Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Referenties Handel

Decrotech

Aan de leiding met AccountView-software

Van meterslange buizen, leidingen en koppelstukken tot werkkleding: Decrotech levert al deze producten en meer. Vanuit het bedrijfspand in de Bollenstreek bedient de groothandel grote en kleine klanten in heel Nederland. Sinds enkele maanden wordt Decrotech daarbij geholpen door AccountView. En dat maakt de zaken een stuk gemakkelijker, zowel financieel als commercieel gezien.

Het is goed mogelijk dat uw telefoon- of computerverbinding veilig onder de grond ligt in een buis van Decrotech. De groothandel behoort namelijk tot de top drie leveranciers van ‘mantelbuizen’ in Nederland en mag verschillende grote telecommunicatiebedrijven tot zijn afnemers rekenen. Ook nutsbedrijven, aannemers, installateurs en gemeentes weten Decrotech te vinden. Want naast mantelbuizen verkoopt het bedrijf gasleidingen en water- en rioolbuizen met hulpstukken in alle soorten en maten, plus een uitgebreide collectie werkkleding. In totaal biedt Decrotech ongeveer 10.000 verschillende artikelen. Deze worden door heel Nederland geleverd of door klanten aan de balie gekocht en direct meegenomen. “Onze kracht is dat we veel artikelen op voorraad hebben en dat we meedenken met klanten. Ze gaan in principe niet zonder een oplossing de deur uit. En we leveren alleen kwaliteitsmerken”, zegt Jeroen Visser. Hij leidt samen met zijn vrouw Nicole Visser sinds begin dit jaar de groothandel, die 26 jaar geleden door zijn schoonvader Nico van Ruiten werd opgericht.

Jeroen en Nicole Visser

Uren bezig met controle betalingen

De zaken gaan goed bij Decrotech. Alleen de administratie bezorgde het familiebedrijf tot voor kort kopzorgen. Jeroen Visser: “We werkten met een verouderde maatwerkoplossing voor de financiële en handelsadministratie, een heel star systeem op basis van Unix. Zo konden we de maand niet afsluiten als de voorraad negatief was. Het duurde soms tot halverwege de volgende maand totdat we inzicht hadden in onze verkopen. Of we moesten leveranciers vragen om hun facturen eerder te sturen. Het was een heel gedoe.” De administratie kostte bovendien veel tijd. Nicole Visser vertelt: “Alleen al met het verwerken van de betalingen waren we uren bezig. We moesten handmatig alle bankafschriften door en daar de facturen bij zoeken. Een cent verschil betekende opnieuw de hele lijst doornemen. Het maken van debiteurenoverzichten en aanmaningen nam ook veel tijd in beslag. En we draaiden alle documenten voor de zekerheid nog eens uit. Er stonden hier dikke ordners vol papier.”

Jeroen en Nicole Visser


Onbetrouwbare voorraadinformatie

Vanuit commercieel oogpunt was de bestaande oplossing eveneens verre van ideaal. Zo kon er alleen op soort artikel worden gezocht. Dit zorgde ervoor dat voorraden minder betrouwbaar waren; een belangrijk nadeel als je het als bedrijf vooral moet hebben van directe levering. Jeroen Visser legt uit: “Als we een artikel niet konden vinden in de computer, werd de verkoop soms handmatig afgeboekt. Daardoor ontstonden er fouten in de voorraden. We konden niet altijd vertrouwen op de informatie op het scherm.” Nog een punt was het bijhouden van klantgegevens. “We werken met verschillende prijsafspraken. Die konden we niet kwijt in ons oude systeem en moesten we per verkooporder handmatig opzoeken,” aldus Jeroen Visser.

Binnen vier dagen goed werkende oplossing

Buizen en leidingen

Op advies van de externe boekhouder besloot Decrotech half 2009 op zoek te gaan naar nieuwe bedrijfssoftware. Dat werd AccountView. Jeroen Visser: “We hebben ook naar andere systemen gekeken, maar zeker met de handelsfunctionaliteit erbij bood AccountView van Visma Software de mooiste oplossing. De software werd ons aangeraden door andere bedrijven, waaronder Infraconcepts in Breda. Via Visma Software zijn we vervolgens bij Arch IT terechtgekomen voor de implementatie van de nieuwe oplossing.” De keuze van Decrotech bleek in alle opzichten een schot in de roos. Arch IT bouwde in korte tijd een proefadministratie, zodat Decrotech zelf de voordelen van AccountView kon ondervinden. Nicole Visser: “We waren snel overtuigd, zowel van de software als van Arch IT. Het is een partner die voor je klaarstaat, zelfs buiten kantooruren. Nadat we onze keuze hadden gemaakt, stond er binnen vier dagen een goed werkende oplossing. Alle processen, van de inkoop en verkoop tot de financiële afhandeling, lopen nu via AccountView.”

Weinig werk aan de financiële administratie

Met de nieuwe oplossing is de financiële administratie veel minder bewerkelijk. Nicole Visser: “We zijn altijd bij met onze gegevens. Aan het einde van iedere dag controleren we de pakbonnen en maken we eenvoudig facturen aan voor de grote orders. De andere facturen draaien we tweemaal per maand uit. Betalingen door klanten gaan dagelijks rechtstreeks vanuit het systeem voor online bankieren naar AccountView. Ze worden automatisch afgevinkt, zodat ik de betalingslijst alleen hoef te controleren en aan te vullen. Een echte maandafsluiting is niet meer nodig om inzicht te krijgen in onze financiële situatie. Aan het begin van elke maand draai ik alleen nog een debiteurenlijst uit voor de bank. Dat gaat snel, net als het maken van aanmaningen. Een papieren administratie hoeven we niet meer bij te houden. Ook onze boekhouder is blij. Hij kan zelfs op afstand onze administratie inzien.”

Meer gemak, meer inzicht, meer mogelijkheden

Maar er zijn meer verbeteringen. Jeroen Visser: “Alle artikelen zitten nu in AccountView, compleet met specificaties en kostprijzen. Ze zijn gemakkelijk te vinden, zowel op soort als op afmeting. Dat voorkomt fouten en zorgt dat onze voorraadinformatie betrouwbaar is. Ook inkooporders lopen nu via het systeem, zodat we direct zien of een artikel is besteld en wanneer het binnenkomt. Handig is bovendien dat alle klantgegevens in één scherm zichtbaar zijn, van het BTW-, KvK- en bankrekeningnummer tot de bestedingslimiet. Gaat een klant over zijn limiet, dan krijgen we meteen een seintje.” In de komende tijd wil Decrotech de informatie in AccountView uitbreiden met de prijsafspraken. Daarnaast is de groothandel van plan foto’s aan artikelen toe te voegen. Dat is nu handig en maakt in de toekomst een eventuele overstap naar webverkoop eenvoudig. Verder staat een koppeling met online bankieren voor uitgaande betalingen op het verlanglijstje. Voorlopig is Jeroen Visser al zeer tevreden met het tot nu toe bereikte resultaat: “We zijn pas vier maanden met AccountView bezig en hoewel we nog in een leerproces zitten, is er al veel gebeurd. We kunnen gemakkelijker en sneller werken en hebben beter inzicht in onze inkoop en verkoop. AccountView helpt ons echt om dingen anders en beter te doen.”

Meer informatie:

www.decrotech.nl
www.archit.nl