Eindejaarsverwerking AccountView Solo in versie 8.0 en hoger

Eindejaarsverwerking betekent in AccountView 'een nieuw boekjaar automatisch aanmaken'. Uw verlies- en winstrekeningen komen in het nieuwe boekjaar op nul te staan. Verder houdt u alle benodigde gegevens om in het nieuwe jaar meteen verder te kunnen werken. AccountView kent een flexibele eindejaarsverwerking. Het is niet nodig om het boekjaar af te sluiten voordat u begint met boeken in het nieuwe boekjaar. U kunt in beide boekjaren boeken en deze precies op elkaar laten aansluiten.

Tip: lees in de supportnote Wat is eindejaarsverwerking? meer over de achtergrond van eindejaarsverwerking.

Omschrijving

In deze supportnote staan belangrijke tips over de eindejaarsverwerking voor AccountView Solo. Lees daarom eerst deze supportnote helemaal door, inclusief de tips en gerelateerde supportnotes, en voer pas daarna de stappen uit om uw nieuwe boekjaar aan te maken. Hebt u daarna toch nog een vraag en staat het antwoord niet op onze website, neem dan contact op met onze supportafdeling. 

Natuurlijk kunt u uw AccountView-leverancier om ondersteuning vragen. Hij is goed op de hoogte van uw situatie. Als hij (of iemand anders) de eindejaarsverwerking voor u uitvoert, verwijs dan naar deze supportnote.

De procedure bestaat uit drie stappen:

1. Voorbereidingen treffen en backup maken
2. Het nieuwe boekjaar aanmaken
3. Beginbalans overnemen

Proefverwerking uitvoeren

Om het aanmaken van boekjaar 2014 soepel te laten verlopen, adviseren wij u om ruim van tevoren een proefverwerking uit te voeren. U kunt dan al in een vroeg stadium ervaren hoe het aanmaken van een nieuw boekjaar werkt en welke instellingen voor uw administratie het beste zijn. Maak eerst een kopie van uw administratie aan; zie supportnote Testadministraties. Voer daarna de stappen uit zoals in dit artikel en de bijbehorende supportnotes is beschreven.

Stap 1: Voorbereidingen treffen en backup maken

Controleer of u uw laatste update van AccountView hebt geïnstalleerd. U kunt met Help/Info in AccountView nagaan welke versie u op dit moment gebruikt. Controleer ook of u het laatste Service Pack voor uw versie hebt geïnstalleerd aan de hand van de supportnote Service Packs.

Voordat u het nieuwe boekjaar gaat aanmaken moet u een backup maken en uw administratie organiseren en controleren:

1. Kies Bestand/Administraties.
2. Zorg dat geen enkele gebruiker deze administratie heeft geopend, ook niet een koppeling vanuit een ander pakket.
3. Selecteer administratie 2013.
4. Maak een backup met Document/Backup van administratie in versie 8 of Document/Backup/Aanmaken in versie 9. Zo hebt u altijd een backup van uw eindsituatie in 2013. Zie Backups maken.
5. Kies Document/Organiseren/Administratie. Kies Organiseren. Zie Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen.
6. Kies Document/Controleren/Administratie. Kies Volgende en kies in het tweede venster Alle controles, daarna Geavanceerd achter Business Rules, en demarkeer Veldregels en Recordregels. Kies daarna OK en Volgende. Kies de knop Controle en druk het controlerapport af. Mochten er nog problemen in administratie 2013 bestaan, volg dan het advies onder aan het rapport op. Zie Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen.

Nog wijzigingen aanbrengen in de administratie 2013?

Stamgegevens worden in AccountView alleen overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar, maar niet met het overnemen van de beginbalans. Boekingen in dagboeken worden wel overgenomen in de beginbalans. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt.

Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking daarom nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2013, maar als u de stamgegevens van bijvoorbeeld een debiteur of grootboekrekening in 2013 wijzigt, dit niet meer automatisch zal worden meegenomen naar uw administratie 2014.

Als u werkt met verkoopfacturen (module Facturering Solo)

De verkoopfacturen die u niet verwerkt in administratie 2013 worden automatisch meegenomen naar administratie 2014, waar u ze dan verder verwerkt. Verwerk de verkoopfacturen die u in 2013 wilt boeken daarom vóórdat u de eindejaarsverwerking uitvoert, dat scheelt u later werk op de volgende punten:

• Achteraf kunt u verkoopfacturen in administratie 2013 nog verwerken die al bestonden op het moment dat het nieuwe boekjaar werd aangemaakt. U moet daarna wel de verwerkte verkoopfactuur in administratie 2014 verwijderen en na de verwerking van de verkoopfactuur in 2013 de beginbalans overnemen.
• Ook kunt u nog een verkoopfactuur in administratie 2013 toevoegen en volledig verwerken in administratie 2013. U moet daarna wel de beginbalans overnemen.
• Het toevoegen en wijzigen van de verkoopfactuur in administratie 2013 en deze overnemen naar administratie 2014 kan niet!

Gebruikt u de module Cliënt-import en/of Cliënt-export?

Lees dan de supportnote Cliënt-import en/of Cliënt-export met extra aanwijzingen. 

Gebruikt u de module Facturering en journaliseert u achteraf?

Als u beschikt over de module Facturering, dan moet u het volgende doen:

1. Open uw administratie 2013.
2. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Facturering.
3. Controleer of het veld Directe verwerking verkoopfacturen is gemarkeerd.
4. Als het veld is gemarkeerd, dan hoeft u niets te doen. Als dit niet is gemarkeerd, kies dan Document/Facturen journaliseren in het venster Facturering (Bestand/Handel/Verkoopfacturen).

Stap 2: Het nieuwe boekjaar aanmaken

In AccountView kunt u automatisch een nieuw boekjaar aanmaken:

1. Kies Bestand/Administraties.
2. Selecteer administratie 2013 en kies Document/Administratie aanmaken.
    
3. Markeer Nieuw boekjaar op basis van huidig boekjaar. Administratie 2013 is geselecteerd in Overnemen van. Kies Volgende.
4. Voer de gegevens van uw nieuwe administratie 2014 in.
   
   Neem voor de duidelijkheid het jaartal erin op, bijvoorbeeld Administratiecode YR_GRD_10, Administratienaam Your Garden Products 2014, Map admin YR_GRD_10\ en Map kopiedoc YR_GRD_10\KOPIEDOC\.
   Dit laatste veld is beschikbaar als u over Facturering en/of Aanmaningen beschikt. Als u dit veld niet invoert terwijl u in administratie 2013 wel kopiedocumenten aanmaakt, dan worden in administratie 2014 geen kopiedocumenten aangemaakt.
   Kies Volgende.
5. Controleer de gegevens in het venster en wijzig ze zonodig.
   
   Voer het Aantal perioden in dat u voor uw rapportages gebruikt. Rapporteert u per maand, dan is het handig om hier '12' in te voeren. U kunt altijd in twee perioden daarna (in dit geval 13 en 14) boekingen maken, bijvoorbeeld voor correctieboekingen aan het eind van het jaar. Kies Volgende.
6. Voer in Resultaat vorig jaar een grootboekrekening van het type Balans in. In administratie 2014 wordt het resultaat van boekjaar 2013 op deze rekening geboekt.
   
7. Kies Aanmaken.
   De administratie wordt aangemaakt. Vergelijkende cijfers worden automatisch overgenomen in administratie 2014.
8. Kies Afdrukken om het rapport Administratie aanmaken af te drukken.
9. Kies Voltooien.

Hoe stel ik volgnummers in waarmee in het nieuwe boekjaar wordt gestart?

AccountView zal voor de volgnummers standaard een combinatie met jaartal en vervolgcijfers voorstellen. U kunt dit wijzigen in het nieuwe boekjaar:

1. Kies Opties/Instellingen/Volgnummers.
2. Selecteer het volgnummer dat u wilt wijzigen.
3. Kies Wijzigen om de nummering te wijzigen.

Let op: Het aanpassen van het Verkoopfactuurnummer moet gedaan worden voordat in het nieuwe boekjaar de eerste factuur definitief gemaakt wordt. Daarna kan het factuurnummer niet meer naar een lager nummer worden aangepast.

Zie voor meer informatie de supportnote Factuurnummers en betalingsreferenties.

De administratie 2013 blokkeren?

Als u dat wilt, kunt u op twee manieren verdere boekingen in uw administratie 2013 voorkomen:

1. U voert een periodenummer in het veld Geblokkeerd t/m per in het venster Instellingen administratie (Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Administratie) in. Dit kan wel ongedaan worden gemaakt.
2. U kiest Document/Periode sluiten in het venster Administraties (Bestand/Administraties). Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: Wij adviseren de eerste methode omdat deze ongedaan kan worden gemaakt. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Perioden en jaren afsluiten in uw helpinformatie.

Stap 3: Beginbalans overnemen

Zoals gezegd, kent AccountView een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft administratie 2013 niet af te sluiten om administratie 2014 te openen. Zie Nog wijzigingen aanbrengen in 2013.
Door de beginbalans opnieuw over te nemen, sluiten beide administraties weer volledig op elkaar aan.

1. Kies Bestand/Administraties.
2. Selecteer administratie 2014 en kies Document/Overnemen/Beginbalans.
3. Controleer bij Overnemen van of de juiste administratie is gekozen en voer de grootboekrekening voor Resultaat vorig jaar in.
    
4. Kies Overnemen.
5. Als het rapport de waarschuwing Het beginsaldo van dagboek 'X' sluit niet aan bij het beginsaldo van de gekoppelde grootboekrekening 'Y'. geeft, volg dan het getoonde advies op.

Als uw accountant een aantal correctieboekingen over 2013 heeft opgesteld, nadat u al begonnen bent met boeken in administratie 2014, dan boekt u deze correcties gewoon in administratie 2013, bijvoorbeeld in periode 13. Vervolgens neemt u de beginbalans opnieuw over in administratie 2014 en beide administraties sluiten weer op elkaar aan.

Als u de beginbalans van 2014 wilt wijzigen zonder de eindbalans van 2013 te wijzigen (bijvoorbeeld omdat u uw BTW-rekeningen in 2014 op nul wilt boeken), kunt u in het nieuwe boekjaar in een nieuwe dagboekbladzijde een memoriaalboeking aanmaken en verwerken in periode 0. De beginbalans die AccountView overneemt wordt geboekt in dagboek 900 bladzijde 1. Deze kan niet handmatig worden gewijzigd, om de aansluiting tussen de eindbalans van het vorige jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar te garanderen.

Meer informatie

• Zie de genoemde supportnotes en de Veelgestelde vragen Eindejaarsverwerking.