Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking AccountView Go

Support ID: AV-56424
Product: AccountView 9.1 en hoger

U hebt het artikel "Eindejaarsverwerking in versie 9" gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor AccountView Go. Als u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9.1 of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie "Service Packs".

Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

Aandachtspunten voor de accountant

Bij het gebruiken van AccountView Go hebt u als accountant de vrijheid om zelf te bepalen wanneer u een nieuw boekjaar aanmaakt voor de AccountView Go-ondernemer. Weest u er zich echter wel van bewust dat door het aanmaken van het nieuwe boekjaar er aan de kant van de AccountView Go-ondernemer een en ander wijzigt. Kiest u daarom deze actie op een voor beide partijen geschikt moment.

U bent vrij om zelf het moment van aanmaken te bepalen, terwijl uw cliënt gewoon al boekingen kan maken in het nieuwe boekjaar. Zolang er geen administratie voor het nieuwe boekjaar is aangemaakt, worden de transacties die betrekking hebben op het nieuwe boekjaar, opgespaard in periode 13 van de website en niet gesynchroniseerd naar het huidige boekjaar. Op het moment dat u als accountant het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt, komen deze automatisch in de goede periode van het nieuwe boekjaar van AccountView en in de juiste periode van de resultaatgegevens in AccountView Go. 

Nadat u als accountant het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt, kan de ondernemer nog gewoon mutaties inboeken met een mutatiedatum in 2015. Als de mutaties moeten leiden tot boekingen in dagboeken van het type Bank/Kas, dan speelt de beschikbaarheid van de module Transitorische posten in de AccountView-licentie een rol. Het onderscheid is met name van belang voor administraties waarvoor het kasstelsel wordt gehanteerd. AccountView Go gaat met deze boekingen als volgt om:

  • U beschikt over de module Transitorische posten.
    De boekingen worden als transitorische posten behandeld. Ze worden dus automatisch overgebracht naar het juiste boekjaar.
  • U beschikt niet over de module Transitorische posten.
    De boekingen worden opgenomen in het nieuwe boekjaar. Zo nodig brengt u ze handmatig over naar het vorige boekjaar.

Aandachtspunten voor de ondernemer

Zolang het nieuwe boekjaar 2016 in AccountView nog niet is aangemaakt, worden alle boekingen voor het nieuwe boekjaar in de website verzameld in periode 13 van het boekjaar 2015. Deze zijn ook te zien in het venster Grootboek van de website.

Bij de jaarovergang worden uit de website gegevens verwijderd die behoren bij het boekjaar voor het oude boekjaar (=2014). Voor ondernemers die met de module Facturering van AccountView Go werken, wordt een nieuw ZIP-bestand aangemaakt met het facturenarchief voor 2014. Het facturenarchief van 2013 is dan niet meer te downloaden, vandaar dat ondernemers aangeraden wordt bijtijds te controleren of het facturenarchief van 2013 al is gedownload. In dat geval staat in het vak Mededelingen van het venster Overzicht een mededeling als deze: "U moet het facturenarchief van 2013 nog downloaden en op uw computer opslaan."

Mutatieregels vanuit het venster Grootboek zijn alleen te bekijken voor het huidige boekjaar. Wanneer een ondernemer behoefte heeft aan detailinformatie over mutaties uit het oude boekjaar, dan kunt u met de gegevens uit AccountView een PDF-document maken en dit via het AccountView-venster Documenten onderneming aan de ondernemer ter beschikking stellen.
De ondernemer hoeft geen rekening te houden met verschillende administraties voor verschillende boekjaren. Hij voert facturen, verwachte ontvangsten en uitgaven, kas- en bankmutaties in ongeacht het jaar waarin ze zich voordoen. Het boekjaar waarnaar ze bij synchronisatie worden overgebracht, is afhankelijk van de reeds eerder beschreven situatie.

Procedure

  1. Controleer het overzicht Over te dragen mutaties of het AccountView-rapport Over te dragen mutaties AVGO opvragen. Laat uw cliënt de mutaties overdragen en voer de synchronisatie van de onderneming uit, wanneer dit rapport stamgegevens of mutaties van het boekjaar 2014 toont die nog moeten worden gesynchroniseerd.
  2. Maak in AccountView een nieuw boekjaar aan volgens de reguliere eindejaarsprocedure www.vismasoftware.nl/ev.
  3. Terwijl het nieuwe boekjaar wordt gekoppeld in het venster Onderneming (stap 4), mag de onderneming niet worden gesynchroniseerd. Stop daarom eerst het synchronisatieproces voor de onderneming. De stappen daarvoor zijn als volgt:

    A. Log in als administrator in de AccountView Go-website.
    B. Klik op Sync.
    C. Controleer of de kolom Laatste beëindigd een eindtijd bevat. Is dat niet het geval, dan is het synchronisatieproces met de onderneming bezig. Wacht dan even tot de synchronisatie is voltooid.
    D. Selecteer de onderneming.
    E. Klik op Wijzigen.
    F. Demarkeer het veld Onderneming synchroniseren.
    G. Klik op Opslaan.

  4. Controleer in AccountView dat in de onderneming het nieuwe boekjaar is toegevoegd. De stappen zijn als volgt:

    A. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen in AccountView.
    B. Selecteer de juiste onderneming.
    C. Kies Bewerken > Stamgegevens (F6).
    D. Selecteer het nieuw aangemaakte boekjaar 2016. Als dit er niet staat, kies dan Toevoegen en gebruik F4 om de administratiecode van boekjaar 2016 te kiezen.
    E. Demarkeer het veld Blk.
    F. Kies OK.

    Het oude boekjaar 2014 hoeft u niet te blokkeren of verwijderen. AccountView zal altijd kijken naar de nieuwste twee boekjaren.

  5. Herstart het synchronisatieproces voor de onderneming. De stappen zijn als volgt:

    A. Log in als administrator in de AccountView Go-website.
    B. Klik op Sync.
    C. Selecteer de onderneming.
    D. Klik op Wijzigen.
    E. Markeer het veld Onderneming synchroniseren weer.
    F. Klik op Opslaan.

Bij de eerstvolgende synchronisatieronde wordt deze eindejaarsverwerking doorgevoerd op de website. Hierna:

  • Kan de ondernemer geen mutaties meer boeken in het boekjaar 2014.
  • Wordt het facturenarchief van 2013 overschreven door het facturenarchief van 2014.
  • Kunnen detailgegevens van boekingen van boekjaar 2015 niet meer worden opgeroepen vanuit het venster Resultaat. Periodesaldi van resultaten vergelijken kan nog wel.
  • Wordt de waarde van het veld Alleen boekingen na automatisch gelijkgesteld aan de einddatum van 2015.
  • Wordt eventuele automatische nummering van het veld Doc/Fac in Liquiditeit en Factuurnummer in Facturering aangepast naar 2016.
  • Worden gegevens van vóór het oude jaar automatisch uit het venster Betalingen onderweg verwijderd.

Veelgestelde vragen


Mijn AccountView Go-ondernemer wil nog een boeking maken met het oude jaar. Kan dit?

Ja, dit kan zolang de gebruikte boekingsdatum valt na de waarde die is bereikt bij de instelling Alleen boekingen na. Aandachtspunt hierbij is dat deze waarde bij de eindejaarsverwerking automatisch gelijk wordt gesteld aan de einddatum van 2015.


Kan ik zorgen dat mijn AccountView Go-ondernemer geen boekingen meer kan maken met het oude jaar?

Ja, met de instelling Alleen boekingen na in de onderneming dwingt u de ondernemer boekingen met een datum in het nieuwe boekjaar in te voeren. 


In de synchronisatie-informatie zie ik de melding: "Waarde X in veld 'Debiteur/Crediteur' van bestand 'Dagboekbladzijden' is ongeldig". Waar ligt dat aan?

Zodra de administratie voor het nieuwe boekjaar is aangemaakt door u als accountant, zal deze ook aan de onderneming moeten worden gekoppeld, zodat nieuwe relaties die worden aangemaakt in AccountView Go ook als debiteuren en crediteuren in het nieuwe jaar worden aangemaakt. De oplossing hiervoor kunt u lezen in deze supportnote


Mijn AccountView Go-ondernemer wil zijn nummering(en) ophogen naar 2016-nummers. Hoe kan ik dit instellen?

U kunt alleen de vorm (het zogeheten "masker") van het nummer instellen. Door het nieuwe boekjaar aan te maken en dit te koppelen aan de onderneming, wordt de (automatische) nummering aangepast naar het nieuwe boekjaar.


Ik heb een klant die in januari 2016 nog in jaar 2014 wil boeken. Kan dat?

Zolang u nog geen eindejaarsverwerking hebt uitgevoerd, kan de AccountView Go-ondernemer nog boekingen verwerken met datums in 2014, 2015 én 2016. Na de eindejaarsverwerking kan er vanuit de website niet meer in 2014 worden geboekt. Wijzigingen zult u als accountant in AccountView moeten verwerken.


Moet ik eerdere administraties na de eindejaarsverwerking blokkeren in het venster Ondernemingen?

Nee, het blokkeren van administraties is niet nodig. De aansturing van wat er nog mag worden geboekt in AccountView Go, wordt vanuit de website geregeld met de instelling Alleen boekingen na.


Moet de AccountView Go-ondernemer alle mutaties overdragen voordat ik het nieuwe boekjaar kan aanmaken?

Nee, dat hoeft alleen als er nog mutaties van 2014 staan. Uw cliënt kan nog mutaties in het oude jaar corrigeren zolang de bladzijden niet zijn overgedragen. Wel is het aan te raden de synchronisatie uitgevoerd te hebben. Controleer dit met het rapport Over te dragen mutaties AV Go opvragen in het venster Verslaglegging in AccountView, of log in als beheerder in AccountView Go vanuit het venster Ondernemingen voor de betreffende onderneming.


Waar moet ik op letten in de map-aanwijzing tijdens het aanmaken van de administratie van het nieuwe boekjaar?

Het netwerkpad moet ook door de AccountView Backoffice Server Service gevolgd kunnen worden. Het is aan te raden een zelfde notatie te gebruiken als het eerdere boekjaar wanneer die ook aan AccountView Go gekoppeld is geweest.


De cliënt ziet boekingen in periode 13 in de grafiek van de periodecijfers. Hoe kan ik dit verklaren?

Boekingen die bij u nog niet in het nieuwe boekjaar geplaatst kunnen worden, blijven in afwachting van synchronisatie in de juiste periode van het nieuwe boekjaar geparkeerd in periode 13. Zodra u het nieuwe jaar hebt aangemaakt, de onderneming hebt gekoppeld en de onderneming hebt gesynchroniseerd, wordt onder meer de grafiek met periodecijfers daarop aangepast.


Kan mijn cliënt al factureren in 2016 als ik nog geen nieuw boekjaar heb?

Ja, als de klant een factuur definitief maakt met een datum in 2016, wordt een factuurnummer met het jaartal 2016 uitgedeeld en zijn de boekingen in periode 13 terug te zien zolang het nieuwe boekjaar nog niet is gekoppeld in de onderneming.