Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking Inkoop in versie 9

Support ID: AV-56413
Product: AccountView 8.x, 9.x

U hebt het artikel "Eindejaarsverwerking in versie 9" gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module Inkoop. Wanneer u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 8 of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie "Service Packs".

Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure.

Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

Lopende inkooporders

De inkooporders en inkoopfacturen die u niet verwerkt in administratie 2015 worden automatisch meegenomen naar administratie 2016, waar u ze dan verder kunt verwerken. Verwerk de inkooporders en bijbehorende inkoopfacturen die u in 2015 wilt boeken daarom bij voorkeur vóórdat u het nieuwe boekjaar aanmaakt.

Wij raden af om in de orderadministratie van uw 2015 administratie verder te werken, nadat u administratie 2016 hebt aangemaakt. U moet dan namelijk goed opletten hoe u in het nieuwe boekjaar de inkooporders verwerkt die afkomstig zijn uit het oude boekjaar. U wilt uw inkooporders immers niet dubbel verwerken.

In de volgende situatie kan het lastig zijn om aan bovenstaand advies te voldoen:

  • Een inkooporder is in het oude boekjaar aangemaakt.
  • Het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt om met de orderadministratie in het nieuwe jaar verder te kunnen gaan.
  • Daarna ontvangt u de inkoopfactuur met een factuurdatum in 2015.

U wilt de inkoopfactuur in het oude boekjaar verwerken vanwege de datering in 2015 en omdat u dan de BTW over 2015 kunt terugvragen. Er zijn verschillende oplossingen voor dit scenario die afhangen van het moment waarop de ontvangsten zijn verwerkt.

  • Als er nog geen ontvangsten zijn verwerkt op deze inkooporder dan kunt u na het verwerken van de inkoopfactuur in 2015 de order in 2016 simpelweg verwijderen. Vervolgens moet u wel de beginbalans opnieuw overnemen en ook de beginvoorraad als het om een voorraadartikel gaat (zie voor meer informatie: "Eindejaarsverwerking Voorraad vanaf versie 9").

  • Als u de ontvangsten in 2015 al hebt verwerkt voordat u 2016 hebt aangemaakt dan wordt het lastiger. U kunt de inkooporder niet verwijderen in het nieuwe boekjaar vanwege de verwerkte ontvangsten. Maar als u de inkoopfactuur ook verwerkt in het nieuwe boekjaar hebt u de factuur inmiddels twee keer verwerkt. En als het om voorraadartikelen gaat, komt ook uw voorraad te hoog uit.

    Dit lost u op door in de inkooporder in het nieuwe boekjaar een regel toe te voegen, waarmee u de oorspronkelijke regel tegenboekt. Vervolgens verwerkt u de ontvangst en daarna verwerkt u een nulfactuur van de order. U moet niet vergeten de beginbalans opnieuw over te nemen nadat u de inkoopfactuur hebt verwerkt in het oude boekjaar. Bij een voorraadartikel moet u ook de beginvoorraad opnieuw overnemen (zie voor meer informatie: "Eindejaarsverwerking Voorraad vanaf versie 9").

    Wanneer u werkt met de instelling Op te ontvangen facturen boeken zal de rekening nog te ontvangen facturen (en daarmee ook de rekening ontvangsten) niet glad lopen. Dit moet u dan nog corrigeren via een handmatige boeking in het nieuwe boekjaar.

    Deze boeking doet u in een dagboek van het type memoriaal. U boekt debet op de rekening goederenontvangsten (die u vindt in de stamgegevens van de betreffende artikelgroep) en credit op de rekening ‘te ontvangen facturen’ (die in het venster Administratie-instellingen - Handel (Inkoop I) vastligt). Het bedrag leest u af uit de inkooporderregel. In de voorbeeldadministratie "Your Garden" ziet de boeking er dan bijvoorbeeld als volgt uit:

      2205 Ontvangsten
    Aan 1520 Te ontvangen facturen

Selecteren van een ontvangst in het nieuwe boekjaar

Als u in het nieuwe boekjaar een inkoopfactuur aanmaakt en daarin een ontvangst wilt selecteren die in het oude boekjaar is verwerkt, dan moet de artikelhistorie meerdere jaren zijn bijgewerkt met deze ontvangst. Als u niet beschikt over historiemodules, dan kunt u de historie niet bijwerken en daarom moet u in de inkoopfactuur de inkooporderregels selecteren in plaats van de ontvangst.  Als u wel een relevante historiemodule hebt, dan kunt u de werkwijze vinden via "Eindejaarsverwerking Handelsrapportage- en historiemodules".

Controle bij niet-directe verwerking inkoopfacturen

Werkt u met indirecte verwerking (of weet u dit niet zeker)? Voer dan de volgende stappen uit:

  1. Open uw administratie 2015.
  2. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Inkoop I.
  3. Controleer of het veld Directe verwerking inkoopfacturen is gemarkeerd.
  4. Als het veld is gemarkeerd, dan kunt u onderstaande de stappen overslaan.
  5. Als dit veld niet is gemarkeerd, kies dan Document > Facturen journaliseren in het venster Inkooporders (Bestand > Handel > Inkooporders). Deze stap is nodig omdat niet-gejournaliseerde facturen niet meekomen naar het nieuwe jaar. U kunt de facturen het beste journaliseren voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt.