Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Referenties Accountants

Countus accountants + adviseurs: kwaliteitsgroei!


 

 

Sinds een halfjaar werkt men in de twintig kantoren die accountants- enadviesbureau Countus rijk is met Samenstel-assistent en Werkprogramma van Visma Software. Samenstel-assistent maakt het mogelijk om standaardcontroles - die accountants uitvoeren bij het toetsen van een administratie op juistheid en volledigheid - geautomatiseerd te laten uitvoeren. Het Werkprogramma bouwt daar vervolgens automatisch een digitaal dossier van op. Dankzij een grondige voorbereiding profiteert Countus met deze software van een grote kwaliteitsslag die merkbaar en meetbaar wordt binnen de organisatie.

Al sinds 1924 houdt Countus zich bezig met de advisering en ondersteuning van ondernemers. Vroeger vooral binnen de verschillende facetten van de agrarische sector, zoals tuinbouw en melkveehouderijen, tegenwoordig rekent men ook veel mkb-bedrijven tot de klantenkring. Of het nu gaat om een aannemer, garagebedrijf of kledingzaak, Countus beschikt over de juiste expertise om de ondernemer te adviseren. De missie van Countus luidt ‘Delen door te groeien’ en hieronder scharen de adviseurs ook zeker de eigen ambitie om in kennis en kwaliteit te groeien. Ondersteund door kritische klantenpanels én de juiste software, werkt Countus hier voortdurend aan.

Duidelijke behoefte aan automatiseringsstap

Countus werkt al geruime tijd met AccountView en een aantal jaren terug signaleerde hoofd Applicatiebeheer Jan Kasper dat de markt en het bedrijf klaar waren voor de volgende stappen bij de automatisering van de werkzaamheden. In het goed gestylede kantoor in Zwolle vertelt Kasper: “Veel standaardcontroles vonden nog plaats met papieren dossiers waardoor de ruimte voor persoonlijke interpretatie van medewerkers erg groot bleef. Zo’n werkwijze maakt het lastig om uniformiteit te waarborgen binnen een bedrijf van ons formaat. Bovendien is werken op papier veel foutgevoeliger dan geautomatiseerd werken.” “We hebben bekeken welke activiteiten van de  accountants er precies geautomatiseerd konden worden om de gewenste kwaliteitsslag te kunnen maken. Er bleek veel behoefte aan eenduidige werkwijzen voor controles en duidelijk meetbare resultaten in de vorm van elektronische dossiers. Toen we bekeken welke software in die behoeften zou kunnen voorzien, hebben we als eerste gekeken naar AccountView”, aldus Kasper. De beslissing om Samenstel-assistent en Werkprogramma te gaan gebruiken was dus snel genomen. Kasper: “Op het gebied van kwaliteit, snelheid, efficiency, papierbesparing en tijd was er voor ons veel winst te behalen.”

Nieuwe werkwijze stelt iedereen op scherp

Gevraagd naar de kracht van Samenstel-assistent en Werkprogramma, antwoordt Kasper: “De uniformiteit van de analyses zorgt voor eenheid in de dienstverlening en eenheid in de werkwijzen binnen ons bedrijf. Daardoor maken we een enorme kwaliteitsslag. Bovendien wordt de signalering van problemen eenduidiger.” Vroeger hing bijvoorbeeld de vraag of een post materieel moest worden, en of er dus een voorziening voor moest worden opgenomen, af van de interpretatie van een medewerker. Nu is dit veel strakker ingericht en worden ook de overzichten met opmerkingen bij materiële posten automatisch in het dossier opgenomen. Dit maakt risicogericht samenstellen veel efficiënter. Wat Kasper ook een grote vooruitgang vindt, is de mogelijkheid om precies te benoemen wat men moet beoordelen of controleren: “Waar vroeger op papier alleen stond ‘Beoordeel de debiteurenpositie’, zijn er nu velden met een uitleg opgenomen. Dus bovenstaande instructie wordt nu aangevuld met een tekst waarin precies de factoren worden benoemd die belangrijk zijn bij die specifieke analyse. Daardoor worden medewerkers gedwongen om na te denken over iedere vraag en iedere vraag goed te interpreteren. Het kan dus niet meer gebeuren dat een medewerker denkt dat iets niet van toepassing is, terwijl in wet- en regelgeving duidelijk staat dat dat wel het geval is. Deze nieuwe werkwijze stelt iedereen op scherp.”

Borgen van kwaliteit wordt concreet

De eerste officiële stap die de adviseurs van Countus hebben gezet met het AccountView-Werkprogramma was de btwaangifte over het eerste kwartaal van dit jaar. Als regel gold dat aan iedere verstuurde aangifte een elektronisch  dossier moest zijn gekoppeld. Kasper vertelt: “Wij werken volgens de cyclus plan, doe, check, act. Dat is in dit soort situaties heel concreet; we hebben binnen Countus afgesproken dat we met het elektronische Werkprogramma gaan werken, dat moeten alle collega’s vervolgens ook doen. Ik controleer dat en stuur overzichten naar alle leidinggevenden met daarin precies weergegeven wie van hun mensen zich wel of niet aan de afspraak heeft gehouden. Op die manier kunnen we de uniformiteit van onze werkwijze en dienstverlening echt gaan borgen.”

 

 

Complimenten van kritische collega’s

De reacties op de toch wel grote veranderingen in werkwijze zijn over het algemeen positief. Kasper: “Natuurlijk zijn er altijd mensen die het prettiger vinden als alles bij het oude blijft, maar het is onzin om controles op papier te blijven doen. Dankzij Samenstel-assistent en Werkprogramma gaan we echt toe naar een paperless office. Dat is ook beter voor het milieu en meer van deze tijd.” De reacties die Kasper krijgt van collega’s, zijn ook wel eens erg grappig en doorspekt van de noordelijke nuchterheid die kenmerkend is voor Countus. “Inherent aan deze functie en het werk op deze afdeling, is dat men pas met vragen bij ons komt als er zaken niet goed gaan. Het was daarom des te leuker toen wij laatst van een kritische collega spontaan een e-mail kregen met de tekst: ‘Het gebruik van Samenstel-assistent en Werkprogramma valt mij niet tegen, het zit best goed in elkaar’. Een groot compliment als je weet wie het zegt”, lacht Kasper.

Toekomst is realtime

Countus heeft dankzij de implementatie van Werkprogramma en Samenstel-assistent grote sprongen gemaakt in de kwaliteit van de dienstverlening. Hoewel de nieuwe werkwijze nog in de kinderschoenen staat – men gebruikt het amper een jaar - blijft Kasper vooruitkijken: “Ik geloof dat administratieve processen steeds verder geautomatiseerd zullen gaan worden, ook omdat ondernemers meer behoefte hebben aan realtime informatie. Dat type informatie is overal beschikbaar, dus waarom niet voor de financiële administratie?” zegt Kasper. Om die reden is men bij Countus bezig met het verder vormgeven van de adviserende rol die zij voor hun klanten kunnen spelen. Het kernwoord daarbij is voor Countus ‘ontzorgen’. Software kan dan een grote rol spelen en Kasper ziet ook zeker toekomst in werken in de cloud: “Als er meer handelingen worden geautomatiseerd, kunnen accountants zich richten op het controleren en op de opbouw van dossiers, daardoor is informatie altijd actueler. Dat is wel compleet anders dan we nu doen hoor, maar wij blijven altijd vooruitkijken en inspelen op wat de markt vraagt.”

Meer informatie

www.countus.nl