Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Accounts importeren
Accounts importeren in Visma Severa

Accounts importeren

Met de functie voor het importeren van accounts kunt u snel grote hoeveelheden klantgegevens aan Visma Severa toevoegen door een csv-bestand te uploaden. Ga daarvoor in Visma Severa naar Extra > Accountimport en download de accountimportsjabloon. In de sjabloon staan de vereiste kolomkoppen en voorbeelden die laten zien hoe de gegevens er in het csv-bestand uit moeten zien om correct te worden geïmporteerd.

Opmerkingen vooraf

  • Klantgegevens kunnen in Visma Severa worden geïmporteerd met een csv-bestand.
  • Aan bestaande accounts kunnen alleen nieuwe adressen, contactpersonen en accountgroepen worden toegevoegd.
  • Csv-bestanden kunnen worden gemaakt en bewerkt met spreadsheetsoftware zoals Microsoft ExcelOpen Office Calc en Apple Numbers.
  • Gebruik als onderdeel van de gegevens geen dubbele aanhalingstekens (“), puntkomma’s (;) en harde regelafbrekingen (enter).
  • Gebruik in het bestand de puntkomma (;) alleen als scheiding tussen de gegevens.
  • Verwijder geen kolomkoppen uit de accountimportsjabloon, ook niet als u geen gegevens in de kolom opneemt. De kolomkop is nodig om de andere gegevens in juiste velden te importeren.
  • Voor bijzondere tekens (zoals Ä, é en ï) moeten de codes van iso/iec 8859-1, Windows-1252 of utc-8 worden gebruikt. Lees, als u Microsoft Excel gebruikt, ook de instructies onder 'Het Microsoft Excel-bestand opslaan met de juiste codering' verderop op deze pagina.
  • Zorg ervoor dat de gegevens in het csv-bestand correct zijn voordat u dit uploadt. Als de gegevens in Visma Severa zijn geïmporteerd, kunnen ze handmatig per account worden gewijzigd of verwijderd, maar niet met één klik.

De accountimportsjabloon gebruiken

1. Ga naar Extra > Accountimport, selecteer Accountimportsjabloon en sla het bestand op uw computer op.

 

2. Open het opgeslagen bestand met Microsoft Excel, Open Office Calc of Apple Numbers.

3. De bovenste rij in het bestand is gereserveerd voor kolomkoppen, zoals ‘Account name’, ‘VAT number’, ‘Industry’, ‘AddressLine1’ etc. Daaronder staan vier rijen met voorbeeldgegevens; elke rij stelt de gegevens van één account voor.

4. De kolomkoppen mogen NIET worden verwijderd of gewijzigd. Gebruik de voorbeeldgegevens als leidraad bij het invoeren van de klantgegevens, maar vergeet niet ze te verwijderen voordat u het bestand naar Visma Severa uploadt.

5. Voer uw klantgegevens in de rijen en kolommen in. Selecteer daarvoor bijvoorbeeld in uw huidige bestand met klantgegevens alle gegevens uit de kolom met accountnamen; kopieer ze en plak ze in de eerste kolom van de sjabloon onder de kolomkop ‘Account name’.

  • In elke rij moet de cel in de kolom ‘Account name’ worden ingevoerd en lege regels tussen accounts zijn niet toegestaan.
  • Sommige cellen in een rij kunnen leeg blijven als u geen gegevens hebt om daar in te voeren.
  • Een account kan meerdere regels omvatten, bijvoorbeeld als er meerdere contactpersonen of adressen bij horen. De accountnaam wordt dan in elke rij vermeld.
  • Voor telefoonnummers moet u een daarvoor geschikte notatie gebruiken, anders herkent Excel ze niet als telefoonnummer. Het gevolg is dan dat de nullen aan het begin verdwijnen of dat het nummer er zo uitziet: 3,58452€+11.

    Gebruik daarom een van deze twee notaties:

    > +358 45 23 48 646 of +358 45 2348646 (dus ‘landcode’ spatie ‘netnummer zonder de nul aan het begin’ spatie ‘overige cijfers met of zonder spaties’)

    of

    > 045 23 48646 of 045 23 48 646 (dus ‘netnummer’ spatie ‘twee cijfers’ spatie ‘overige cijfers met of zonder spaties’)

6. Als alle gegevens zijn ingevoerd, slaat u het bestand op in csv-formaat en kunt u het gaan uploaden.

Het csv-bestand uploaden naar Visma Severa

1. Ga naar Extra > Accountimport

2. Klik op Bladeren, selecteer het bestand en klik op Openen

3. Klik op Uploaden

4. In de bovenste tekstregel staat hoeveel accounts, contactpersonen en adressen er zullen worden toegevoegd. De eerste gegevens uit het bestand zijn weergegeven in de tabellen eronder; daarmee kunt u de invoer controleren.



5. Klik op Bevestigen om het uploaden te voltooien. Als er geen fouten in het csv-bestand zitten, krijgt u een lijst te zien met de nieuwe accountgegevens. Deze kunnen nu in Visma Severa worden gebruikt.

6. Als er wel fouten in het csv-bestand zitten, dan wordt dit in rood boven de tabel vermeld. Klik dan op de link achter de melding om een rapport met de problemen te downloaden. Annuleer het uploaden en corrigeer het csv-bestand met behulp van de informatie in het rapport. Nadat u de correcties hebt aangebracht, uploadt u het bestand opnieuw en controleert u of er geen fouten meer in zitten.

Lees ook 'Enkele tips voor het vinden en corrigeren van fouten in het importbestand' verderop op deze pagina.

Het Microsoft Excel-bestand opslaan met de juiste codering

1. Klik op File
2. Klik op Save as

3. Klik op Tools > Web Options
4. Ga naar de tab Encoding
5. Selecteer Western European (Windows) bij Save this document as

Gegevens toevoegen aan bestaande accounts

Met de functie voor het importeren van accounts kunt u ook gegevens zoals nieuwe adressen, contactpersonen en accountgroepen aan bestaande accounts toevoegen. Het is echter niet mogelijk op die manier bestaande accountgegevens in Severa te wijzigen of daaruit te verwijderen. Als u gegevens wilt toevoegen, voert u die in het bestand in met in elke rij de accountnaam als identificatie.

Veelvoorkomende problemen bij het importeren van accounts

Als u bij het uploaden van het csv-bestand op een probleem stuit, kunt u de lijst hieronder gebruiken om de oorzaak ervan te achterhalen.

  • De kolomkop ‘Account name’ ontbreekt.
  • In een van de rijen is de cel in de kolom ‘Account name’ leeg.
  • In het bestand zit een lege rij tussen de rijen met accountgegevens.
  • Er is een gegeven dat een niet-toegestaan teken bevat, zoals de puntkomma (;), dubbele aanhalingstekens (“) of harde regelafbrekingen (enter).
  • Bij een nieuwe contactpersoon ontbreekt de voornaam of de achternaam; beide zijn nodig.
  • Voor een contactpersoon is een titel ingevoerd, maar zijn voornaam of zijn achternaam ontbreekt; beide zijn nodig.
  • Er is een e-mail- of websiteadres met een spatie of ander ongeldig teken.
  • Er is een cel die te veel tekens bevat (zie 'Eisen aan de celinhoud' verderop op deze pagina).
  • Er ontbreekt een belangrijke kolomkop of de kolomkoppen staan in de verkeerde volgorde.
  • Er ontbreekt een puntkomma doordat het csv-bestand is bewerkt.
  • Er is een nul vervallen die het eerste teken van een telefoonnummer of postcode was. Zie verderop onder 'Eisen aan de celinhoud' voor meer informatie.

Eisen aan de celinhoud

De cel ‘Account name’ is de enige cel die verplicht moet worden ingevoerd voor het creëren van nieuwe accounts en het toevoegen van gegevens aan bestaande. Als een cel wordt leeg gelaten of als de inhoud ervan niet aan de gestelde eisen voldoet, blijft in Severa het overeenkomstige veld leeg.

Hieronder staan de kolomkoppen met daarachter de eisen die aan de cellen in die kolom worden gesteld. Achter de Engelstalige kolomkoppen zijn tussen haakjes de Nederlandse vertalingen ervan toegevoegd.

  • Account name (accountnaam): tekst, 100 tekens
  • VAT number (btw-nummer): tekst, 50 tekens
  • Account number (accountnummer): numeriek
  • Account group (accountgroep): tekst, 200 tekens
  • Gebruik | als scheidingsteken, bijvoorbeeld: \Accounttype\Klant|\Accounttype\Partner|\Accountniveau\Niveau A
  • Account owner (accounteigenaar): tekst, 100 tekens
  • Voer de naam in deze vorm in: voornaam, achternaam
  • De accounteigenaar moet in Severa al als gebruiker bestaan; zo niet, dan wordt degene die het bestand importeert, de accounteigenaar
  • Industry (branche): tekst, 100 tekens
  • Employees (werknemers): numeriek
  • Annual revenue (jaarlijkse omzet): numeriek
  • Notes (opmerkingen): tekst, 4000 tekens
  • Website (website): tekst, 200 tekens
  • Gebruik een geldige notatie, bijvoorbeeld: http://www.vismasoftware.nl
  • Rating (waardering): een cijfer tussen 1 en 5, daarin geldt 1 = één ster en 5 = vijf sterren
  • Payment terms (betalingsvoorwaarden): numeriek
  • OfficeEmail (e-mail bedrijf): tekst, 200 tekens. Gebruik een geldige notatie en voer slechts één adres per contactpersoon in, bijvoorbeeld: support.nl@visma.com
  • Language (taal): tekst, 100 tekens.
    De taal moet in het Engels worden vermeld, bijvoorbeeld: English (US), Danish, Dutch.
  • TimeZone (tijdzone): alfanumeriek.
    Gebruik een geldige notatie.
    Voorbeeld: (GMT - 09:00) Alaska. De naam van de zone (hier: Alaska) moet achter de relatieve tijdaanduiding (hier: (GMT - 09:00)) staan. Raadpleeg eventueel de lijst met tijdzones of een afbeelding van de tijdzones.
  • Currency (valuta): een geldige valutacode uit de lijst met valuta’s.
    Voorbeelden: USD, EUR, GBP.
    Geïmporteerde valutacodes worden alleen herkend als de valuta is geactiveerd in de syteeminstellingen (Instellingen > Valuta). Als u meerdere valuta’s wilt gebruiken, kunt u de add-on Multi-valutaomgeving aanschaffen (Upgrades > Pas de functies aan > Multi-valuta).
  • AddressLine 1-3 (adresregel 1-3): tekst, 100 tekens per regel.
    Let op: als AddressLine1, 2 en 3 in het csv-bestand gegevens bevatten, komen deze in Severa onder elkaar in het veld Adres te staan.
  • PostalCode (postcode): tekst, 50 tekens.
  • City (plaats): tekst, 50 tekens.
  • State (staat): tekst, 50 tekens.
    Alleen geldige namen van staten in de Verenigde Staten worden herkend. Gebruik deze kolom niet voor het invoeren van andere staten.
  • Country (land): tekst, 100 tekens.
    Alleen geldige Engelstalige landnamen worden herkend.
    Voorbeelden: Netherlands, United Kingdom, Germany. Raadpleeg eventueel de lijst met Engelse landnamen.
  • OfficePhone (telefoon kantoor): alfanumeriek, 50 tekens.
  • OfficeFax (fax kantoor): alfanumeriek, 50 tekens.
  • FirstName (voornaam): tekst, 100 tekens.
  • LastName (achternaam), tekst, 100 tekens.
  • Salutation (Aanhef): een geldige Engelstalige aanduiding (‘ms.’, ‘mrs.’ of ‘mr.’).
    De aanhef wordt tijdens het importeren naar het Nederlands vertaald.
  • Title (titel): tekst, 100 tekens.
  • ContactRole (functie contactpersoon): tekst, 100 tekens.
  • ContactEmail (e-mail contactpersoon): tekst, 200 tekens.
    Gebruik een geldige notatie en voer slechts één e-mailadres per contactpersoon in. Voorbeeld: support.nl@visma.com.
  • ContactPhone (telefoon contactpersoon): alfanumeriek, 200 tekens.
  • ContactMobile (mobiel contactpersoon): alfanumeriek, 200 tekens.
  • ContactSkype (Skype contactpersoon): alfanumeriek, 200 tekens.
  • DateofBirth (geboortedatum): alfanumeriek.
    Gebruik een geldige datumaanduiding die overeenkomt met uw persoonlijke opmaakinstellingen (Extra > Persoonlijke gegevens > Instellingen > Opmaak). Voorbeeld voor de instelling “English (US)”: 2001-05-20.
  • Description (omschrijving): tekst, 200 tekens.
  • Satisfaction (tevredenheid): een cijfer tussen 1 en 3.
    Daarin geldt 1 = ontevreden, 2 = neutraal en 3 = tevreden.
  • ContactKeywords (trefwoorden contactpersoon): tekst, 50 tekens.
  • eInvoice address (adres e-factuur): tekst, 50 tekens.
  • eInvoice operator (provider e-facturering): tekst, 50 tekens.
  • Voer hier de code van de provider voor e-facturering in, niet de naam.
  • Billing address (factuuradres): het cijfer 1.
    Dit geeft aan dat het adres in de regel het factuuradres is. Elke andere waarde dan 1 wordt genegeerd.
  • Office address (kantooradres): het cijfer 1.
    Dit geeft aan dat het adres in de regel het kantooradres is. Elke andere waarde dan 1 wordt genegeerd.
  • Postal address (postadres): het cijfer 1.
    Dit geeft aan dat het adres in de regel het postadres is. Elke andere waarde dan 1 wordt genegeerd.

Enkele tips voor het vinden en corrigeren van fouten in het importbestand

Harde regelafbrekingen (enter) uit cellen van Excel verwijderen

1. Selecteer de kolom die u wilt controleren.

2. Druk op Ctrl+H om het venster Find and Replace te openen.

3. Zet de cursor in het veld Find what en druk op Ctrl+J. Het veld lijkt misschien leeg te blijven, maar er is een klein stipje zichtbaar.
Laat het veld Replace with leeg.

 4. Klik op de knop Replace All.

Uit alle cellen van de kolom worden nu de harde regelafbrekeningen verwijderd.

Onzichtbare spaties (voor en achter de celteksten) uit Excel verwijderen

In dit voorbeeld verwijdert u de onzichtbare spaties uit de kolom A en de bovenste tekst in die kolom staat in de cel A1.

1. Voeg een kolom toe naast de kolom A.

2. Zet de cursor in de bovenste cel (cel 1) van de nieuwe kolom en voer de volgende formule in:
=TRIM (A1)

3. Druk op Enter. In de cel staat nu de tekst van de cel A1, maar dan zonder spaties.

4. Selecteer vervolgens diezelfde cel, houd de cursor tegen de rechteronderhoek zodat die in een plusteken verandert, klik en sleep de cursor helemaal naar beneden.
Nu hebben alle cellen de waarde van kolom A, maar zonder spaties. Zie de afbeelding:

5. Selecteer de gehele inhoud van de nieuwe kolom (met waarden zonder spaties), en druk op Ctrl+C. Klik in A1, en klik dan rechts om het snelmenu te openen. Klik vervolgens onder Paste Options op het pictogram met ‘123’ eronder ().

Alle spaties (voor en achter de celtekst) zijn nu uit de cellen van kolom A verwijderd.

Fouten snel traceren met Notepad++

De rijen met accountgegevens uit het csv-bestand kunnen alleen correct worden geïmporteerd als ze beginnen (aan de linkerkant van het venster) met de accountnaam. Als een rij aan de linkerkant begint met aanhalingstekens, gaat het importeren niet goed.

Om dit soort fouten in een csv-bestand snel op te sporen, kunt u het beste Notepad++ gebruiken. Dit programma is gratis te downloaden op http://notepad-plus-plus.org/.

1. Open het csv-bestand in Notepad++.
2. Controleer of er onjuistheden worden getoond, zoals:

 

3. Corrigeer deze in het spreadsheetbestand en sla het gecorrigeerde bestand op als csv-bestand.

Herhaal deze stappen totdat er geen onjuistheden meer worden getoond.