Automatiseren inkomende facturenstroom met AccountView voor de controller

Inkomende facturenstroom automatiseren

Bent u veel tijd kwijt aan het verspreiden en afhandelen van inkoopfacturen? En ontbreekt het u aan actueel inzicht in uw projecten omdat kosten pas laat worden ingeboekt? Met Inkomende Facturenautorisatie (IFA) van Visma Software kunt u de facturenstroom automatiseren.

Binnen mkb-bedrijven gaat vaak nog veel tijd verloren aan het registreren, verspreiden en accorderen van inkomende facturen. Omdat dit proces niet altijd gestroomlijnd verloopt, raken facturen zoek of worden ze betaald zonder goedkeuring van de budgethouder. Met IFA automatiseert u de facturenstroom; inkoopfacturen worden bij binnenkomst ingescand en op basis van een workflow ter goedkeuring aangeboden aan de budgetverantwoordelijke of de projectleider. De in AccountView vastgelegde regels zorgen ervoor dat de factuur altijd terechtkomt bij en goedgekeurd wordt door de juiste personen. Achteraf is ook precies te zien wie op welk tijdstip akkoord heeft gegeven voor de kosten.

Geautomatiseerde factuurinvoer

Na ontvangst worden de facturen ingescand. Door OCR-interpretatie (automatische tekenherkenning) wordt vervolgens automatisch informatie uit de factuur gehaald zoals crediteur, totaalbedrag, factuurdatum, enzovoort. Deze informatie wordt direct gebruikt om de factuur te registreren in de boekhouding (facturen in behandeling). Hierdoor is uw boekhouding altijd compleet en actueel zonder dat hiervoor een menselijke handeling noodzakelijk is. Dat zorgt voor een grote tijdbesparing op het registreren van de inkomende facturen.

Facturen vlot accorderen door de juiste persoon

De budgetverantwoordelijke of de projectleider heeft door de workflow in IFA direct inzicht in wie de factuur vóór hem heeft behandeld en wie deze eventueel nog na hem dient te accorderen. De factuur zelf is als digitaal document beschikbaar en kan meteen op juistheid beoordeeld worden. Het rondzwerven van facturen in de organisatie is verleden tijd. Uw medewerkers kunnen de facturen sneller en gemakkelijker accorderen en uw administratie is altijd up-to-date.

Volledige integratie

IFA is volledig geïntegreerd met de financiële en eventueel de projectadministratie van AccountView. Hierdoor zijn alle gegevens beschikbaar in één geïntegreerd systeem. Zo worden bijvoorbeeld de medewerkers en de workflow gebruikt zoals u dit heeft vastgelegd in AccountView in IFA en de gescande facturen beschikbaar gemaakt binnen AccountView.

IFA biedt op verschillende niveaus voordelen voor de organisatie. Een aantal voorbeelden:

Voordelen

Voor de controller:

facturen worden meteen bij binnenkomst ingescand; zoekraken binnen de organisatie is verleden tijd
managementrapportage wordt betrouwbaarder en daardoor waardevoller. De budgethouders hebben de kosten al goedgekeurd. Eventuele discussies gaan dus niet meer over of de juiste kosten zijn geboekt, maar over de reden van budgetoverschrijding
altijd inzicht in de kosten, ook in kosten die nog niet zijn afgehandeld binnen de organisatie
de fiatteringsprocedure wordt zowel eenvoudiger als stringenter. Omdat de procedure volledig geautomatiseerd is, verloopt deze soepeler én op de door u gewenste en vastgelegde manier
liquiditeitsverbetering; inkoopfacturen worden sneller worden geboekt waardoor de btw in de juiste periode wordt teruggevraagd

Voor de budgetverantwoordelijke of projectleider:

beter inzicht in de op zijn budget/project geboekte kosten omdat deze altijd zijn bijgewerkt
automatisch inzicht in de voor hem relevante facturen en uitsluitend die facturen controleren die voor hem bestemd zijn
snellere beschikbaarheid van inkomende facturen, meer tijd om deze te controleren en te fiatteren
minder tijd kwijt aan fiatteren; er hoeft niet meer met post-its of aanvullende e-mails gewerkt te worden
gewenste betrokkenheid leidinggevende voor fiattering vanaf een bepaald bedrag verloopt automatisch via de workflow in IFA

Voor de crediteurenadministratie:

facturen worden door middel van scanning direct in het systeem ingebracht
facturen komen automatisch bij de juiste projectleider terecht
facturen kunnen niet meer zoekraken, deze gaan immers digitaal de workflow in
ook niet-gefiatteerde facturen zijn vanuit het systeem (AccountView) inzichtelijk
de btw wordt in de juiste periode geboekt
crediteurenadministratie kan een heldere terugkoppeling geven op openstaande postenoverzichten van crediteuren
na fiattering worden de facturen direct financieel afgewerkt in de financiële en projectadministratie

Meer informatie