Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Referenties Projecten en uren

Stichting Soa Aids

Stichting Soa Aids houdt haar projecten inzichtelijk voor donateurs

 

Aids Fonds

Soa Aids

Stop aids now

Vanuit hartje Amsterdam zet Soa Aids zich wereldwijd in voor de bestrijding van hiv en aids. Zo spant deze stichting zich in voor hiv-behandelingen, wetenschappelijk aidsonderzoek, voorlichting en zorgprojecten. Om haar missie ‘werken aan een wereld zonder aids’ te realiseren kan Soa Aids rekenen op de financiële ondersteuning van de overheid en vele particuliere donateurs. Een kleine, maar niet onbelangrijke rol in dit geheel is weggelegd voor AccountView. Want hiermee houdt de stichting de administratie van haar verschillende projecten en giften inzichtelijk en transparant.

Soa Aids is de werkmaatschappij waaronder Soa Aids Nederland, Aidsfonds en STOP AIDS NOW! vallen. “Soa Aids Nederland houdt zich als kenniscentrum bezig met de soa- en aidsbestrijding”, vertelt Loïc Aballéa, manager bedrijfsbureau bij Soa Aids. “Via deze stichting bieden we voorlichtingsprogramma’s voor jongeren, prostituees en andere risicogroepen aan.

Soa Aids - Loïc Aballéa
Loïc Aballéa, manager bedrijfsbureau bij Soa Aids.
Ook hebben we speciale informatieprogramma’s voor GGD- en soa-centra en huisartsen. Het Aids Fonds is het fondsenwervende onderdeel van onze organisatie en treedt op als financier van projecten. Daarnaast maakt het Aids Fonds deel uit van STOP AIDS NOW!, een samenwerkingsverband met de vier ontwikkelingsorganisaties Hivos, ICCO, Memisa/Cordaid en Oxfam Novib. Met de giften die we met STOP AIDS NOW! ontvangen, verstrekken wij subsidies aan hiv- en aidsprojecten in ontwikkelingslanden.”

Inzicht

Het hebben van financieel inzicht is voor Soa Aids erg belangrijk, maar geen doel op zich. “Wij bestaan dankzij de giften van particuliere donateurs en overige geldschieters”, zegt Loïc Aballéa. “Zo is Soa Aids Nederland voor bijna 100% gefinancierd door de overheid. Wij zijn onze donateurs verantwoording verschuldigd wat betreft de besteding van hun financiële bijdragen. Om onze activiteiten transparant te houden, werken we met AccountView met daaraan gekoppeld een urenoplossing. Hiermee voldoen we aan de behoefte aan financieel inzicht zonder onze missie uit het oog te verliezen.”

Voorheen

Soa Aids wilde graag beter inzicht krijgen in haar administratie. “We hebben verschillende pakketten geprobeerd, maar niets voldeed”, vertelt Loïc Aballéa. “Toen we in 2005 met AccountView begonnen, was dat een verademing. Vergeleken met onze vorige pakketten is het zeer gemakkelijk in gebruik. Het is duidelijk en je kunt het eenvoudig uitbreiden met modules voor meer functionaliteit. We gebruiken AccountView nu al twee jaar naar tevredenheid. Dat zegt heel wat aangezien we daarvoor bijna ieder jaar van pakket wisselden!”

Soa Aids - aidsremmers

Transparantie

Een belangrijke kostenpost van Soa Aids zijn de personeelskosten. “Iedere medewerker werkt op meerdere projecten en voor één of soms wel alledrie de merken”, vervolgt Loïc Aballéa. “Om daarin voor onszelf en ook onze donateurs duidelijkheid te scheppen, hebben we AccountView dus uitgebreid met een urenoplossing. Hiervoor hielden we onze uren helemaal niet bij. We hadden wel een begroting, maar konden dat niet vergelijken met de werkelijkheid. Door onze uren bij te houden, kunnen we dat nu wel. We kunnen onze kosten nu heel eenvoudig aan de juiste projecten en stichtingen toerekenen. En via de inzichtelijke rapportages van AccountView zien we meteen of we binnen onze begroting blijven. Het heeft onze transparantie vergroot.”

Vrij simpel

Voor de 110 medewerkers van Soa Aids was het even wennen om de uren bij te houden. “Maar de urenoplossing is zo gebruiksvriendelijk en intuïtief”, glimlacht Loïc Aballéa. “Het is web-based, dus je kunt er vanaf iedere locatie met internetverbinding mee werken. Bovendien is het invoervenster niet ingewikkeld. Je kiest gewoon de week die je moet verantwoorden. Vervolgens selecteer je de juiste projecten en uursoorten. Je voert nog het aantal uren in en je bent klaar. Vrij simpel dus. De grootste uitdaging lag meer om de mensen de discipline bij brengen om hun uren in te voeren. Maar ik moet zeggen dat het allemaal uitstekend loopt. De mensen spelen er goed mee!”

 

Software CompanyGoede ondersteuning

Soa Aids kan bij het gebruik van AccountView rekenen op de ondersteuning van Software Company BV, Product Center van Visma Software uit Amsterdam. “Nadat bij Soa Aids AccountView voor de financiële administratie was geïmplementeerd, stelde de stichting ons de vraag hoe zij haar uren het beste kon bijhouden”, vertelt Tim Kieft, algemeen directeur van Software Company. “Soa Aids wilde haar medewerkers zelf hun uren op de juiste projecten laten boeken, maar wel zodanig dat medewerkers niet meteen in AccountView zouden werken. Qua beheer zou direct boeken in AccountView voor Soa Aids niet handig zijn, omdat de software dan op alle pc’s moet worden geïnstalleerd. Aangezien wijzelf naar tevredenheid met de urenoplossing van Account Software Consultancy werken, hebben wij deze oplossing voorgesteld. Het bleek ook voor Soa Aids een passende oplossing te zijn. Binnen één dag hebben we de urenoplossing aan AccountView gekoppeld en na een korte opleiding van ons voeren de medewerkers van Soa Aids hun uren nu zelf in. Zonder dat zij direct in AccountView werken.”


Account Software ConsultancyDe urenoplossing

De urenoplossing die VBVB voor Soa Aids aan AccountView heeft gekoppeld, is een module van Account Software Consultancy - Expert Center van AccountView uit Veenendaal. “Wij hebben onze urenoplossing - AccountPlus Weburen - vanuit de werkwijze en functionaliteit van AccountView ontwikkeld. Hierdoor werkt het compleet geïntegreerd met AccountView”, zegt Lennard Bloch van Account Software Consultancy. “Het unieke daarbij is dat het beheer van stamgegevens in AccountView ligt. Dit betekent dat een office assistent eenvoudig het beheer en de export en import van gegevens kan doen. Bovendien is de complete 3D-structuur van AccountView, oftewel de combinaties van uren, projecten en medewerkers die wel en niet mogen worden gekozen, beschikbaar in de urenoplossing. Zo boeken medewerkers hun uren altijd op de juiste projecten en kunnen zij alleen de voor hen relevante rapportages opvragen. Zodra alle uren zijn ingevoerd en compleet zijn gemeld, worden ze door AccountView geïmporteerd en verder financieel verwerkt. Dit is ook de manier waarop Soa Aids haar uren bijhoudt.”