke manieren u snel uw transacties kunt boeken.
Instructievideo Bankmutaties vlot kunnen bewerken en verwerken
Aanvullend en alleen voor Online Omgeving Accountants:
Instructievideo Bankmutaties: verticaal schikken van vensters
Als u veel gelijksoortige bewerkingen wil doen op een verzameling regels, dan kan wellicht de optie Bewerken > Bankmutatie > Veld wijzigen u helpen. Zie ook de vraag "Hoe kan ik meerdere bankmutaties in bulk bewerken?" en het instructievideo "Veld wijzigen voor meerdere regels tegelijk.
Wanneer u veel gelijksoortige bewerkingen wilt doen op meerdere bankmutaties, kunt u dit ook in bulk doen.
Naast het bewerken van een losse regel, is het ook mogelijk om één veld voor alle regels, de geselecteerde of de gemarkeerde regels in het venster Bankmutaties, in bulk te wijzigen. Hiervoor gebruikt u de menu-optie Bewerken > Bankmutatie > Veld wijzigen (sneltoets Ctrl+D).
Voorbeeld
|
U wilt meerdere regels op kruisposten zetten en verwerken. Dan kunt u bij de gewenste regels met CTRL+D eerst het veld Deb/Cred leegmaken. Daarna herhaalt u dit en zet u alle regels op grootboek kruisposten. Herhaal nogmaals om het veld Doc/Fact leeg te maken. Hierna kunt u alle regels in één keer verwerken. |
Zie ook de instructievideo 'Veld wijzigen voor meerdere regels tegelijk .
U betaalt vanuit AccountView uw facturen. U vraagt zich af hoe u de afboeking op uw bankafschrift van al deze posten snel kunt verwerken.
Als u vanuit AccountView betaalbatches aanmaakt, kunt u deze als volgt zo snel mogelijk verwerken.
1. Ga naar Opties > Instellingen > Administratie > Financeel > Autom Betalingen. Markeer de administratie-instelling Automatische betaling boeken op BOW.
Op het moment dat u de betaling in AccountView aanmaakt, worden de te betalen posten al afgeboekt als openstaande post en wordt het totale saldo van alle betaalde facturen tegengeboekt op een tussenrekening.
2. Bij het aanmaken van de betaling in AccountView markeert u het veld Totaalbedrag terugmelden. Zie:
In uw bankmutaties verschijnt nu alleen de transactie van het totale bedrag van de batch. Die kunt u boeken op de eerder genoemde tussenrekening en dan bent u klaar.
Bij automatische incasso’s kunt u op een vergelijkbare manier de administratie-instelling Automatische incasso boeken op OOW (ontvangsten onderweg) en bij het aanmaken van de incasso-opdracht het vinkje Totaalbedrag terugmelden markeren.
U heeft een betaling ontvangen van een debiteur die voor meerdere facturen bedoeld is. U vraagt zich af hoe u dit kunt splitsen.
Hier is eigenlijk niets veranderd in de werking ten opzichte van vorige versies.
Zie de instructievideo 'Mutatie bedrag splitsen over meerdere openstaande posten'.
-
1. Open het venster Bankmutatie met F6.
2. Ga met Alt+A naar Doc/Fac en verwijder een eventueel aanwezige waarde.
3. Druk op F4 voor de opvraaglijst van openstaande posten.
4. Markeer met de spatiebalk de gewenste openstaande posten (de kolom Betaald bedrag krijgt dan een waarde). Wanneer u daarmee klaar bent, kiest u OK in het venster Openstaande posten (u kunt ook op Enter drukken).
5. Kies Bewaren in het venster Bankmutaties en bekijk de lijst met bankmutaties.Als u bij stap 4 meer dan één openstaande post hebt aangewezen, dan is voor elke extra aangewezen openstaande post een extra bankmutatie gemaakt, waarin de boeking per openstaande post staat.
Als de som van de te boeken bedragen per openstaande post niet precies optelt tot het ingelezen bedrag van de oorspronkelijk ingelezen bankmutatie, dan heeft AccountView nog een extra bankmutatieregel aangemaakt voor het verschil. Dit gebeurt ook, als u maar één openstaande post selecteert en daarop een bedrag boekt dat niet gelijk is aan het ingelezen bedrag van de oorspronkelijke bankmutatie.
Zo wordt gegarandeerd dat u hetzelfde bedrag boekt als het ingelezen bedrag. De verschilregel moet u nog aanvullen met informatie, bijvoorbeeld een grootboekrekening.Het enige dat iets anders werkt dan in vorige versies, is dat u de automatisch aangemaakte regels volgens de beschrijving hierboven pas in het venster Bankmutaties ziet nadat u deze wijziging in het venster Bankmutaties hebt bewaard (stap 5). In vorige versies was geen aparte stap voor het bewaren nodig om de op die manier aangemaakte regels in het venster Bankafschriften te zien.
Opmerking: Sinds versie 11.0 hebt u de mogelijkheid in het venster Stamgegevens debiteur het veld Gecombineerde betaling over posten verdelen te markeren. Hiermee wordt een dergelijke uitsplitsing over meerdere openstaande posten al bij het inlezen van de bankmutaties uitgevoerd.
U wilt een bankmutatie splitsen over meerdere kostenrekeningen. U vraagt zich af hoe u dit kunt doen.
U maakt in dit geval gebruik van de sneltoetscombinatie Ctrl+G (Bewerken > Bankmutatie > Mutatie splitsen). AccountView maakt dan een extra bankmutatie aan en kleurt beide regels rood, als teken dat ze gesplitst zijn. Als u het mutatiebedrag van de regel aanpast voordat u splitst, en daarna CTRL+G kiest, dan zal het mutatiebedrag van de tweede regel automatisch de waarde krijgen van het verschil tussen het oorspronkelijk ingelezen bedrag en de eerste regel waar u het bedrag in hebt gewijzigd. Zo blijft het saldo van de gespliste regels gelijk aan het ingelezen bedrag.
De saldocontrole zal dus op de som van deze beide regels worden toegepast. U kunt deze opdracht vaker kiezen voor dezelfde regel als u deze in meer dan twee regels wilt splitsen. Dit werkte ook al zo in het venster Bankafschriften.
Bekijk de instructievideo 'Mutatie splitsen over meerdere grootboekrekeningen'.
U heeft een bankmutatie per abuis gesplitst en wilt dit graag terugdraaien. U vraagt zich af hoe u dit doet.
Als u op een regel van een dergelijke verzameling staat, dan kunt u Ctrl+N (Bewerken > Bankmutatie > Origineel bedrag herstellen) kiezen. AccountView reduceert dan een verzameling van bij elkaar horende gesplitste regels tot één regel en maakt in die regel het mutatiebedrag gelijk aan het oorspronkelijk ingelezen bedrag.
Bekijk de instructievideo 'Ontstane verschilregel corrigeren'.
U heeft een regel of verzameling gesplitste regels en er wordt niet aan de saldocontrole voldaan. U vraagt zich af of u dit verschil snel kunt wegboeken.
Ja, u beschikt over de sneltoetscombinatie Ctrl+L (Bewerken > Bankmutatie > Aanvullen om te voldoen aan saldocontrole). Deze opdracht zal het mutatiebedrag in de geselecteerde regel zodanig wijzigen dat die regel (of de som van een verzameling gesplitste regels) voldoet aan de saldocontrole.
Voor gebruikers met de Team- of Business-uitvoering en gebruikers die werken met de online omgeving van hun accountant, is vanaf versie 12.0 Service Pack C de weergave Mutatiesplitsing toegevoegd waarmee u kunt zien wat de status is van gesplitste regels die bij elkaar horen.
U vraagt zich af of u eenvoudig de regels per bankrekening kunt bekijken of per ingelezen transactiebestand.
Ja dat kan. Daarvoor dient de lijst van het veld Mutaties van boven de bankmutaties. U kunt zo kiezen van welke bankrekening u de mutaties ziet. Of desgewenst van alle rekeningen. Zie onderstaande afbeelding:
Ook als er al bankmutaties van een ander ingelezen bankbestand of andere bankrekeningen aanwezig zijn. Als u namelijk een bankbestand hebt ingelezen, dan voegt AccountView hiervoor een regel toe aan Mutaties van, zolang de mutaties van dit bankbestand nog niet allemaal zijn verwerkt.
In bepaalde situaties kan het wenselijk zijn om regels die in de bankmutaties staan te verwijderen. U merkt echter dat niet zomaar meer kan.
Om zo veel mogelijk te garanderen dat u uitsluitend en alle ingelezen transacties en bijbehorende bedragen verwerkt, is het handmatig verwijderen van regels niet meer mogelijk in het venster Bankmutaties.
Hieronder leest in welke situaties u wat moet doen, om dubbele of ongewenste regels toch te vewijderen.
Situatie 1: U heeft hetzelfde MT940 of een Camt.053 bestand twee keer ingelezen. U wilt de dubbele regels verwijderen.
U kunt de bankmutaties van beide bestanden verwerken naar het bankdagboek en vervolgens in het dagboek Bank de transacties die dubbel zijn, handmatig verwijderen. Zie ook de instructievideo "Veld wijzigen voor meerdere regels tegelijk". Deze optie helpt om de dubbele regels zo snel mogelijk te bewerken om ze vervolgens te kunnen verwerken naar het bankdagboek en van daaruit te verwijderen.
TIP: Het per abuis dubbel inlezen van bankmutaties kan gebeuren wanneer de bankmutaties via exportbestanden van de bank worden ingelezen. Als u gebruik maakt van de directe bankkoppeling, dan is het dagelijks exporteren en importeren van bestanden niet nodig.
Situatie 2: U heeft de bankmutaties ingelezen via de directe bankkoppeling en heeft deze per abuis gesplitst. U wilt dit ongedaan maken.
U kunt een splitsing ongedaan te maken. Ga op een van de gesplitste regels staan en klik op Ctrl+N (of het menu Bewerken > Bankmutatie > Regel herstellen). Alle gespliste regels verdwijnen en de oospronkelijk ingelezen regel wordt weer hersteld.
Situatie 3: U heeft de bankmutaties ingelezen via de directe bankkoppeling en wilt om een andere reden regels hiervan verwijderen.
Bankmutaties die u binnenhaalt via de directe bankkoppeling, kunt u helemaal niet verwijderen. Ook niet als u ze doorboekt naar het bankdagboek. Dit heeft een onderliggende reden. Aan elke transactie die op deze wijze wordt ingelezen hangt een uniek kenmerk. Hiermee onthoudt AccountView welke transacties al zijn binnengehaald en welke er nog ontbreken.
U vraagt zich af hoe AccountView de saldocontrole vanaf versie 12 bewaakt. Deze werkte namelijk eerst per afschrift, maar die zijn er niet meer.
De saldocontrole wordt vanaf versie 12 per ingelezen regel uitgevoerd. Dit betekent dat óf het totale bedrag van de regel, óf de som van een set gesplitste regels gezamenlijk, gelijk moet zijn aan het ingelezen bedrag. Anders worden de regels niet verwerkt en blijft de status van de regel of van de set gesplitste regels, rood. Met Service Pack C is het niet meer mogelijk een deel van een set gesplitste regels te verwerken waarvoor het totaal van de regels niet voldoet aan de saldocontrole.
In de standaardweergave (AccountView) ziet u de kolommen Bedrag (mutatiebedrag ingevoerd op de regel) en Bedr bankmutatie (het oorspronkelijk ingelezen bedrag).
Het ingelezen bedrag van de regel is -3.000 (zichtbaar in het veld Bedr bankmut). Het enige dat de gebruiker heeft gedaan, is het bedrag in deze regel wijzigen in 3.060. Op deze manier voldoet deze regel niet aan de saldocontrole. Bij deze regel verschijnt een pictogram van een rood stopbord als teken dat deze regel niet kan worden verwerkt. Als dat toch wordt geprobeerd, dan zal AccountView deze regel niet verwerken. De saldocontrole is dus dwingend en dat is anders dan in eerdere versies, waar het alleen een waarschuwing betrof.
Opmerking: Ingelezen regels kunnen ook worden gesplitst en in dat geval wordt de saldocontrole toegepast op de hele set gesplitste regels.
U vraagt zich af hoe u de aansluiting kunt zien van uw banksaldo in AccountView met het saldo dat uw bankapplicatie toont.
Als u een exportbestand van de bank inleest, komt in het bestand een beginsaldo mee, dat u in AccountView kunt bekijken.
Kies daarvoor Zoeken > Afschrift-informatie als u het bestand in het venster Bankmutaties heeft ingelezen. In dat venster ziet u het veld Vorig saldo, dat het beginsaldo van het bestand weergeeft. Als u alle voorliggende bankmutaties van dezelfde rekening heeft verwerkt, moet het saldo op dat moment het eindsaldo van uw dagboek Bank (en ook van uw grootboekrekening Bank) zijn en dat kunt u dus controleren.
Als u werkt met een Business-uitvoering van AccountView kunt u de kolom Vorig saldo in uw Bankmutaties venster plaatsen.
Conform de nieuwe PSD2-specificaties leveren banken in de directe bankkoppeling geen saldo-informatie mee die te relateren is aan de op een specifiek moment in te lezen transacties. Daarom is het type controle dat met een ingelezen bestand nog wel mogelijk is bij de automatische bankkoppeling niet mogelijk.
We hebben wel een kolom Berekend Saldo in het venster Bankmutaties toegevoegd (en meegeleverd voor Team en Business uitvoeringen via de weergave Saldo). Deze telt de grootboekkaart bank en ingelezen bankmutaties bij elkaar op om het saldo t/m de datum van een bankmutatieregel te tonen (deze t/m datum wordt bij de berekening van het getoonde saldo ook toegepast voor de transacties op de grootboekkaart).
Voorbeeld
| Dus stel dat op de grootboekkaart Bank de transacties t/m 15 augustus zijn verwerkt en dat in het venster bankmutaties alle transacties van 16 augustus staan. De kolom Saldo zal nu de waarde tonen die gelijk is aan het saldo van de grootboekkaart plus de som van de ingelezen bankmutaties. En deze waarde kunt u aansluiten met het getoonde saldo t/m 16 augustus in uw bankapplicatie. Nadat u alle bankmutaties heeft verwerkt, moet dit ook het saldo op uw grootboekkaart bank zijn (en het eindsaldo van uw dagboek bank). |
De kolom Saldo werkt zowel bij de directe bankkoppeling als bij het inlezen van bankbestanden op deze manier en is dus bij beide werkwijzen op deze manier bruikbaar.
Werkt u met een Solo-uitvoering van AccountView? U beschikt dan niet over de kolom Saldo in het venster Bankmutaties. U kunt het verwerken van de bankmutaties het saldo van de grootboekrekening Bank en/of het eindsaldo van uw dagboek Bank aansluiten met het saldo volgens uw bankapplicatie.
Let op: om te zorgen dat de kolom Saldo op de beschreven manier zal werken, is het van belang dat in de stamgegevens van het dagboek bank het veld Verdicht boeken niet gemarkeerd staat.
Bekijk het instructiefilmpje 'Banksaldo bewaken in het venster Bankmutaties .
U vraagt zicht af hoe u nu er geen dagafschriften meer worden ontvangen toch de verwerking per dag kunt blijven doen.
U kunt (na het compleet/correct maken) alle regels van 1 dag markeren met de spatiebalk en vervolgens bij Document > Bankmutaties verwerken de optie Gemarkeerde kiezen bij Bereik.
Als het veel regels betreft, is het wellicht handiger om een snelselectie te zetten op één datum, deze regels compleet/correct te maken en vervolgens bij het verwerken de optie Alle te kiezen bij Bereik (wat neerkomt op alle regels die geselecteerd zijn in het venster). Na verwerking kunt u de selectie wissen en verdergaan met de regels van de andere dag.
Opmerkingen: Wat AccountView betreft is er geen noodzaak om deze verwerking per dag aan te houden. U kunt in dit voorbeeld ook de regels van twee dagen in één verwerkingsslag doorboeken, of desgewenst in meer dan twee. Het enige dat u dan niet hebt, is een aansluitingscontrole tot en met de eerste dag. Maar na de verwerking van alle mutaties hebt u wel een aansluitingscontrole tot en met de tweede dag (zie ook de vraag "Hoe controleer ik de aansluiting tussen mijn administratie en mijn banksaldo").
Vanaf versie 12 met Service Pack C zijn er een aantal rapporten meegeleverd die u hierbij kunnen helpen.
U heeft bankrekeningen die een andere valuta hebben dan uw administratie. U vraagt zich af of u hier ook de mutaties van kunt inlezen.
Ja, dat kan. In AccountView heeft u hier de module Uitgebreide Vreemde Valuta voor nodig. Als uw bank een directe bankkoppeling heeft met AccountView, zal de rekening in vreemde valuta ook via deze koppeling in AccountView kunnen worden ingelezen, als uw bank dit ondersteunt. Zie ook onze tips en trucs: Bankafschriften in vreemde valuta inlezen.
Indien u niet over deze module beschikt maar wel een vreemde-valuta-rekening heeft die hetzelfde IBAN-nummer heeft als uw euro-rekening, zorg dan dat u bij de eigenschappen van het vreemde valuta bankdagboek op het tabblad bankgegevens het veld Ibannr leeg hebt gemaakt. Anders kan AccountView niet de regels inlezen van de euro-rekening.
U kunt dit regelen via de stamgegevens van het inkoopdagboek, tabblad Omschrijvingen. Zie ook "Factuurnummers en betalingsreferenties".
Als u gebruikmaakt van Betalingen onderweg (BOW) of Ontvangsten onderweg (OOW), dan kunt u, bij het invoeren van uw bankafschriften in uw bankboek of bij het inlezen van bankafschriften, een betaling storneren.
1. Kies Bestand > Dagboekbladzijden (of Bestand > Financieel > Bankafschriften).
2. Open een bladzijde en selecteer een dagboekregel.
3. Kies Document > Betalingen onderweg, selecteer het betaalbestand en kies Details.
4. Selecteer de regel die u wilt storneren en kies (de-)Storneren.
5. Kies twee keer OK. Het totaal van het betaalbestand wordt nu in het dagboek geplaatst. Op een tweede regel wordt het gestorneerde bedrag als een nieuwe openstaande post aangemaakt met de oorspronkelijke datum.
Als u gebruikmaakt van de optie Betalingen onderweg (BOW) of Ontvangsten onderweg (OOW), zult u het afboeken van de openstaande posten ongedaan moeten maken. De openstaande posten zijn daarna weer beschikbaar.
1. Kies Bestand > Dagboekbladzijden.
2. Open uw dagboek 925 'Betalingen onderweg' of dagboek 955 'Ontvangsten onderweg'.
3. Selecteer de zojuist aangemaakte dagboekbladzijde.
4. Kies Bewerken > Verwijderen om de bladzijde te verwijderen.
5. U kunt de openstaande posten opnieuw markeren en het betaalbestand aanmaken.