Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking MyTime vanaf AccountView versie 9.0d

Support ID:

AV-56958

Product: AccountView 9.0d, 9.0e, 9.1, 9.2, 9.3

U hebt het artikel Eindejaarsverwerking in versie 8 en 9 gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module MyTime. Wanneer u niet over deze module beschikt, hoeft u deze supportnote niet door te nemen.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help/Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9.0d of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie Service Packs.

Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

Bij het gebruiken van AccountView MyTime hebt u de vrijheid om zelf te bepalen wanneer u een nieuw boekjaar aanmaakt in AccountView. De urenregistratie in MyTime is (in tegenstelling tot AccountView) boekjaaronafhankelijk. Dit betekent dat er binnen AccountView voor wordt gezorgd dat urenbladzijden in het juiste boekjaar terechtkomen. Zolang er geen administratie beschikbaar is voor het nieuwe boekjaar, worden de urenbladzijden die betrekking hebben op het nieuwe boekjaar opgespaard in de website. Op het moment dat het nieuwe boekjaar beschikbaar is, komen deze automatisch in het nieuwe boekjaar van AccountView.
Stamgegevens die worden gebruikt in MyTime, zoals projecten en medewerkers, worden altijd uit het laatste actieve boekjaar van de onderneming overgenomen. Omdat stamgegevens uit het oude boekjaar worden overgenomen in het nieuwe, is het in MyTime ook mogelijk urenbladzijden van het vorige boekjaar te wijzigen.

Om optimaal voorbereid te zijn voor het aanmaken van het nieuwe boekjaar, adviseren wij u eerst de procedure en veelgestelde vragen te lezen voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt.

Procedure

  1. Maak in AccountView een nieuw boekjaar aan volgens de reguliere eindejaarsprocedure: Eindejaarsverwerking in versie 8 en 9.
  2. Stop de MyTime Communication Service.
  3. Voeg in AccountView het nieuwe boekjaar toe aan de onderneming. De stappen zijn als volgt:
    a. Kies Document/Stamgegevens systeem/Ondernemingen in AccountView.
    b. Selecteer de juiste onderneming.
    c. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6).
    d. Kies Toevoegen.
    e. Druk op F4 in het veld Boekjaar.
    f. Selecteer het nieuw aangemaakte boekjaar.
    g. Demarkeer het veld Blk. Het nieuwe boekjaar is standaard geblokkeerd. Deblokkeer een nieuw boekjaar pas als de administratie klaar is voor gebruik.
    h. Kies Bewaren.
    i. Kies OK.

Het oude boekjaar hoeft niet te worden geblokkeerd of verwijderd. Herstart nadat bovenstaande stappen zijn uitgevoerd de MyTime Communication Service.

Veelgestelde vragen

1. Wat gebeurt er als ik in MyTime uren boek die in twee boekjaren van AccountView vallen?

2. Hoe moet ik omgaan met de situatie dat in AccountView is ingesteld dat weektijdafwijking niet is toegestaan?

3. Waar moet ik rekening mee houden als boekjaar 2014 is aangemaakt in AccountView en ik wil uren in MyTime boeken in 2013?

4. Wat is de oorzaak van de melding 'Geen administratie gevonden voor meegegeven onderneming.'?

 

 


 

1. Wat gebeurt er als ik in MyTime uren boek die in twee boekjaren van AccountView vallen?

Stel dat uw boekjaar in AccountView start op 1 januari en eindigt op 31 december. In MyTime boekt u in week 1 van 2014 van maandag tot en met vrijdag iedere dag 8 uur. De maandag en dinsdag van deze week valtlen in december en de overige dagen in januari. In AccountView wordt in boekjaar 2013 een bladzijde aangemaakt met de uren van december:

   

En in AccountView wordt in boekjaar 2014 een bladzijde aangemaakt met de uren van januari:

 


2. Hoe moet ik omgaan met de situatie dat in AccountView is ingesteld dat weektijdafwijking niet is toegestaan?  

Stel dat dit uw situatie is:

  1. In de stamgegevens van de medewerker staat 40 in het veld Totaal op het tabblad Prod.
  2. In het veld Onderschrijding contrin het venster Administratie-instellingen - Projecten en uren (Ureninvoer) is Weektijdafwijking niet toestaan geselecteerd.
  3. In MyTime boekt de medewerker in week 1 van 2014 van maandag tot en met vrijdag iedere dag 8 uur.

U moet de volgende stappen uitvoeren:

  1. Zet in beide boekjaren in AccountView de controle op contracttijd uit.
  2. Als week 1 van 2014 vanuit MyTime al een keer is aangeboden aan AccountView, dan voegt u een wijziging toe aan de bladzijde (bijvoorbeeld een spatie achter de omschrijving van de bladzijde) en slaat u deze op.
  3. Wacht tot MyTime en AccountView opnieuw zijn gesynchroniseerd. Voor de uren in week 1 van 2014 in MyTime is in AccountView in boekjaar 2013 en 2014 een bladzijde aangemaakt.
  4. Verwerk de bladzijden in AccountView.
  5. Zet de controle op contracttijd weer aan.

 


3. Waar moet ik rekening mee houden als boekjaar 2014 is aangemaakt in AccountView en ik wil nog uren in MyTime boeken in 2013?

Als u bij de boeking in MyTime gebruikmaakt van een stamgegeven dat in AccountView in boekjaar 2014 is toegevoegd, dan moet u dit stamgegeven handmatig aanmaken in AccountView in boekjaar 2013.

Stel in AccountView maakt u in boekjaar 2014 een nieuwe medewerker aan. Vervolgens boekt deze medewerker in MyTime uren voor 2013. Deze boeking leidt niet tot een bladzijde in AccountView in boekjaar 2013, omdat de medewerker niet bestaat in dit boekjaar. U zult eerst de medewerker moeten aanmaken in AccountView in boekjaar 2013. Hierna laat u de medewerker de urenboeking in MyTime wijzigen (bijvoorbeeld een spatie achter de omschrijving van de bladzijde) en opslaan. Hierna zal bij synchronisatie een bladzijde worden aangemaakt in AccountView in boekjaar 2013.

 


4. Wat is de oorzaak van de melding 'Geen administratie gevonden voor meegegeven onderneming.'?

Vanuit MyTime worden uren aangeboden waarvoor in AccountView geen administratie beschikbaar is. De administratie is niet gekoppeld aan de onderneming, of de administratie is geblokkeerd. Ga dit na via Document/Stamgegevens systeem/Ondernemingen. Zodra de administratie beschikbaar is, worden de uren automatisch opnieuw aangeboden aan AccountView. U hoeft in MyTime niet de bladzijde aan te passen.