Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Algemeen

Flexibel gegevens opvragen met weergaven

Support ID: AV-52603
Product: AccountView Windows

Omschrijving

In deze supportnote laten we u zien hoe u de weergave van AccountView-vensters kunt beïnvloeden. En daar soms ook rapportages op kunt baseren. Met de weergave van een venster bedoelen we welke kolommen worden getoond, op welke velden er is gesorteerd en welke selecties er op de gegevens in het venster zijn toegepast.

De mogelijkheden verschillen per uitvoering van AccountView (Solo/Team/Business). Daarom geven we in onderstaande tabel weer wat in welke uitvoering beschikbaar is. Vervolgens beschrijven we hoe deze mogelijkheden werken. De functies zijn in opvraaglijsten op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden beschikbaar als in overzichtsvensters (de laatste functie uit de tabel werkt alleen in opvraaglijsten).

Deze supportnote sluit af met een video waarin u mogelijkheden van weergaven worden getoond.

Functie

Solo

Team

Business

Selecteren / Snelselectie

V

V

V

Sorteren door dubbelklikken op kolomtitel

V

V

V

Sorteren op twee of drie kolommen

X

X

V

Kolommen kiezen

X

X

V

Weergaven bewaren

X

V

V

Andere weergaven als standaard instellen

X

X

V

Snel selecteren in opvraaglijsten (vanaf versie 9.4a)

V

V

V

Selecteren

In vrijwel alle vensters kunt u een selectie definiëren met Beeld > Selecteren. Met een selectie beperkt u de gegevens van een bepaald venster tot de deelverzameling waarin u op dat moment bent geïnteresseerd. Dit doet u door een of meer criteria op te geven waaraan de deelverzameling moet voldoen. In een selectiecriterium geeft u op aan welke conditie een bepaald veld moet voldoen. De velden die worden getoond in Veld zijn afhankelijk van de geselecteerde tabel in Beschikbare velden selecteren uit. In Conditie kiest u het type voorwaarde. Afhankelijk van de geselecteerde conditie moet u in Waarde de gewenste waarde invoeren.

U wilt bijvoorbeeld een overzicht afdrukken van uw debiteuren die gevestigd zijn in Duitsland (de stappen zijn uitgevoerd in de voorbeeldadministratie Your Garden).

  1. Kies Bestand > Debiteuren.
  2. Kies Beeld > Selecteren. In Beschikbare velden selecteren uit is de waarde Debiteuren geselecteerd, en daarboven in Veld de waarde Bankrekening 1.
  3. Kies 'Land' in Veld.
  4. Kies 'Is (precies)' in Conditie.
  5. Kies de knop met de drie puntjes bij Waarde. U ziet nu alle waarden die voor het veld Land zijn ingevoerd. Selecteer 'Germany' en kies OK.
  6. Kies Toevoegen. Het selectiecriterium Land (Debiteuren) is (precies) 'GERMANY' wordt getoond onder Items selecteren die aan de volgende criteria voldoen:


  7. Kies Toepassen. Op de achtergrond worden nu de debiteuren in het venster Debiteuren getoond die aan de selectie voldoen. U hoeft deze knop niet per se te kiezen; u kunt ook meteen verdergaan met de volgende stap.
  8. Kies OK om terug te keren naar het venster Debiteuren.

Omdat in het venster Debiteuren in de knoppenbalk een trechter met een rood kruis zichtbaar is, weet u dat er op dit moment een selectie actief is. Met Beeld > Selectie uit en Beeld > Selectie aan kunt u de selectie uit- en aanzetten.  Met Beeld > Selectie wissen verwijdert u de selectie en zullen alle debiteuren weer worden getoond.

Er zijn vele toepassingsmogelijkheden voor het maken van selecties. Zie de volgende pagina waar het maken van selecties in het venster Journaal (Team en Business) wordt benut om de BTW-aangifte te controleren: "BTW-aangifte controleren in AccountView".

Tot slot: in vensters waar u regels met de spatiebalk kunt markeren, bijvoorbeeld het venster Automatische betalingen, kunt u het venster tot alleen de gemarkeerde regels beperken door de optie Beeld > Selectie gemarkeerd.

Snelselecties

  1. Als u een venster wil beperken tot de regels waarvoor één veld een bepaalde waarde heeft, kunt u met een snelselectie nog sneller uw doel bereiken. Open het venster Debiteuren en zorg dat er geen selectie actief is (eventueel via Beeld > Selectie wissen).
  2. Selecteer debiteur 20001.
  3. Plaats de muispijl op de plaatsnaam voor deze debiteur (Den Haag).
  4. Klik op de rechtermuisknop en kies Snelselectie in het menu dat daardoor verschijnt.

De debiteurenlijst wordt nu beperkt tot de debiteuren met Den Haag als plaatsnaam. Een snelselectie is dus een snelle manier om een selectie op één veld te maken dat u met uw muispijl aanwijst. Deze werkwijze is ook beschikbaar in een stamgegevensvenster of een opvraaglijst.

Sorteren

Elk venster in AccountView heeft een standaardsortering.  U kunt op een andere kolom sorteren door te dubbelklikken op de bijbehorende kolomtitel. Als u vervolgens begint te typen, springt de cursor naar de eerste regel waarbij de waarde in deze kolom begint met de getypte tekens.
In een Business-uitvoering hebt u een optie die u in staat stelt om een venster op meerdere kolommen tegelijk te sorteren.

Kies Beeld > Sorteren om op maximaal drie verschillende velden te sorteren:

Kolommen

In AccountView Business kunt u in vensters ook kolommen toevoegen en weghalen. Zo voegt u de kolom Omzet aan het venster Debiteuren toe:

  1. Kies Beeld > Kolommen.
  2. Selecteer 'Omzet huidig jaar' in Beschikbare kolommen.
  3. Kies Toevoegen.
  4. Kies OK. U ziet nu in het venster Debiteuren de kolom Omzet.
  5. Kies Rapporten > Lijst.
    Het rapport houdt nu rekening met de kolom die u hebt toegevoegd.

Weergaven bewaren

In AccountView Team en Business kunt u een gedefinieerde selectie en/of gemaakte sortering en/of kolomweergave (alleen Business) bewaren in een weergave. Deze weergave kunt u later eenvoudig opvragen, zodat bijvoorbeeld een gedefinieerde selectie direct beschikbaar is en niet opnieuw gedefinieerd hoeft te worden.

  1. Voer de stappen van "Selecteren" nogmaals uit.
  2. Kies Beeld > Weergave bewaren als.
  3. Voer 'Duitse debiteuren' in.
  4. Kies OK. De weergave Duitse Debiteuren is nu bewaard.


     
  5. Klik in de werkbalk op de weergave Duitse debiteuren.
  6. Kies de standaardweergave (AccountView). Alle debiteuren worden weer getoond.
  7. Sluit het venster Debiteuren.
  8. Kies Bestand > Debiteuren.
  9. Selecteer de weergave Duitse Debiteuren in de werkbalk. De selectie is weer actief.

In AccountView Business kunt u met Beeld > Weergaven beheren een weergave als standaard instellen voor het actieve venster en de gebruikersnaam waarmee u op dat moment bent ingelogd. Een als standaard ingestelde weergave wordt altijd gebruikt als die gebruiker dat venster opent. In Document > Stamgegevens programma > Weergaven kunt u de aangemaakte weergaven beheren. U kunt bijvoorbeeld een weergave die voor een gebruiker als standaard is ingesteld, opwaarderen tot een weergave voor alle gebruikers of een groep gebruikers. In AccountView Business kunt u ook de sortering en de toegevoegde kolommen in uw weergaven bewaren.

Tip: Voor meer informatie over (het beheren van) weergaven zoekt u met Help > Index op 'Weergaven'.

Als u de weergave wijzigt in een venster en deze wijziging niet bewaart, dan kunt u de volgende melding te zien krijgen als u het venster verlaat:

U hebt dan de mogelijkheid om de weergave te bewaren. Als u in Dit dialoogvenster niet meer weergeven markeert en Nee kiest, dan wordt deze vraag niet meer gesteld.

Flexibel rapporteren

De meeste rapporten die u opvraagt, houden rekening met selecties die u hebt gedefinieerd. Het rapport zal dus alleen de gegevens bevatten van de deelverzameling die u met behulp van de selectie hebt gemaakt. In elke rapportdialoog hebt u de mogelijkheid om Selectiecriteria afdrukken te markeren om bij het rapport getoond te krijgen welke selectiecriteria zijn toegepast.
Verder houden de standaardrapporten van AccountView geen rekening met een eventueel aangepaste sortering of kolomweergave in het venster waar het rapport wordt opgevraagd. Met één uitzondering: het rapport Lijst dat u in een Business-uitvoering in vrijwel elk overzichtsvenster hebt. Dit drukt precies de gegevens af zoals u ze in het actieve venster hebt staan.

Met de gekozen sorteringen, selecties en kolommen wordt ook rekening gehouden als u gegevens vanuit AccountView met Bewerken > Tabel kopiëren en met Bewerken > Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken (Business) naar een Office-applicatie exporteert. Met name in de vensters Journaal en Artikelhistorie wordt dit vaak gebruikt. Meer informatie vindt u in de supportnote "Gegevens uit AccountView Windows gebruiken in Microsoft Office".

Sorteren, selecties en kolommen in opvraaglijsten

Als u bijvoorbeeld in een verkoopdagboek bij het debiteurnummer op het vergrootglas klikt, dan krijgt u een opvraaglijst te zien. Ook in een dergelijk venster kunt u de hierboven beschreven mogelijkheden gebruiken. Hiertoe klikt u met de rechtermuisknop in de opvraaglijst, en kiest u Beeld > in het menu dat verschijnt.

Dit menu werkt verder hetzelfde als de menu-optie Beeld > zoals in deze supportnote wordt beschreven.

Snel selecteren in opvraaglijsten (vanaf versie 9.4a)

In versie 9.4a is een nieuwe methode gemaakt om in opvraaglijsten snel te vinden wat u nodig hebt, en die u ook helpt bij het vlot invoeren van gegevens.

Voorbeeld:

U wilt de rekening van de huur in het dagboek Inkoop boeken. Maar u weet niet uit uw hoofd wat daarvoor de te gebruiken grootboekrekening is. U typt daarom in het veld Rekening de tekst 'Huur'. Zie:

En u drukt dan op Enter.

AccountView zal nu de opvraaglijst Grootboekrekeningen openen en alleen de rekeningen tonen waarin deze tekens voorkomen in een relevant veld. Zie:

In dit voorbeeld wordt er slechts één rekening gevonden. U kunt overigens ook in de dagboekinvoer eerst vanuit het veld Rekening met F4 de opvraaglijst opvragen en dan de tekens (dit mogen dus ook cijfers zijn) typen waarop u wilt selecteren.
Deze methode is te gebruiken in vrijwel alle opvraaglijsten van AccountView. En er zijn instelmogelijkheden om AccountView te laten zoeken naar een getypte waarde in de kolommen die u handig vindt. Zie het volgende voorbeeld voor Crediteuren.

'Al' zijn de getypte tekens waarop geselecteerd moet worden en ingesteld staat dat hierbij in alle zichtbare velden (kolommen) moet worden gezocht. AccountView vormt nu automatisch een lijst met crediteuren waarin de karakters 'AL' ergens in deze 4 kolommen voorkomen.

N.B.: deze nieuwe werking is extra. Als u liever aan de vertrouwde werking vasthoudt, kunt u in een dergelijke opvraaglijst de knop Selecteren kiezen en deze omschakelen naar Zoeken. Deze voorkeur is voor elke lijst en elke gebruiker apart in te stellen. Standaard staat hij op Selecteren, maar als u switcht naar Zoeken zal AccountView voor u bij deze lijst de volgende keer ook ingesteld staan op Zoeken.

Praktijkvoorbeelden

Hieronder vindt u nog enkele praktijkvoorbeelden van vragen waarop u met een eenvoudige selectie antwoord kunt krijgen:

  1. Hoe kan ik alleen de debiteuren selecteren waarop ik dit jaar omzet heb gemaakt?

    Door in het venster Debiteuren een selectie te maken met als criterium 'Omzet huidig jaar (Debiteuren) is groter dan 0'.
    Tip: Als de omzet nog niet wordt bijgehouden in het venster Debiteuren, zie dan "Oplossing 2" van de supportnote "Omzet per debiteur opvragen".

  2. Hoe kan ik zien op welke grootboekrekeningen mutaties zijn geweest?

    Door in het venster Grootboek een selectie te maken met als criterium 'Aantal mutaties (Grootboek) is groter dan 0'.

  3. Hoe kan ik zien welke mutaties in periode 1 zijn verwerkt?

    Door in het venster Journaal een selectie te maken met als criterium 'Periode (Journaal) is gelijk aan 1' (Team en Business).

  4. Hoe kan ik zien wat de omzet is per artikel voor debiteur De Koning BV?

    Door in het venster Artikelhistorie een selectie te maken met als criterium 'Factuurdebiteur/crediteur (Artikelbladzijden) is precies '20001'' en vervolgens Rapporten > Omzet per artikel te kiezen (module Verkoophistorie). 

  5. Hoe kan ik zien welke activiteiten deze week op naam van medewerker MULDER staan?

    Door in het venster Activiteiten een selectie te maken met criteria 'Medewerker (Activiteiten) is (precies) MULDER  en Begindatum (Activiteiten) deze week' (modules Contact Manager / Verkoopinformatiesysteem).

Video

In de onderstaande video worden de mogelijkheden van weergaven getoond.