Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking in AccountView DOS versie 4.5

Support ID: AV-52545
Product: AccountView DOS

Omschrijving

Bij sommige stappen staan belangrijke tips. Lees daarom eerst dit artikel helemaal door, inclusief de tips, en voer pas daarna de stappen uit. Hebt u daarna toch nog een vraag, en staat het antwoord niet op onze website, neem dan contact op met onze supportafdeling.

Natuurlijk kunt u uw AccountView-leverancier om ondersteuning vragen. Hij is goed op de hoogte van uw situatie. Als hij (of iemand anders) de eindejaarsverwerking voor u uitvoert, verwijs dan naar dit artikel.

Let op!

  • Deze procedure is geschreven voor de overgang van 2005 naar 2006. Lees 'het nieuwe boekjaar' (2014) voor 2006, en 'het oude boekjaar' (2013) voor 2005 in de schermafbeeldingen.
  • Als u in Bestand/Grootboek drie kolommen 'Rekening', 'Omschrijving' en 'Indeling' ziet staan, dan beschikt u over Cliënt-invoer. Gebruik dan niet deze procedure, maar neem contact op met uw accountant.
  • Als u bent overgestapt van AccountView DOS naar AccountView Windows: de werkwijze is anders. U maakt een nieuw boekjaar automatisch aan met Document/Administratie aanmaken. Zie de aparte procedure.

AccountView DOS kent een flexibele eindejaarsverwerking. Aan het begin van 2014 kunt u de stamgegevens en de balans op basis van 2013 gemakkelijk overnemen in de nieuwe administratie voor 2014. Het is niet nodig om administratie 2013 af te sluiten voordat u begint met boeken in administratie 2014. U kunt in beide administraties boeken en deze precies op elkaar laten aansluiten.

Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u beschikt over versie 4.5 van AccountView DOS. Mocht u daarnaast ook beschikken over AccountView Windows, gebruik daarvoor dan de aparte procedure. De eindejaarsverwerking in AccountView Windows wijkt namelijk op een aantal belangrijke punten af van AccountView DOS.

Stap 1: een backup!

Maak voor alle zekerheid een backup van uw administratie 2013 met de opdracht Document/Backup administratie in het scherm Administraties. Zo hebt u altijd een backup van uw eindsituatie in 2013.

Stap 2: voorbereiden

Organiseer administratie 2013 met de opdracht Document/Administratie organiseren. Overtollige gegevens (bijvoorbeeld verwijderde artikelen of debiteuren) worden definitief verwijderd. Kies vervolgens voor de opdracht Document/Diagnose administratie om de administratie te controleren. Mochten er nog problemen in de administratie 2013 bestaan, volg dan het advies onder aan het rapport op.

Alleen nog boeken in dagboeken 2013!

Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking alleen nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2013, en dat u geen gegevens meer invoert of verwerkt in facturering of inkoop. Verwerk de orders die u in 2013 wilt boeken voordat u de eindejaarsverwerking uitvoert.

Hebt u een verkoop- en een inkoopdagboek?

Controleer of u zowel een dagboek van het type Verkoop als van het type Inkoop hebt. U kunt dit controleren in het veld Dagboektype in het scherm Stamgegevens dagboek (sneltoets F6 in het scherm Dagboeken). Is dat niet het geval, maak dan eerst beide dagboeken aan in administratie 2013. Doet u dat niet, dan ontbreken na stap 5 de debiteuren- en crediteurensaldi in administratie 2014.

Gebruikt u de module Facturering of Inkoop en journaliseert u achteraf?

Als u beschikt over de modules Facturering en/of Inkoop en u bovendien achteraf journaliseert (Bewerken/Instellingen, handelsinstellingen voor Facturering en/of Inkoop, het veld Direct journaliseren in de instellingen is niet aangekruist), dan moet u eerst de reeds gefactureerde inkoop- en verkooporders journaliseren in het scherm Inkooporders en/of Verkooporders met de opdracht Document/Journaliseren verkoopfacturen / inkoopfacturen.

Gebruikt u de module Voorraad?

Kies Rapporten/Aansluiting grootboek in het scherm Artikelen en controleer of het rapport in evenwicht is. Zo nee, lees dan de supportnote Aansluiting Grootboek en Artikelhistorie controleren. Kies Rapporten/Voorraadwaardering en markeer Alleen voorraadwaarde artikelen. Het eindsaldo moet overeenkomen met het eindsaldo van het rapport Aansluiting grootboek. Analyseer mogelijke verschillen.

Maakt u gebruik van vergelijkende cijfers?

Dan raden we u aan de periodecijfers nog een keer op te vragen in administratie 2013 (opdracht Rapporten/Periodecijfers of Zoeken/Periodecijfers in het scherm Grootboek). U kunt die dan nog laten herrekenen als die niet meer actueel zijn. Mocht u later nog vergelijkende cijfers overnemen in administratie 2014 (opdracht Document/Overnemen/Vergelijkende cijfers in het scherm Administraties), dan weet u zeker dat u de allerlaatste cijfers gebruikt.

Gebruikt u uitgestelde kostprijsboekingen voor uw voorraadwaardering?

Als u te maken hebt met uitgestelde kostprijsboekingen (met voorraadwaardering LIFO/FIFO/GIP/LIP), moet u een aparte procedure volgen. Druk een rapport van de uitgestelde kostprijsboekingen af in administratie 2013 en maak hiervan een voorraadbladzijde aan zodat er voldoende voorraad is. Vervolgens journaliseert u deze bladzijde, waarna u de eindejaarsverwerking op de gebruikelijke manier kunt uitvoeren. In administratie 2014 maakt u in stap 6 een voorraadbladzijde aan die het tegengestelde is van de bladzijde van administratie 2013, zodat de oorspronkelijke voorraadaantallen worden hersteld. Zie voor meer informatie de handleiding Handelsadministratie.

Gebruikt u de module Uitgebreide toegangsbeveiliging?

Zorg dan dat u AccountView hebt gestart met een gebruikersnaam die alle rechten in AccountView heeft, voordat u aan stap 3 begint.

Stap 3: een nieuwe administratie

Voor het nieuwe boekjaar 2014 hebt u een nieuwe administratie nodig. Ga naar het scherm Administraties en druk op de sneltoets F3 VOEG TOE. Voer de gegevens in dit scherm in. Vergelijk de gegevens van de administratie 2014 met die van 2013 en voer in ieder geval de Code, de Administratienaam, de Directorynaam en eventueel Directory kopiefac in. U kunt de gegevens van administratie 2013 opvragen met de sneltoets F6 als u in het scherm Administraties op die administratie staat. De velden Administratievaluta en Landvaluta hoeft u niet in te voeren. Als u een netwerklicentie hebt, kunt u het veld Netwerkgebruik administratie markeren, zodat u met meerdere gebruikers tegelijk in uw nieuwe administratie kunt werken. Dit doet u na het aanmaken van de administratie op de tab Algemeen.

Vermeld het jaartal!

Neem het jaartal op in de Code, de Administratienaam, de Directorynaam en eventueel Directory kopiefac, bijvoorbeeld TRV_2014, TravelWorld BV 2014, TRV_2014 en eventueel TRV_2014\KOPIEFAC. Geen van deze velden mag namelijk gelijk zijn aan het overeenkomstige veld in administratie 2013, anders kunt u de beginbalans niet overnemen. Door het jaartal erin op te nemen, ziet u in één oogopslag om welke administratie het gaat en kunnen de velden nooit gelijk zijn. Let op: de naam van een (sub)directory mag maximaal 8 tekens bevatten.

Als u administratie 2005 toevoegt, kunt u het jaartal het beste opnemen in de Code, de Administratienaam en de Directorynaam. Vergeet ook de velden Begin boekjaar en Einde boekjaar niet!
Als u administratie 2014 toevoegt, kunt u het jaartal het beste opnemen in de Code, de Administratienaam en de Directorynaam. Vergeet ook de velden Begin boekjaar en Einde boekjaar niet!

Stap 4: stamgegevens overnemen

In de nieuwe administratie 2014 hebt u dezelfde stamgegevens nodig als in 2013: grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, artikelen, enzovoort. U kunt de stamgegevens met één opdracht allemaal tegelijk overnemen in administratie 2014. Ga naar het scherm Administraties, selecteer administratie 2014 en kies de opdracht Document/Overnemen/Stamgegevens. Selecteer administratie 2013 in het veld Overnemen van. Er volgen drie waarschuwingen. Lees de meldingen zorgvuldig. Ze zijn bedoeld om te voorkomen dat u bijvoorbeeld per ongeluk de stamgegevens van administratie 2013 overneemt in de verkeerde administratie.

Controleer het begin en einde boekjaar van administratie 2014 en controleer voor de zekerheid nog even of alles inderdaad correct staat in de stamgegevens en instellingen. U kunt de stamgegevens zo vaak overnemen als u wilt, totdat u boekingen hebt ingevoerd in administratie 2014. Tijdens het overnemen van stamgegevens worden de boekingen in administratie 2014 verwijderd.

Stap 5: beginbalans overnemen

De beginbalans van de nieuwe administratie 2014 is de eindbalans van 2013. U kunt die overnemen in administratie 2014 met de opdracht Document/Overnemen/Beginbalans. Selecteer administratie 2013 in het veld Overnemen van. Druk op de sneltoets F5 in Rekening (resultaat vorig boekjaar) en kies de grootboekrekening van het type balans waarop het resultaat van boekjaar 2013 moet worden geboekt.

Tijdens het overnemen van de beginbalans boekt u het resultaat van 2004 op een rekening in 2005.
Tijdens het overnemen van de beginbalans boekt u het resultaat van 2013 op een rekening in 2014.

U kunt de beginbalans zo vaak overnemen als u wilt. De opdracht vult bladzijde 1 van dagboek 900 (type Memoriaal) met de boekingen voor de beginbalans. Als u de opdracht opnieuw kiest, wordt die bladzijde gewoon overschreven. Daarom kunt u op deze bladzijde beter geen mutaties toevoegen.

De omschrijvingen op de debiteur- en crediteurkaarten van mijn openstaande posten zijn gewijzigd!

Dat klopt. De boekingen op de debiteur- en crediteurkaarten in uw nieuwe administratie hebben allemaal automatisch een externe omschrijving gekregen op de beginbalans. De externe omschrijving is het gedeelte achter de puntkomma (;) en wordt onder andere gebruikt door de module Automatische betalingen.

Stap 6: overige modules overnemen

Gebruikt u de module Voorraad?

Als u beschikt over de module Voorraad, dan moet u ook de beginvoorraad overnemen met Document/Overnemen/Beginvoorraad. Pas als de beginvoorraad correct is overgenomen (voorraadwaarde is balanswaarde) en de eindvoorraad van het vorig boekjaar definitief is vastgesteld, kiest u in administratie 2014 in het scherm Voorraadbladzijden de opdracht Document/Journaliseren voorraadbladzijden voor de aangemaakte beginvoorraadbladzijde.

Let op: u kunt de beginvoorraad meerdere keren overnemen, zolang u uw beginvoorraadbladzijde nog niet hebt gejournaliseerd.

Als u de beginvoorraad wel hebt overgenomen maar nog niet gejournaliseerd, dan is uw technische voorraad in het nieuwe boekjaar al actueel. Als u de beginvoorraadbladzijde journaliseert sluit de financiële voorraad in uw voorraadadministratie weer aan op de balanswaarde van uw voorraad. Hierbij wordt geen journaalpost gemaakt. Zie voor meer informatie de handleiding Handelsadministratie, hoofdstuk Voorraad, paragraaf Goederenstroom in AccountView.

Gebruikt u uitgestelde kostprijsboekingen voor uw voorraadwaardering?

Maak dan de tegenovergestelde voorraadbladzijde aan. Zie stap 2.

Gebruikt u de module Vaste activa?

Als u beschikt over de module Vaste activa, dan neemt u de gegevens over met de opdracht Document/Overnemen/Vaste activa. Deze opdracht zorgt ervoor dat de cumulatieve afschrijvingen in het nieuwe boekjaar correct worden bijgewerkt. Rond daarom eerst de activa-administratie in het oude boekjaar af. U kunt de gegevens later alsnog (of opnieuw) overnemen.

Let op: als u in de administratie van 2014 nieuwe activa aanmaakt, dan gaan die verloren op het moment dat u de activa opnieuw overneemt.

Gebruikt u de module Projectcalculatie?

Als u beschikt over de module Projectcalculatie, neemt u de calculatiegegevens over met de opdracht Document/Overnemen/Projectcalculatie.

Gebruikt u AccountView Aangiftesoftware?

Zodra u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt is dit automatisch beschikbaar in AccountView Aangiftesoftware, zodat u van daaruit BTW- en ICL-aangiften elektronisch kunt versturen.

Stap 7: in beide boekjaren boeken!

Zoals gezegd, AccountView heeft een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft administratie 2013 niet af te sluiten om administratie 2014 te openen. U kunt gewoon doorgaan met boeken (in dagboeken!) in administratie 2013. Door de beginbalans opnieuw over te nemen, sluiten beide administraties weer volledig op elkaar aan. We adviseren u om daarna ook de vergelijkende cijfers opnieuw over te nemen (Document/Overnemen/Vergelijkende cijfers).

Als uw accountant bijvoorbeeld een aantal correctieboekingen over 2013 heeft opgesteld, nadat u al begonnen bent met boeken in administratie 2014, dan boekt u deze correcties gewoon in de administratie 2013, bijvoorbeeld in periode 13. Vervolgens neemt u de beginbalans opnieuw over in de administratie 2014 en beide administraties sluiten weer op elkaar aan.

Geen stamgegevens meer overnemen!

Neem geen stamgegevens meer over uit administratie 2013 als u eenmaal boekingen hebt ingevoerd in administratie 2014. Tijdens het overnemen van stamgegevens worden ingevoerde boekingen in administratie 2014 verwijderd.

Alleen boeken in dagboeken!

U kunt gewoon doorgaan met boeken in dagboeken in administratie 2013, maar niet in modules zoals Facturering en Inkoop. Boekingen in die modules worden namelijk overgenomen met de stamgegevens (die u maar één keer kunt overnemen), terwijl boekingen in dagboeken worden overgenomen met de beginbalans (die u meerdere keren kunt overnemen). Als u eenmaal boekingen hebt ingevoerd in administratie 2014, kunt u geen stamgegevens meer overnemen uit administratie 2013 en dus ook niet meer boeken in modules, alleen in dagboeken.

Stel beginbladzijde en -saldo in!

Administratie 2014 bevat nog geen bladzijden voor bank-, kas- en girodagboeken. Druk op F3 VOEG TOE in het scherm Dagboekbladzijden en er verschijnt een scherm met het beginsaldo waarin u het eerste bladzijdenummer kunt invoeren. Op deze manier hebt u de mogelijkheid om de bladzijdenummers van deze dagboeken gelijk te laten lopen met de afschriftnummers door het eerste afschriftnummer als eerste bladzijdenummer op te geven en vervolgens elk afschrift op een nieuwe bladzijde in te voeren. U kunt dit eerste bladzijdenummer achteraf niet meer wijzigen! Het beginsaldo kunt u achteraf nog wijzigen met Bewerken/Beginsaldo, als u eerst de eerste bladzijde van het bank-, kas- of girodagboek selecteert.

Hoe kan ik mijn factuurnummers wijzigen?

Gebruik de opdracht Bewerken/Instellingen/Handel/Facturering en wijzig het veld Laatste factuurnummer.

Tijd voor de voorjaarsschoonmaak?

Het nieuwe jaar is trouwens een uitstekend moment om grootboekrekeningen, debiteuren of crediteuren te verwijderen die u toch nooit meer gebruikt. Voorwaarde is wel dat die stamgegevens in administratie 2014 niet worden gebruikt: er mag niet op zijn geboekt. Houd er ook rekening mee dat afwijkingen kunnen optreden bij het overnemen van vergelijkende cijfers, omdat u dan de cijfers mist van de verwijderde grootboekrekeningen uit de voorgaande jaren. Hetzelfde geldt voor het controleren (en zonodig wijzigen) van uw valutakoersen.

Als een stamgegeven toch wordt gebruikt, wordt dit gemeld door AccountView en kunt u het niet meer in dit jaar verwijderen. Om ervoor te zorgen dat dit stamgegeven verder niet meer wordt gebruikt, kunt u het blokkeren. Markeer het veld Geblokkeerd in het betreffende stamgegevensscherm (in Stamgegevens debiteur bijvoorbeeld op de tab Financieel).