Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord

Wat betekent XBRL/SBR voor mijn praktijk?

De voordelen

Over de voordelen van XBRL/SBR wordt al jarenlang veel gezegd en geschreven. Zowel zin als onzin. Eén ding hebben alle theorieën gemeen: de voordelen moeten nog gerealiseerd worden. Er zijn nog geen concrete praktijkcases die uitwijzen wat administratie- of accountantskantoren hebben bespaard door het gebruik van XBRL/SBR.

Visma Software heeft een eigen innovatieve theorie over de te realiseren voordelen door het gebruik van XBRL/SBR. Dat begint met het serieus nemen van de situatie waarin we nu verkeren. Uw kantoor heeft niet voor niets de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in IT, software en hardware, en in procesoptimalisatie. Over het algemeen zijn de (rapportage-)processen zo goed en efficiënt ingeregeld, dat het opstellen van een jaarrekening door het gebruik van XBRL/SBR niet veel sneller zal gaan. Daarnaast gelooft Visma Software ook niet in voordelen als het besparen op enveloppen en porti, dat zijn aspecten in de kantlijn. Waar het bij het gebruik van XBRL/SBR om gaat, is een serieuze optimalisatieslag door het inzetten van nieuwe technieken en tools. Het opstellen van een jaarrekening gaat niet sneller in dezelfde jaarrekeninggenerator met vervolgens een omzetting naar SBR-formaat. Het opstellen van een jaarrekening gaat wél sneller als u de administratie automatisch hebt gecontroleerd, automatisch wordt gewezen op welke toelichtingen ingevuld moeten worden en welke gegevens gespecificeerd moeten worden en u daarvoor geen jaarrekeninggenerator meer nodig hebt. Dan wordt u (gedurende het jaar) automatisch op onvolkomenheden in de administratie gewezen en hoeft u daar bij het rapporteren geen tijd meer aan te besteden. Dát gaat u veel tijd opleveren!.

Visma Software ziet XBRL/SBR dan ook als dé standaard voor uitwisseling van financiële gegevens die als formaat op zich niet zonder meer toegevoegde waarde heeft voor de accountant en de ondernemer, maar werkt als katalysator voor het optimaliseren van de processen op het administratie- en accountantskantoor. Met andere woorden: het uitsluitend gebruiken van XBRL/SBR als exportformaat van jaarrekeningen of andere rapportages die u op dezelfde manier als voorheen opstelt, levert u nauwelijks voordeel op. Daarentegen levert het gebruik van XBRL/SBR in een proces, dat gedurende het jaar waakt over de juistheid en volledigheid van de administratie en u stapsgewijs wijst op noodzakelijke toelichtingen en specificaties, u grote efficiencywinst op. Deze theorie wordt al in de praktijk bewezen. Deze procesoptimalisatie bevat twee belangrijke elementen: de geautomatiseerde controle van de administratie enerzijds en het stapsgewijs helpen bij toelichtingen en specificaties anderzijds. Wij lichten deze twee aspecten hieronder toe.

Geautomatiseerde controle van de administratie

Over het algemeen leidt een Werkprogramma u door alle noodzakelijke controles op juistheid en volledigheid van de administratie. Daarnaast zien we in praktijk dat veel kantoormedewerkers, op basis van ervaring, nog een aantal ‘niet gedocumenteerde checks’ uitvoeren. Eventjes wat grootboekkaarten vergelijken of even controleren of alle facturen erin staan. Deze ‘cijfermatige controles’ (niet in de zin van wettelijke controles) worden met Samenstel-assistent van AccountView geautomatiseerd. Alle cijfermatige controles op juistheid en volledigheid van de administratie kunnen in controlesets worden vastgelegd. AccountView voert de controles op door u bepaalde periodiciteit uit en toont in een overzichtelijk dashboard de uiteindelijke beoordeling van de resultaten. Door ‘stoplichten’ wordt u getoond welke controles in orde zijn bevonden – en waar u dus geen aandacht aan hoeft te besteden – en welke controles niet in orde zijn bevonden. AccountView legt u dus niet alle controlerapporten voor, maar wijst u uitsluitend op die onderdelen van de administratie die niet correct zijn. Wanneer u de controles wekelijks of maandelijks uitvoert, ‘continuous auditing’ van de administratie, dan hoeft u deze bij het opstellen van de jaarrekening niet meer uit te voeren. U bent er zeker van dat alle cijfermatige controles correct zijn. De data wordt ‘aan de poort’ gecontroleerd, en niet achteraf bij het opstellen van de jaarrekening.

Trusted party

Kwaliteit van de processen en de data is van groot belang. Bij het versturen van XBRL/SBR-rapportages zit immers geen verklaring. De Belastingdienst (Horizontaal Toezicht) en de banken willen afspraken met u of uw branchevereniging maken over de gehanteerde processen en controles. Met Samenstel-assistent borgt u de kwaliteit van uw processen. Samenstel-assistent voert niet alleen controles razendsnel voor u uit, maar legt ook alle resultaten in het dossier vast. U kunt dus klip en klaar aantonen dat en door wie alle controles zijn uitgevoerd en als ‘bewijslast’ bewaart Samenstel-assistent alle controlerapportages. Door het gebruik van XBRL/SBR in combinatie met Samenstel-assistent kunt u dus garanderen welk proces en welke checks er uitgevoerd worden. Uw cliënt, de ondernemer, kan dat zelf niet. Dat maakt u dé ‘trusted party’ voor de uitvragende partijen.

Hulp bij toelichtingen en specificaties

De jaarrekeninggeneratoren wijzen u in hun modellen op de onderdelen waar toelichtingen zijn vereist of waar gegevens gespecificeerd moeten worden. Maar wat nu als u de administratie al automatisch controleert en geen jaarrekeninggenerator gebruikt om SBR-rapportages op te leveren? AccountView XBRL/SBR helpt u hierbij. In de Nederlandse Taxonomie, het ‘woordenboek’ dat voor alle SBR-rapportages wordt gebruikt, ligt duidelijk vast welke toelichtingen en specificaties bij welke (cijfermatige) onderdelen horen en welke validaties uitgevoerd moeten worden bij het samenstellen van een SBR-rapport. Omdat AccountView de taxonomie daadwerkelijk leest en interpreteert, is AccountView ook in staat om u te wijzen op de benodigde toelichtingen en specificaties, of op validatieregels die geschonden worden. Zo weet u zeker dat een SBR-rapport aan alle eisen voldoet zonder dat u veel tijd besteedt aan het handmatig invoeren of aanpassen van de rapportgegevens.

De vraagstukken

Zoals uit het bovenstaande al blijkt zijn wij ervan overtuigd dat er nog een grote efficiencyslag in de samenstelpraktijk is te maken, met XBRL/SBR als katalysator en door het gebruik van Samenstel-assistent. Dit blijkt uit de praktijk bij onze klanten. Wat ook uit de praktijk blijkt is dat deze verandering in de processen veel kantoren voor nieuwe vragen stelt. Vragen waar Visma Software ook niet altijd het antwoord op heeft, maar die wel interessant zijn om eens over na te denken. Wij komen dagelijks bij administratie- en accountantskantoren over de vloer waar we ook spreken over deze onderwerpen en hebben daardoor een goed beeld van de heersende marktopinie ten aanzien van een aantal vraagstukken. Enkele van deze ‘vraagstukken uit de praktijk’ treft u hieronder aan. Wij nodigen u graag uit mee te discussiëren over deze actuele onderwerpen.

Vraagstuk 1:
Met het realiseren van extra efficiency – door inzet van XBR/SBR en Samenstel-assistent – schrijven we minder uren op onze cliënten. Wat daarmee te doen?

In de praktijk treffen wij een aantal scenario’s aan:

  1. De nota naar cliënten daalt en daarmee de omzet. Het is zaak om extra cliënten te werven om de omzet op peil te houden.
    Het enige voordeel dat dit scenario oplevert is – als u er in slaagt om extra cliënten te werven – dat u uw risico spreidt. Meer cliënten betekent minder risico als een cliënt vertrekt.
  2. De uren die we per cliënt minder maken aan administratieve dienstverlening zetten we om naar hoger getarifeerde adviesuren.
    Dit scenario levert u bij dezelfde capaciteit een hogere omzet op en vaak ook een hogere cliënttevredenheid. Door uw adviesdienst levert u een hogere toegevoegde waarde dan met alleen de noodzakelijke administratieve dienstverlening. Maar let op de valkuil: er zijn andere competenties nodig voor het verlenen van adviesdiensten dan voor administratieve diensten. Met andere woorden: vaak kunnen dezelfde medewerkers niet de slag maken naar adviseurs en is het nodig nieuwe medewerkers te werven.
  3. We rekenen niet meer ‘uurtjefactuurtje’ af, maar verkopen onze diensten als producten. Hierdoor stijgt de kantoormarge.
    Dit scenario wordt steeds aannemelijker, zeker als we de samenstelpraktijk vergelijken met een productieproces. U investeert in software en gaat daardoor steeds efficiënter werken, vergelijkbaar met een productiebedrijf dat investeert in een fabricagelijn. Deze producten worden ook niet afgerekend op de tijd die er is besteed om ze te maken, maar op de toegevoegde waarde. U kunt dat met uw diensten ook zo doen: investeren om het ‘productieproces’ van de samenstelpraktijk zo efficiënt mogelijk te maken en uw diensten als producten af te rekenen. De omzet blijft gelijk terwijl u tijd overhoudt voor nieuwe cliënten of voor diensten aan uw bestaande cliënten die u voorheen niet kon leveren. Hierdoor stijgt de omzet en uw kantoormarge.

Vraagstuk 2: 
Visma Software heeft als doelstelling voor ogen dat onze software uw kantoor helpt een hogere kantoormarge te realiseren. In de meeste gevallen betekent dit dat kantoren meer adviesdiensten gaan verlenen, tegen hogere tarieven dan de administratieve dienstverlening (zie scenario’s hierboven). Een vraag die vaak gesteld wordt: welke cliënten zijn nu eigenlijk adviescliënten?

In de praktijk zien we een aantal scenario’s:

  1. Grotere cliënten hebben vaak eerder behoefte aan advies dan kleinere cliënten. Aangezien grotere bedrijven ook vaak cliënt zijn bij grotere kantoren is het voor grotere kantoren relatief gezien gemakkelijker om adviesdiensten te leveren. Het probleem dat optreedt heeft veelal te maken met de beschikking over de juiste competenties, de echte adviseurs.
  2. Kleinere kantoren met kleine cliënten (incl. de eenmanszaak, de zzp’er) zijn vaak stellig van mening dat deze kleine cliënten géén adviescliënten zijn en kunnen worden. Bij deze kantoren blijft administratieve dienstverlening dan ook het (hoofd)product dat wordt geleverd. Het wordt echter steeds moeilijker om zich daarop te onderscheiden, in prijs te concurreren met grotere kantoren die op vaste tarieven afspraken maken en om cliënten vast te houden.
  3. Er zijn steeds meer (vaak middelgrote) kantoren die kleine cliënten wél willen ontwikkelen tot adviescliënten. Deze kantoren gaan er in eerste instantie toe over om producten af te rekenen in plaats van ‘uurtjefactuurtje’. De tijd die per cliënt ‘bespaard’ wordt – bijvoorbeeld door het gebruik van Samenstel-assistent – wordt alsnog aan de cliënt besteed, bijvoorbeeld voor het opstellen van kwartaalrapportages. Deze rapportages worden met toelichting aan de cliënt aangeboden. Een deel van de cliënten waardeert deze ‘service’ (die feitelijk in gedekte uren is gerealiseerd), raakt op deze manier meer betrokken bij zijn administratie en gaat de relatiebeheerder vragen stellen. Zo worden deze cliënten wél adviescliënten.

Gerelateerde artikelen

Artikel Accountancy Nieuws ‘continuous auditing’