Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Referenties Projecten en uren

Schuttelaar & Partners

Sturen op financiën én duurzaamheid

Als groot en snelgroeiend communicatieadviesbureau maakt Schuttelaar & Partners serieus werk van het project- en budgetbeheer. Alle benodigde gegevens worden snel en efficiënt geregistreerd en gerapporteerd. Daarvoor zorgt een slimme, veelzijdige AccountView-oplossing van Visma Software. Schuttelaar & Partners houdt hiermee financieel grip op de zaken en kan sturen op duurzaamheid.

Een inspiratiegids voor de visserij. Een prijsvraag om duurzame innovaties te stimuleren. Een promotiecampagne over bewust houtgebruik. Het zijn enkele voorbeelden van projecten van Schuttelaar & Partners, een communicatieadviesbureau gespecialiseerd in gezondheid en duurzaamheid. Schuttelaar & Partners biedt strategisch advies en communicatieoplossingen op het terrein van voeding, gezondheid, technologie, landbouw, maatschappelijk verantwoord ondernemen en consumentengedrag. Dat doet het bureau met veel succes. Van een eenmanszaak groeide het in vijftien jaar tijd uit tot een organisatie met zeven partners, ruim tachtig medewerkers en vestigingen in Den Haag, Wageningen en Brussel.

Serieuze aanpak budgetbeheer noodzakelijk

De projectadministratie is een belangrijk proces binnen Schuttelaar & Partners. Anno 2010 is dit volledig geautomatiseerd. Nog niet zolang geleden was dat helemaal anders. Controller Monique Veenker vertelt: “Tot 2004 was de projectadministratie vooral handwerk. Onze medewerkers hielden wekelijks hun uren bij in Exact. Op basis daarvan stelden we facturen samen. Alle gegevens werden apart ingevoerd in de boekhouding.” Schuttelaar & Partners wilde een geïntegreerde oplossing, die de snelle groei van de organisatie en een serieuze aanpak van het budgetbeheer zou faciliteren. “Onze groei maakte het noodzakelijk om structureel op projecten te gaan sturen”, stelt Veenker.

Oplossing die ontwikkeling organisatie volgt

Schuttelaar & Partners legde een case voor aan een selecte groep softwareleveranciers. Op een A4’tje moesten ze een voorstel maken voor een projectaanpak, van offerte tot rapportage. Onder de leveranciers was ook Visma Expert Center eServiceware. Veenker: “eServiceware kwam met de beste oplossing. Vooral de flexibiliteit was overtuigend, bijvoorbeeld van de rapportage. Wat je in het systeem stopt, komt er ook weer uit; je kunt precies selecteren wat je wilt.” Ook de inrichting bleek naar wens aan te passen. Veenker licht toe: “Komt er een afdeling bij of verandert er een afdelingsnaam, dan is dat zo aangepast. De administratie kan dus probleemloos de ontwikkeling van de organisatie volgen.”

Overal direct uren invoeren

De drie vestigingen van Schuttelaar & Partners werken tegenwoordig allemaal met AccountView. Na goedkeuring van een offerte wordt een project met budget in het systeem ingevoerd. Alle medewerkers houden hierin zelf de gemaakte uren bij. Invoerfouten worden tot een minimum beperkt door werkzaamheden aan projecten te koppelen. Veenker verduidelijkt: “Mensen kunnen dus alleen uren schrijven op activiteiten die bij een specifiek project horen.” Heel praktisch is dat ze hun uren ook via het web in AccountView kunnen zetten. “Onze medewerkers zijn veel onderweg, maar ze moeten wel iedere maandag vóór twee uur hun uren invoeren. Een webmodule maakt het mogelijk om dit vanaf iedere locatie met een internetverbinding te doen”, aldus Veenker.

Facturering per klant geregeld

Alle uren worden automatisch verwerkt in de financiële administratie. Veenker: “Dat scheelt veel tijd. Inkoopfacturen boeken we nog handmatig in, maar ook dat proces willen we automatiseren.” De facturering gebeurt maandelijks. Veenker legt uit: “De projectduur varieert sterk, van enkele weken tot een paar jaar. Daarom factureren we per maand. AccountView geeft aan welke uren en kosten nog openstaan. De projectmanager beslist wat we die maand in rekening brengen en maakt met een paar muisklikken de factuur. Per klant is heel simpel te bepalen hoe we factureren. Sommige klanten krijgen voorschotnota’s, bijvoorbeeld overheidsorganisaties vinden dat handig. Ook voor langzame betalers is dit een goede oplossing. We kunnen het regelen zoals we willen.”

Automatisch rapporten genereren en in de organisatie verspreiden

Schuttelaar & Partners kan met AccountView structureel aan budgetbewaking doen. Veenker vertelt: “Diverse rapporten helpen ons financieel grip te houden op onze projecten. Alle rapporten staan op ons intranet. Een aantal hiervan wordt automatisch gedraaid en ook per e-mail de organisatie in gestuurd. Voorbeelden zijn de wekelijkse rapportages van de declarabele uren per medewerker en de werkelijk gemaakte uren versus de gebudgetteerde uren. Maandelijks genereren we bijvoorbeeld automatisch omzetrapportages.”

Tijdig ingrijpen als dat nodig is

De regelmatige monitoring van projecten en budgetten stelt Schuttelaar & Partners in staat tussentijds in te grijpen als dat nodig is. Veenker: “Het is snel duidelijk of een project uit de begroting loopt. Is het budget ‘heilig’, dan kunnen we kijken of het mogelijk is om uren van het ene projectonderdeel naar het andere te verschuiven. Natuurlijk op voorwaarde dat de kwaliteit gewaarborgd blijft. Blijkt dat we meer werk moeten doen dan oorspronkelijk afgesproken, dan kunnen we op tijd bij de klant aan de bel trekken.” Ook is inzichtelijk geworden hoe er in het bedrijf wordt omgegaan met budgetten. “Door onze ervaring met budgetbeheer weten we veel beter hoeveel tijd dingen kosten. Daar maken we dankbaar gebruik van”, aldus Veenker.

Belangrijke informatie voor management, medewerkers en klanten

Opmerkelijk is dat alle rapportages met project-, budget- en omzetinformatie niet alleen naar het management gaan, maar bedrijfsbreed beschikbaar worden gesteld. “Medewerkers vinden het fijn om zelf te zien hoe ze ervoor staan, hoeveel tijd ze nog hebben of wat ze samen met hun collega’s hebben bereikt”, verklaart Veenker. Behalve intern, wordt ook aan klanten gerapporteerd. Veenker: “Bij sommige klanten, bijvoorbeeld in de overheidssector, moeten we onze activiteiten tot in detail verantwoorden en rapportages zelfs door de accountant laten goedkeuren. Met AccountView maken we dat soort externe rapportages heel gemakkelijk.”

Werken aan een duurzame toekomst

AccountView helpt Schuttelaar & Partners behalve op financiën ook op duurzaamheid te sturen, een belangrijk aandachtspunt van het bureau. Veenker: “We houden in AccountView ook gegevens bij die inzicht bieden in onze CO2–voetafdruk. Ieder kwartaal maken we bijvoorbeeld rapportages over het papiergebruik en gemaakte vliegreizen. Binnenkort gaan we die rapporten maandelijks draaien.” Ook op zakelijk gebied blijft het bureau met AccountView verder werken aan de toekomst. Op het verlanglijstje van het communicatieadviesbureau staat bijvoorbeeld de integratie van het offerteproces, de inkoop, het relatiebeheer en het personeelsbeheer. Veenker: “Alle bedrijfsprocessen in één systeem onderbrengen: dat is onze visie. Met AccountView hebben we daarvoor de oplossing in huis.”