Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Referenties Projecten en uren

Being There - Een merk moet iets doen!

Being There is een reclamebureau voor mensen en merken die op een bijzondere manier aanwezig willen zijn. Het bureau bedenkt ‘verschijningsvormen’. De activiteiten lopen uiteen van radio- en tv-reclames tot PR, evenementen, internetprojecten en het verzinnen van nieuwe producten. Klanten zijn onder andere Unox, Ola, Bertolli, de Nederlandse Spoorwegen, CZ verzekeringen en niet te vergeten Sinterklaas. Being There opereert vanuit De Vondelkerk, een unieke en inspirerende locatie in het hart van Amsterdam.

“Als je als merk iets bijzonders wilt, zit je goed bij ons” vertelt Nathalie Franssen, verantwoordelijk voor de financiën van Being There. “Zo’n tien jaar geleden initieerden de twee oprichters van Being There de inmiddels befaamde nieuwjaarsduik. Het begrip ‘brand entertainment’ was geboren. Tegenwoordig noemen wij dat merkactivatie. We willen communiceren in meerdere dimensies voor een merk of een campagne en mensen iets laten beleven. Ons credo is: eerst iets doen met een merk, en er dan pas iets over zeggen. Reken maar dat de deelnemers aan de nieuwjaarsduik, maar ook iedereen die het in de krant of op het journaal ziet, vaak aan erwtensoep of worst van Unox denkt, zonder dat we specifiek over deze producten hebben gecommuniceerd. Dat is nou merkbeleving!”

Behoefte aan registratie door groei organisatie

“In een kleine tien jaar zijn we uitgegroeid tot een organisatie met rond de dertig medewerkers. Binnen de afdeling Operations, die bestaat uit vier medewerkers en de afdelingen dagelijkse ondersteuning biedt, ben ik verantwoordelijk voor de financiën. Zo’n vier jaar geleden groeide de organisatie erg hard, we praten over 400 à 500 projecten per jaar, waardoor het moeilijk werd het overzicht te bewaren. Daardoor laat je soms geld liggen, je vergeet bijvoorbeeld de koerierskosten door te belasten. Ook kregen we er vaak verzoeken van klanten om professioneler over projecten te rapporteren. Om beter inzicht te krijgen wilden wij over meer informatie beschikken dan de maandcijfers. We hadden dus behoefte aan betere registratie.”

 
Nathalie Franssen

Specifieke wensen mogelijk met AccountView

Franssen: “Tot dat moment hielden we alles bij in Excel. We hadden geen financieel pakket of software voor urenregistratie. De administratie werd buiten de deur verzorgd door onze accountant. We zijn in eerste instantie van start gegaan met een laagdrempelig urenregistratiepakket. Al snel bleek dat niet te voldoen aan onze eisen. Daarna zijn we met Visma Software in contact gekomen. We hadden inmiddels een behoorlijke wensenlijst ten aanzien van nieuwe software. Zo zochten we onder andere een oplossing voor onze specifieke manier van begroten, waarbij onderscheid tussen begrote uren en kosten inzichtelijk moet zijn. Op basis hiervan maken we een offerte voor de klant. Ten aanzien van de facturatie wilden we kostenfacturen met het budget kunnen vergelijken. Omdat we per klant en per project met verschillende kosten te maken hebben, willen we deze kosten in detail op de factuur laten terugkomen. Dit alles kon met AccountView worden gerealiseerd.”

Van Excel naar volledige projectadministratie

“Met de overgang naar AccountView hebben we een enorme stap gemaakt. We hebben namelijk in één keer zowel een financiële oplossing als software voor de projecten en urenadministratie aangeschaft. Vanaf dat moment zijn we de volledige administratie in huis gaan voeren en moest iedere medewerker uren gaan schrijven. Ook zijn we overgestapt naar accountantskantoor Vanhier, dat al met AccountView werkte. De implementatie is gedaan door About Software, in samenwerking met onze systeembeheerder en de accountant. Hoewel het soepel verliep, was het voor ons tijdelijk een zware werkbelasting. Je gewone werk moet natuurlijk doorgaan en je moet toch heel goed nadenken over en concretiseren wat je wilt. Die inspanning heeft er wel toe geleid dat we nu een geïntegreerde oplossing hebben die optimaal is ingericht en afgestemd op onze wensen.”


De Vondelkerk, een inspirerende werklocatie

Goed uitgerust voor groot aantal jaarlijkse projecten

“We hebben de stap naar een professionele oplossing gemaakt op een goed moment voor onze organisatie. Het aantal projecten neemt alleen maar toe, en een goede registratie hiervan is essentieel geworden. Alle data bevinden zich nu op één plek. Dat is heel handig, vooral omdat er zo’n twaalf mensen in de organisatie dagelijks met AccountView werken. Bovendien spaart het tijd dat we gegevens maar één keer hoeven in te voeren, en de kans op fouten verkleint. We hebben bestelbonnen geautomatiseerden facturen hoeven niet meer het hele pand door. Ook relatiebeheer is eraan gekoppeld; zo kunnen we voor nieuwsbrieven eenvoudig adressen selecteren.”

Van registreren naar sturen

“Nu we wat langer met AccountView werken en er goed in thuis zijn, verandert onze manier van werken, van registreren naar sturen. We gaan steeds meer doen met de informatie die we uit het systeem kunnen krijgen. Dat is echte winst. Alle uren en kosten worden per soort feilloos geregistreerd. We kunnen daardoor over alle afdelingen heen zien wat begroot is, en de daadwerkelijke kosten per soort hiermee vergelijken. Deze informatie gaat naar de account managers zodat zij waar nodig kunnen ingrijpen of bijsturen. Zo worden urenoverschrijdingen bij langlopende projecten meteen per maand gereserveerd. Dat voorkomt grote tegenvallers aan het einde van de rit die dan een negatief resultaat op je cijfers veroorzaken,” aldus Nathalie Franssen.

Meer inzicht en grip op de bedrijfsvoering

“Op het invoeren van uren schrijven werd met de nodige scepsis gereageerd. Nu iedereen er aan gewend is, merken we dat het echt een stuurmiddel is geworden. Zo zagen we dat we op strategie heel veel uren maakten waar weinig mankracht tegenover stond. Wij maken veelvuldig gebruik van de rapportage die ik samen met de accountant maak. Dat is een verzameling van gegevens: de resultatenrekening, voorzieningen, budgetoverschrijdingen. Deze informatie biedt niet alleen inzicht in de projecten maar geeft ook een goed beeld van de organisatie zelf. Daardoor ontstaat er meer grip op de bedrijfsvoering.”

Systeem optimaal benutten door uitbreiden kennis

Franssen: “Binnen de organisatie fungeer ik onder andere als aanspreekpunt voor AccountView-kwesties. Omdat er veel mensen mee werken gaat About Software trainingen bij ons in huis verzorgen voor alle gebruikers. Dat zij de organisatie goed kennen, is daarbij echt toegevoegde waarde, zo kunnen we meteen hele specifieke situaties behandelen. De trainingen en presentaties van AccountView over nieuwe functionaliteit vind ik ook heel nuttig. Ook al ben je goed thuis in het pakket, je gunt jezelf niet zo gauw de tijd eens uit te zoeken wat er nog meer mogelijk is. Tijdens zo’n training zie je toch weer dingen waardoor je nog meer uit je systeem kunt halen.”

Meer informatie

www.there.nl
www.aboutsoftware.nl