Heel veel registreren en heel veel cijfers verzamelen zijn geen doelen op zich. Je wilt er uiteindelijk iets mee bereiken: inzicht. Het verzamelen van gegevens kost moeite en tijd. Kosten die iets opleveren noem je een investering. Kosten die niets opleveren noem je een verlies. Dus wat wordt het? Verloren tijd? Of geïnvesteerde tijd?
Er ontstaat vaak weerstand wanneer mensen gevraagd worden om opeens uren te gaan registreren. Of een overzicht bij te houden van de verkoopactiviteiten. Het voelt dan als verloren tijd. Het is dus erg belangrijk om er een kader bij te geven. Wat is de reden dat je die gegevens wilt verzamelen? Is het nuttig voor je projectorganisatie en zelfs in het belang van de mensen? Dan is de weerstand een stuk lager. Zo werkt dat ook voor inzicht. Wanneer je een helder kader schept, kun je je inzicht beduidend verhogen. Hoe specifieker je het maakt, hoe groter wordt je inzicht. Het inzicht dat je krijgt met ‘ik wil weten hoe mijn bedrijf ervoor staat’, heeft een andere diepgang dan wanneer je wilt weten ‘hoe is het resultaat van mijn bedrijf tot stand gekomen’. En wanneer je er van maakt ‘hoe is het operationele resultaat van mijn bedrijf tot stand gekomen’ ga je nog een stap verder.
Wanneer je een helder kader schept, kun je je inzicht beduidend verhogen
Met antwoord op deze laatste vraag weet je niet alleen waar je staat, je kunt ook zien wat voor dit resultaat heeft gezorgd en indien nodig veranderingen doorvoeren in je organisatie om het resultaat te verbeteren. Je merkt meteen dat het aanbrengen van een duidelijk kader rond het gewenste inzicht er direct ook voor zorgt dat je meer gegevens gaat gebruiken. En daarmee verdient de tijd die geïnvesteerd wordt in het vastleggen van de verwachtingen en resultaten zich terug.
Software helpt je efficiënt te registreren en betrouwbaar te rapporteren
Afhankelijk van de inzichten die je wenst (en die nu wellicht missen of veel tijd kosten om te verkrijgen) is er een passende softwareoplossing die je organisatie kan helpen. Visma heeft voor projectorganisaties een stappenplan gemaakt om je te helpen je doelen helder te krijgen en de juiste vragen te stellen.
[author image=”https://nl.visma.com/blog/wp-content/uploads/sites/9/2015/10/NielsOlthuisblog.jpg” ]
Niels Olthuis is Product Marketeer Visma Severa bij Visma Software[/author]
