Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Financieel

IBAN- en BIC-gegevens vastleggen voor uw relaties in Mamut

Mamut Support ID: M-02025115
Product: Mamut One
Laatst bijgewerkt: 21 november 2013

Omschrijving

Voor SEPA-betalingen en -incasso’s kunnen alleen IBAN-nummers worden gebruikt. Het is dus van cruciaal belang dat deze gegevens aanwezig zijn binnen uw administratie(s) om straks met behulp van de nieuwe SEPA-formaten succesvol betaalopdrachten of incasso’s uit te voeren of bankafschriften in te lezen.

In dit artikel worden twee mogelijkheden beschreven om IBAN-nummers en BIC-codes vast te leggen in de stamgegevens van debiteuren en crediteuren in uw bedrijfsdatabase(s).
U kunt de nieuwe wizard in de Import/Export-module gebruiken om een bestand met meerdere bankrekeningnummers te importeren, en/of handmatig de gegevens vastleggen op de relatiekaarten in Mamut. Welke keuze (of combinaties hiervan) u gaat gebruiken, hangt af van uw situatie of voorkeur.

Lees voor het uitvoeren van de stappen eerst het volledige artikel door. Tevens gaan wij ervan uit dat u eerst onze SEPA-pagina en het bijbehorende stappenplan heeft doorgenomen, voordat u aan de onderstaande stappen begint.

1. Bankgegevens importeren/exporteren m.b.v. de wizard

Na de installatie van minimaal versie 17.1 wordt de wizard IBAN/BIC importeren/exporteren geïntroduceerd. Met deze wizard exporteert u alle Nederlandse bankrekeningnummers uit een bedrijfsdatabase naar een CSV-bestand dat u zonder verdere bewerkingen kunt aanleveren bij IBAN BIC SERVICE (of een andere externe dienstverlener). De door u gekozen internetservice (wij gaan in het vervolg van dit artikel uit van IBAN BIC Service) vult het bestand met bankrekeningnummers aan met IBAN-nummers en BIC-codes, waarna u deze weer in Mamut kunt importeren.

De stappen zijn als volgt:

  1. Exporteer de bankrekeningnummers van uw Nederlandse relaties
  2. Laat het bestand aanvullen met IBAN-nummers en BIC-codes door de IBAN BIC Service
  3. Controleer het aangevulde bestand
  4. Importeer het aangevulde bestand in Mamut

Doorloop deze stappen om de bankgegevens te exporteren/importeren.
Indien u in meerdere bedrijfsdatabases IBAN-nummers en BIC-codes wilt toevoegen, herhaalt u de stappen per bedrijfsdatabase.

a. Exporteer de bankrekeningnummers van uw Nederlandse relaties
U gaat als volgt te werk om bankrekeningnummers te exporteren:

  1. Ga naar Bestand – Exporteren – Import/Export – Import/Export.
  2. Log in als supergebruiker (u dient volledige toegang te hebben in het programma). 
  3. Kies voor Exporteren. 
  4. Kies voor IBAN/BIC exporteren.
  5. Kies in de volgende stap de gewenste bedrijfsdatabase en naast Bestand de locatie waar u het bestand wilt opslaan. 
  6. Klik op Voltooien.

In het scherm Export Voltooid kunt u indien gewenst op Open klikken om direct het bestand in te zien. In het bestand worden het bankrekeningnummer en bijbehorende relatienummer gescheiden door een puntkomma-teken. Indien u relaties heeft met meerdere bankrekeningnummers, wordt hiervoor een aparte regel aangemaakt in het bestand. Bij het exporteren kijkt Mamut naar relaties waarbij in de instellingen voor de bankrekening “Nederland” is aangegeven (in de relatiekaart – tabblad Overige Info – klik op Bewerken naast het veld Bankrekeningnr. – Land: Nederland). Voor klanten bij wie hier een ander land is ingesteld, zult u de IBAN- en BIC-gegevens handmatig moeten toevoegen.

b. Vul het bestand aan met IBAN-nummers en BIC-codes

Vervolgens kunt u het bestand inlezen bij IBAN BIC SERVICE. Om een bestand met meerdere rekeningnummers te kunnen inlezen, dient u zich eerst te registreren. Lees voordat u dit doet, eerst de gebruikersvoorwaarden en veelgestelde vragen door op de website van de IBAN BIC Service. 
Nadat u zich heeft geregistreerd, heeft u tevens toegang tot de gebruikersinstructies, waarin onder meer de procedures voor het uploaden van het bestand wordt beschreven. Lees deze documentatie door voordat u uw bestand(en) inleest. Het door Mamut gegenereerde bestand voldoet standaard aan het (punt)kommagescheiden CSV-formaat, dat zonder bewerkingen kan worden ingelezen bij IBAN BIC Service.

c. Controleer het aangevulde bestand

U ontvangt van de IBAN BIC Service een notificatie wanneer u het aangevulde bestand kunt downloaden. Normaliter is dit volgens IBAN BIC Service binnen 24 uur. In het aangevulde bestand zijn twee kolommen toegevoegd, met het IBAN-nummer en BIC-code per bankrekening. Het kan zijn dat er voor bepaalde regels/bankrekeningnummers geen gegevens zijn toegevoegd. In dat geval is het bankrekeningnummer door IBAN BIC Service ongeldig bevonden. Oorzaken hiervoor kunnen een onjuist aantal tekens zijn, het gebruik van spaties of punten. Raadpleeg voor meer informatie de veelgestelde vragen op de website van IBAN BIC Service. 
Bij de relaties voor wie de IBAN- en BIC-gegevens in het bestand ontbreken, kunt u altijd achteraf handmatig het IBAN-nummer en de BIC-code toevoegen (zie verderop in dit artikel). Houd er rekening mee dat indien er lege waarden voor IBAN en BIC in het bestand aanwezig zijn de IBAN/BIC-gegevens van de desbetreffende klanten in uw database worden overschreven met een blanco waarde.

d. Importeer het aangevulde bestand in Mamut

Let op: Maak voordat u gegevens importeert altijd eerst een volledige backup, via Bestand – Back-up – Back-up maken.

Hierna kunt u het aangevulde bestand importeren via:

  1. Bestand – Importeren – Import/Export – Import/Export.
  2. Log in als supergebruiker (u dient volledige toegang te hebben in het programma). 
  3. Kies voor Importeren.
  4. Kies voor IBAN/BIC Importeren.
  5. Kies in de volgende stap de gewenste bedrijfsdatabase en blader naast Bestand naar de locatie waar u het bestand heeft opgeslagen.
  6. Klik op Voltooien.

Alle in het bestand aanwezige IBAN- en BIC-gegevens worden nu naar Mamut overgezet naar de bijbehorende relaties.

Aandachtspunten aangaande het importeren/exporteren van bankgegevens:

  • Mamut exporteert alle relaties bij wie in de instellingen voor de bank Nederland is aangegeven; het land dat in de adresgegevens op de relatiekaart is aangegeven speelt hierbij geen rol.
  • Relaties waarbij geen bankrekeningnummer aanwezig is, worden niet meegenomen bij het doen van de export.
  • “Ongeldige” bankrekeningnummers (denk hierbij aan punten of spaties) zullen wel worden geëxporteerd. Aangezien de IBAN BIC Service deze niet zal aanvullen, is het raadzaam uw exportbestand door te nemen op foutieve waarden. U kunt dergelijke rekeningnummers in uw database indien nodig eerst aanpassen, om vervolgens een nieuwe export te doen.
  • Indien uw bestand niet wordt geaccepteerd door de IBAN BIC Service, raadpleeg dan de documentatie op de website om de oorzaak hiervan te achterhalen.

2. Handmatig IBAN-nummers en BIC-codes vastleggen

Tevens is er de mogelijkheid om handmatig IBAN- en BIC-gegevens vast te leggen in Mamut. Hiervan kunt u bijvoorbeeld kiezen als u nog maar voor een relatief klein aantal relaties de gegevens hoeft toe te voegen, of voor de relaties bij wie via de IBAN/BIC importwizard geen gegevens zijn toegevoegd.

In de relatiekaarten (Beheer - Relatie – Relatiebeheer) kunt u in het tabblad Overige Info naast het veld Bankrekeningnr. kiezen voor Bewerken om de bankgegevens van een relatie te openen. Hier kunt u bij de velden IBAN en Swift/BIC de gegevens invoeren. 
U kunt in Mamut nummercontrole instellen voor het IBAN-nummer, zodat er een waarschuwing verschijnt als u bijvoorbeeld een onjuist aantal tekens invoert. Deze instelling vindt u in Beheer - Instellingen - Bedrijf - Bedrijfsinstellingen – Bedrijfsgegevens – Nummercontrole.
Er zijn diverse websites op het internet waarop u voor een los bankrekeningnummer de bijbehorende IBAN- en BIC-gegevens kunt opvragen. Ook de IBAN BIC Service voorziet in een dergelijke service, zie bijvoorbeeld hier.