Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Accountancy

Cliënt-export en Cliënt-import

Support ID: AV-53611
Product: AccountView 7.1a

U voert zelf uw dagelijkse administratie, en laat uw accountant de controle uitvoeren en uw vaste activa bijhouden. Met de modules Cliënt-export en Cliënt-import wisselt u de gegevens van uw administratie met uw accountant uit zodat u beide altijd over de actuele gegevens beschikt.

In AccountView 7.1a is voor deze modules een belangrijke verbetering doorgevoerd. U kunt per dagboek instellen wie de eigenaar van het dagboek is: uw accountant of u zelf. Deze nieuwe optie vergroot de mogelijkheden van Cliënt-export en Cliënt-import. In deze supportnote beschrijven we de voordelen van de nieuwe functionaliteit en geven we u tips over de inrichting en het gebruik.

Werkwijze AccountView 7.1 en lager

De cliënt is de eigenaar van alle dagboeken. Alleen in dagboek 930 kan de accountant wijzigingen aanbrengen en nieuwe bladzijden toevoegen. In de overige dagboeken kan de accountant alleen wijzigingen aanbrengen als hij de cliëntgegevens heeft geïmporteerd. Het bijhouden van bijvoorbeeld een vaste activa-administratie was voor de accountant daardoor beperkt mogelijk.

Werkwijze AccountView 7.1a: eigenaar per dagboek

U kunt bij dagboeken aangeven wie de Eigenaar is: de accountant of de cliënt. Het voordeel hiervan is dat de accountant nu van meerdere dagboeken eigenaar kan zijn. Alleen de eigenaar van een dagboek kan nieuwe bladzijden in dat dagboek aanmaken.

De accountant kan daardoor nu de mogelijkheid krijgen om bankafschriften in te voeren of vaste activa te journaliseren met de module Vaste activa.

In de praktijk: bankafschriften

Uw accountant zorgt voor het invoeren van uw bankafschriften in het bankdagboek. U geeft uw accountant daarvoor toestemming om uw bankafschriften op te vragen bij de bank. Hij zorgt ervoor dat deze geautomatiseerd worden ingelezen en controleert de betaalde openstaande posten. Daarna exporteert hij de cliëntgegevens en nadat u deze hebt geïmporteerd, is uw administratie helemaal up-to-date. U hebt alleen nog de zorgen voor het invoeren van uw debiteuren- en crediteurenadministratie en de kas.

Dagboekeigenaar inrichten

Als u de modules Cliënt-export en Cliënt-import al gebruikt en een update naar AccountView 7.1a uitvoert, dan worden de instellingen van de dagboekeigenaar automatisch vastgelegd: alle dagboeken krijgen als eigenaar Cliënt, alleen dagboek 930 krijgt als eigenaar Accountant.

Dagboek 930 is altijd voor de Accountant. De wijzigingen in dit dagboek worden alleen naar de cliënt geëxporteerd. De cliënt kan nooit wijzigingen in dit dagboek aanbrengen. De accountant kan altijd wijzigingen aanbrengen, ook als de bladzijden naar de cliënt zijn geëxporteerd.

Dagboek 900 stelt u altijd in als Cliënt. Zo kan het aanmaken van het nieuwe boekjaar door de cliënt gedaan worden. Zie hiervoor de supportnote Eindejaarsverwerking.

Het is het niet nodig dat accountant en cliënt met dezelfde versie van AccountView werken. Werkt de een met AccountView 7.1a en de ander met AccountView 7.1 of lager? Laat de standaardinstellingen dan staan. Werkt u beiden met AccountView 7.1a? Dan kunt u profiteren van de verbeteringen en de eigenaar van de dagboeken wijzigen.

De inrichting van de Eigenaar van de dagboeken moet zowel bij de accountant als cliënt gelijk ingesteld zijn. Overleg daarom over het eigenaarschap van de dagboeken.

Zo richt u de dagboekeigenaar in:

  1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken/F6.
    Stamgegevens dagboek 
  2. Selecteer voor elk dagboek de juiste waarde in het veld Eigenaar.

Inrichten voor eerste gebruik

Als u in AccountView 7.1a voor het eerst de modules Cliënt-export en Cliënt-import gaat gebruiken, volgt u de onderstaande stappen om de module in te richten.

Zowel bij de accountant als bij de cliënt moet een administratie aanwezig zijn. Het is hierbij van groot belang dat de uitgangspositie van beide administraties gelijk is vóórdat u met het uitwisselen van gegevens begint.

Zo richt de accountant de administratie in:

  1. Hij maakt de administratie voor de cliënt aan en richt deze in. Als hij de administratie al voerde voor de cliënt, dan kan hij deze stap overslaan.
  2. Hij kiest Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken/F6.
  3. Hij selecteert voor elk dagboek de juiste waarde in het veld Eigenaar.
  4. Hij maakt een backup van deze administratie (Document/Backup van administratie in het venster Administraties), en stuurt die naar de cliënt.
  5. Hij kiest Opties/Administratie-instellingen/Accountancy/ Imp/Exp en selecteert Accountant in het veld Status.

Zo richt u de administratie in bij uzelf:

  1. Kies Bestand/Administraties.
  2. Kies Document/Administratie aanmaken om een nieuwe administratie aan te maken.
  3. Kies Document/Administratie terugzetten om de backup van uw accountant terug te zetten in deze nieuwe administratie.
  4. Kies Document/Organiseren/ Administratie om de administratie te organiseren.
  5. Kies Opties/Administratie-instellingen/Accountancy/Imp/Exp, en selecteer Cliënt in het veld Status.

Op beide locaties is nu dezelfde administratie aanwezig, waarvan één met administratiestatus Cliënt, en één met administratiestatus Accountant.

Cliënt-export en cliënt-import gebruiken

Als de administraties op beide locaties zijn ingericht, dan kunt u gegevens uitwisselen.

Zo exporteert u de cliëntgegevens:

  1. Kies Bestand/Administraties en selecteer uw administratie.
  2. Kies Document/Exporteren/Cliëntgegevens. Druk op F1 voor meer informatie over de velden in het venster.
    Cliëntgegevens exporteren 
  3. Markeer in Stamgeg exporteren welke stamgegevens u wilt exporteren.
    • Alleen wijzigingen: alleen stamgegevens die sinds de Laatste export zijn gewijzigd of toegevoegd worden geëxporteerd.
    • Alle gegevens: alle stamgegevens worden geëxporteerd.
  4. Voer de Periode(n) in die u wilt exporteren.
    • Als cliënt ligt het voor de hand om alleen perioden te exporteren waarvoor u de boekingen volledig hebt afgerond.
    • De accountant gebruikt dit veld om de export te beperken tot de periode(n) die hij heeft gecontroleerd. Zo kan hij voorkomen dat hij bij een export op 15 juni boekingen van periode 6 exporteert die hij nog niet had gecontroleerd.
  5. Kies Volgende.
    Cliëntgegevens exporteren 
  6. Markeer bij Export hoe u het exportbestand wilt bewaren of versturen.
  7. Kies Exporteren. Het exportbestand wordt nu aangemaakt en de geëxporteerde bladzijden worden geblokkeerd. Stuur het exportbestand nu naar uw accountant (of cliënt).

Praktijkvoorbeeld: exporteren en importeren

De cliënt laat de administratie door de accountant controleren. Daarom worden met de modules Cliënt-export en Cliënt-import regelmatig bestanden uitgewisseld. De cliënt houdt zelf zijn inkopen, verkopen en kasboeken bij. De vaste activa en het bankboek laat de cliënt door de accountant invoeren.

De cliënt voert de dagelijkse werkzaamheden uit en kan daarbij adreswijzigingen van crediteuren uitvoeren en nieuwe debiteuren aanmaken. Aan het einde van de periode maakt de cliënt van de dagboekbladzijden van één of meer perioden een exportbestand.

Omdat aan een boeking in een verkoopdagboek een debiteur of crediteur gekoppeld kan zijn, worden deze stamgegevens in het exportbestand opgenomen. Zo kunnen de dagboekbladzijden correct worden geïmporteerd in de administratie bij de accountant.

Dagboekbladzijden die vanuit de administratie worden geëxporteerd, worden geblokkeerd en kunnen tijdelijk niet worden gewijzigd door de cliënt. De accountant kan daardoor correcties aanbrengen in de boekingen, zonder dat de cliënt dezelfde bladzijde zelf ook wijzigt.

De accountant importeert de cliëntgegevens in zijn administratie. Bij de controle maakt de accountant eventueel correcties in de geïmporteerde dagboekbladzijden of een memoriaaldagboek.

Als het voor de correctieboekingen nodig is dat de accountant een nieuwe grootboekrekening aanmaakt, dan wordt deze meegenomen bij het exporteren van de gegevens naar de cliënt. Overige stamgegevens worden niet geëxporteerd vanuit een accountantadministratie. Wij raden u daarom af dat de accountant stamgegevens aanmaakt nadat de uitwisseling is begonnen.

De accountant beheert de administratie van vaste activa. De stamgegevens van de module Vaste activa worden echter nooit geëxporteerd. De journaalposten van de vaste activa worden wel geëxporteerd naar de cliënt in dagboek 910. De financiële administratie is zo altijd up-to-date bij de cliënt.

Na de correcties en nieuwe boekingen maakt de accountant een exportbestand dat naar de cliënt wordt gestuurd.

Nadat de cliëntgegevens door de cliënt zijn geïmporteerd, wordt de tijdelijke blokkering van de dagboekbladzijden bij de cliënt weer opgeheven en is de administratie weer up-to-date.

Zo importeert u cliëntgegevens:

  1. Kies Bestand/Administraties en selecteer uw administratie.
  2. Kies Document/Backup van administratie om een backup van uw administratie te maken. Bij fouten of calamiteiten is het zonder backup lastig om de import ongedaan te maken.
  3. Kies Document/Importeren/Cliëntgegevens
  4. Markeer in Import hoe u het exportbestand wilt importeren.
    • Van diskette of directory: Als u een e-mail met twee bestanden (av_adm.zip en imp_inf.dbf) hebt ontvangen, dan bewaart u deze bestanden in een map op uw computer. Bij het importeren markeert u dit veld en selecteert u bij Brondirectory de map waarin u de bestanden hebt geplaatst.
    • Van e-mail: Als u een e-mail met één bestand (clt_data.zip) hebt ontvangen, dan markeert u bij het importeren dit veld en voert u het E-mailadres in.
      Tip: Voor informatie over de e-mailinstellingen leest u de supportnote E-mail versturen vanuit AccountView.
      Tip: Als deze methode niet werkt, pak dan eerst het ZIP-bestand uit en hanteer de werkwijze zoals bij Van diskette of directory.
  5. Kies Volgende.
    Cliëntgegevens importeren 
  6. Kies Importeren. Het bestand wordt geïmporteerd in de administratie en de geblokkeerde bladzijden die eerder waren geëxporteerd, worden weer vrijgegeven.
    Cliëntgegevens importeren 
  7. Druk altijd het rapport af dat na het importeren wordt getoond. Indien het importeren niet gelukt is, toont dit rapport de meldingen. Aanvullende meldingen worden in de Event Log (Opties/Event Log) opgeslagen. In dit venster is voor elke melding een regel opgenomen met datum, tijd, gebruiker en administratie. In de omschrijving die onder in het venster wordt getoond, ziet u wat precies de melding is. Op basis van deze informatie kunt u zelf regelmatig achterhalen wat de oorzaak is en kunt u dit zelf oplossen.

Zie de helpinformatie (onderdeel ‘Accountancy’ in de inhoudsopgave, hoofdstuk ‘Cliënt-export en -import') voor meer informatie. U kunt ook op F1 drukken in de hierboven genoemde vensters en velden