Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking Projecten en Uren en Declaraties in versie 9 t/m 9.0c0

Support ID: AV-56420
Product: AccountView 9.0, 9.0a, 9.0b, 9.0c, 9.0a rev.1, 9.0a rev.2

U hebt het artikel Eindejaarsverwerking vanaf versie 8 gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de modules Projecten en Uren en Declaraties. Wanneer u niet over (één van) deze modules beschikt, hoeft u deze supportnote niet door te nemen.

Omschrijving

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help/Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9 t/m 9.0c0. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie Service Packs.

Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure.

De supportnote is verdeeld in drie onderdelen:

  1. Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar
  2. Toelichting bij opnieuw overnemen na aanmaken van een nieuw boekjaar
  3. Veelgestelde vragen

Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

Projectjournaal

In de stamgegevens van een project kunt u vastleggen welke mutaties u wilt overnemen in het volgende boekjaar. Op de tab Financieel vindt u het veld Eindejaarsverwerking, waarvoor u de volgende waarden kunt selecteren:

  • Geen financiële gegevens
    Er wordt geen projectjournaal overgenomen, dus ook geen onderhanden werk. Deze instelling is voornamelijk bedoeld voor interne projecten.
  • Alleen saldi balansrekeningen
    Deze keuze is niet zinvol in deze versies (deze keuze is daarom vanaf versie 90c1 vervangen door een andere keuze die vooral voor accountants die met Uren & Declaraties werken, handig kan zijn). Als u het projectjournaal/mutaties wilt overnemen, kies dan voor Volledige projecthistorie.
  • Volledige projecthistorie (Balans en Verlies & winst)
    Het volledige projectjournaal wordt overgenomen. Alle op de projectdimensies gegroepeerde kosten en opbrengsten zullen meegaan naar het nieuwe boekjaar.

Projectstamgegevens

Als een project voorkomt in Urenhistorie meerdere jaren, Artikelhistorie meerdere jaren, Declaratiehistorie meerdere jaren of Projectoverboekingen meerdere jaren van het oude boekjaar, dan zal het project altijd worden meegenomen naar het nieuwe jaar. Houd er rekening mee dat u in het nieuwe boekjaar het project kan ook niet kunt verwijderen (vanaf versie 9.0c1 is het omgaan met de meerdere jaren tabellen op dit punt sterk verbeterd). Als u in het bezit bent van de module Projecten kunt u dit project desgewenst uit beeld houden door een selectie te maken in het venster Projecten die de financieel afgesloten projecten eruit filtert (met Beeld/Selecteren en Projectstatus is niet gelijk aan Financieel afgesloten).

Als het project in deze tabellen niet voorkomt, dan gelden voor dezelfde regels voor het meegaan van een project naar het volgend jaar als in versie 8. Deze zijn:

De hoofdregel is dat de stamgegevens van projecten altijd worden overgenomen naar het nieuwe boekjaar. Wanneer u over de module Projecten beschikt, zijn hierop uitzonderingen. Deze zijn:

Projecten met de status Vervallen offerte of Afgesloten of Financieel afgesloten worden niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • Het project is niet opgenomen in een openstaande post.
  • Het project is niet opgenomen in een lopende inkoop- of verkooporder.
  • Het project is niet opgenomen in stamgegevens die horen bij de module Verkoopinformatiesysteem (bijvoorbeeld activiteiten of debiteuren die in projecten zijn vastgelegd terwijl deze module actief is)

Voor afgesloten projecten geldt als extra voorwaarde dat, afhankelijk van de gekozen instelling voor het veld Eindejaarsverwerking (zie hierboven), er voor dit project geen projectmutaties over te nemen zijn.

Als u niet de module Projecten hebt, maar wel Uren & Declaraties, dan zullen projecten dus altijd meegenomen worden naar het nieuwe boekjaar, omdat u het veld Status niet hebt. Mocht u het project willen verwijderen, dan kunt u in het oude boekjaar de waarde van het veld Eindejaarsverwerking op Geen financiële gegevens zetten. Dan zal het verwijderen van het project in het nieuwe jaar in ieder geval niet worden tegengehouden, doordat het projectjournaal van het project ook is meegenomen naar het nieuwe jaar.

In onderstaande tabel is het bovenstaande samengevat en kunt u zien hoe stamgegevens en projectjournaal worden overgenomen, afhankelijk van status en instelling.

 

Status Eindejaarsverwerking Stamgegevens Projectjournaal 
Aanvraag Geen financiële gegevens Ja Nee
Offerte Geen financiële gegevens Ja Nee
In portefeuille Geen financiële gegevens Ja Nee
Lopend Geen financiële gegevens Ja Nee
Onderbroken Geen financiële gegevens Ja Nee
Doorlopend Geen financiële gegevens Ja Nee
Afgesloten Geen financiële gegevens Nee Nee
Vervallen offerte Geen financiële gegevens Nee Nee
Financieel afgesloten Geen financiële gegevens Nee Nee
Aanvraag Volledige projecthistorie Ja Ja
Offerte Volledige projecthistorie Ja Ja
In portefeuille Volledige projecthistorie Ja Ja
Lopend Volledige projecthistorie Ja Ja
Onderbroken Volledige projecthistorie Ja Ja
Doorlopend Volledige projecthistorie Ja Ja
Afgesloten Volledige projecthistorie Ja, 
behalve als er geen
boekingen op staan
 
Ja
Vervallen offerte Volledige projecthistorie Nee  Nee
Financieel afgesloten Volledige projecthistorie Nee Nee

Tabel 1. Wanneer worden stamgegevens en projectjournaal overgenomen?

De volgende punten zijn van belang:

  • De hoofdregel is dat de stamgegevens van projecten altijd worden overgenomen naar het nieuwe boekjaar. Voor uitzonderingen, zie Projectstamgegevens.
  • Het veld Projectrekening in het venster Stamgegevens grootboek is niet van belang voor het overnemen van mutaties.

Projectbudgetten

De hoofdregel is dat de projectbudgetten worden meegenomen naar het nieuwe boekjaar van alle projecten waarvan ook de stamgegevens worden overgenomen. Er zijn twee uitzonderingen:

  • Voor projecten waarvoor het veld Status de waarde Doorlopend heeft, kunt u er tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar voor kiezen om de projectbudgetten niet over te nemen. Mocht u ervoor kiezen om deze projectbudgetten wel over te nemen, dan hebt u verschillende mogelijkheden voor de manier waarop dat moet gebeuren. Zie onderstaande afbeelding.
  • Voor projecten waarvoor het veld Status de waarde Afgesloten heeft, worden nooit projectbudgetten meegenomen. Mochten de stamgegevens van het project wel worden meegenomen omdat er bijvoorbeeld nog openstaande posten zijn, dan zal het projectbudget niet worden meegenomen.

Uren en Declaraties

Wij adviseren om vóór het aanmaken van het nieuwe boekjaar vast te stellen of er nog uren te journaliseren zijn. Uurstaten uit het oude boekjaar gaan namelijk niet mee naar het nieuwe boekjaar. Voer hiervoor de volgende controle uit:

  1. Kies Bestand/Projecten en uren/Urenregistratie.
  2. Dubbelklik op de kolomtitel Voortgang om op die kolom te sorteren.
  3. Blader door het venster om de uurstaten te vinden waarvoor de status niet gelijk is aan Verwerkt.
  4. Controleer voor deze uurstaten of u ze moet journaliseren vóór het aanmaken van het nieuwe boekjaar.

U bent niet verplicht om deze uurstaten vóór het aanmaken van het nieuwe boekjaar te journaliseren. Als u dit niet doet, dan worden  deze uurstaten niet doorgeboekt naar het projectjournaal (en financiële journaal) en kunnen deze uren daarom niet als onderhanden werk en/of te factureren mee worden genomen naar het nieuwe boekjaar. Het journaliseren is dus een voorwaarde daarvoor. Mocht u gejournaliseerde uren willen wijzigen, zie dan de supportnote Gejournaliseerde uren wijzigen.

Onderliggende boekingsdetails

Om in uw projectadministratie van projectkaart of projectjournaalregels door te kunnen zoomen naar de onderliggende boekingsdetails uit vorig jaar of voorgaande jaren moet u in de wizard Administratie aanmaken het veld Projectjournaaldetailhistorie overnemen markeren. Als u ook module(s) hebt om de Urenhistorie meerdere jaren of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig te kunnen bijwerken, krijgt u in de wizard Administratie aanmaken extra opties beschikbaar die ook op de over te nemen projectjournaaldetailhistorie van invloed zijn. Zie de volgende afbeelding:

Toelichting bij opnieuw overnemen na het aanmaken van een nieuw boekjaar

Nog wijzigingen aanbrengen in de administratie 2013?

Stamgegevens worden in AccountView alleen overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar, maar niet met het overnemen van de beginbalans. Boekingen in dagboeken worden wel overgenomen in de beginbalans. Het projectjournaal wordt, bij het overnemen van de balans, overgenomen zoals ingesteld is in het veld Eindejaarsverwerking. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt.
Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking daarom nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2013, maar dat als u de stamgegevens van bijvoorbeeld een project in 2013 wijzigt, dit niet meer automatisch zal worden meegenomen naar uw administratie 2014.

Als u werkt met declaratievoorstellen

De declaratievoorstellen en de van daaruit gegenereerde verkoopfacturen, die u niet verwerkt in administratie 2013 worden automatisch meegenomen naar administratie 2014, waar u ze dan verder kunt verwerken. U kunt deze na het aanmaken van het nieuwe boekjaar desgewenst ook verwerken in het oude boekjaar. Al overgenomen declaratievoorstellen en van daaruit gegenereerde verkoopfacturen moeten dan in het nieuwe boekjaar verwijderd (anders verwerkt u ze dubbel) worden en na volledige verwerking van de declaratievoorstellen in het oude boekjaar moet de beginbalans overgenomen worden. Vermijd een werkwijze waarbij u tegelijkertijd in het oude en nieuwe boekjaar declaratievoorstellen genereert en/of verwerkt.

Projectjournaal

Bij het overnemen van de beginbalans nadat het nieuwe boekjaar al is aangemaakt wordt het projectjournaal opnieuw overgenomen. Hierbij worden de eerder vermelde regels toegepast op basis van het veld Eindejaarsverwerking. Markeer daarbij de optie Projectjournaaldetailhistorie overnemen. Als u ook module(s) hebt om de Urenhistorie meerdere jaren of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig te kunnen bijwerken en de Urenhistorie en/of Artikelhistorie is gewijzigd in het oude jaar nadat het nieuwe boekjaar al was aangemaakt, dan moet u in het nieuwe boekjaar vervolgens nog de Urenhistorie meerdere jaren en/of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig bijwerken om te verzekeren dat de projectjournaaldetailhistorie in het nieuwe boekjaar weer compleet is. Voor meer informatie, zie Eindejaarsverwerking Handelsrapportagemodules, Declaratiehistorie, Urenhistorie, Multi-Year Financials versie 9 t/m 90c0.

Kies na het overnemen van de balans voor Document/Projectkaart herrekenen om de projectkaart bij te werken.

Het is mogelijk om ervoor te zorgen dat het projectjournaal, dat bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar niet was overgenomen, nu alsnog wordt overgenomen. En omgekeerd: als het projectjournaal bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar wel was overgenomen, terwijl dit bij nader inzien niet de bedoeling was, dan is het mogelijk om ervoor te zorgen dat het projectjournaal is verdwenen na het opnieuw overnemen van de beginbalans.

Hiervoor moet u de waarde van het veld Eindejaarsverwerking in het venster Stamgegevens project wijzigen volgens de regels die in deze supportnote zijn beschreven. Deze wijziging moet in het oude boekjaar plaatsvinden. U kunt de wijziging ook doorvoeren in het nieuwe boekjaar; dit is van belang voor de eindejaarsverwerking van volgend jaar.

Projectstamgegevens

De hoofdregel is dat de stamgegevens van projecten alleen automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Er is één uitzondering. Stel dat:

  • een project na het aanmaken van een nieuw boekjaar in het oude boekjaar wordt aangemaakt;
  • op dit in het oude boekjaar aangemaakte project boekingen worden ingevoerd;
  • de waarde van het veld Eindejaarsverwerking zodanig wordt gekozen, dat het projectjournaal wordt overgenomen als de beginbalans wordt overgenomen,

... dan worden de stamgegevens van het project bij het overnemen van de beginbalans ook overgenomen.

Projectbudgetten

De hoofdregel is dat projectbudgetten alleen automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Er is één uitzondering: de budgetten van projecten waarvan het veld Status de waarde Doorlopend heeft. Deze projectbudgetten kunt u na het aanmaken van het nieuwe boekjaar alsnog overnemen.

Zo neemt u projectbudgetgegevens (opnieuw) over:

  1. Kies Bestand/Administraties.
  2. Selecteer de administratie van het nieuwe boekjaar.
  3. Kies Document/Overnemen/Projectbudgettering.
  4. Selecteer het oude boekjaar in het venster Projectbudgettering overnemen in het veld Overgenomen van. Markeer Budget doorlop proj en selecteer hoe u de doorlopende projectbudgetten wilt overnemen.

Uren en Declaraties

Wij adviseren om vóór het overnemen van de beginbalans vast te stellen of er nog uren te journaliseren zijn. Door deze te journaliseren en vervolgens de beginbalans over te nemen kunnen deze uren gefactureerd worden in het nieuwe boekjaar.

Tot slot

Als u werkt met de module Uren en Declaraties II, dan kunt u in de stamgegevens van medewerkers budgetten invoeren op uurstatistiekgroepen. Kies Document/Overnemen/Uurstatistiekgegevens in het venster Administraties als u die gegevens wilt meenemen naar het nieuwe boekjaar.

Veelgestelde vragen

 


Waarom zie ik in het nieuwe boekjaar op mijn verlies- en winstrekeningen in periode 0 een aantal boekingen staan?

Als in het oude boekjaar een project saldi bevat op verlies- en winstrekeningen die volgens de gekozen instellingen moeten worden overgenomen in het nieuwe boekjaar, dan worden deze overgenomen in het projectjournaal, maar ook in het financiële journaal op de beginbalans in periode 0. Als op deze manier een saldo op een verlies- en winstrekening ontstaat in periode 0, vindt er automatisch een extra boeking op deze verlies- en winstrekening plaats zonder projectcode, waardoor het totale saldo in periode 0 op de verlies- en winstrekeningen op nul uitkomt.


Na het aanmaken van het nieuwe boekjaar zie ik regels in mijn projectkaart en/of projectjournaal staan zonder de onderliggende individuele mutaties uit vorige of voorgaande jaren?

Neem de beginbalans opnieuw over waarbij u de optie Projectjournaaldetailhistorie overnemen markeert. Als u ook module(s) hebt om de Urenhistorie meerdere jaren of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig te kunnen bijwerken en de Urenhistorie en/of Artikelhistorie is gewijzigd in het oude jaar nadat het nieuwe boekjaar al was aangemaakt, dan moet u in het nieuwe boekjaar vervolgens nog de Urenhistorie meerdere jaren en/of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig bijwerken om te verzekeren dat de projectjournaaldetailhistorie in het nieuwe boekjaar weer compleet is.

 


In het nieuwe boekjaar tonen mijn projecten niet de cijfers die ik verwacht.

Als na het aanmaken van het nieuwe boekjaar de projectkaarten worden herrekend met Document/Projectkaart herrekenen in het venster Projecten dan zullen de cijfers worden bijgewerkt naar de huidige stand. Lost deze tip de situatie niet op, raadpleeg dan de volgende pagina voor te volgen stappen om de situatie verder te analyseren: http://www.accountview.nl/av55969.htm.


Kan ik in het oude boekjaar al beginnen met uurstaten die betrekking hebben op het nieuwe boekjaar?

Dat ligt niet voor de hand. Deze uurstaten worden niet meegenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en kunnen dus alleen in het oude boekjaar worden gejournaliseerd.

 


Ik heb al gedeclareerd in het nieuwe boekjaar, vervolgens de beginbalans overgenomen en ik wil controleren wat de te factureren positie is die uit het oude boekjaar is overgenomen.

Omdat er al gedeclareerd is in het nieuwe jaar, is het rapport Te factureren in het venster Projecten niet bruikbaar. In het venster Projectjournaal kunt u met Beeld/Selecteren wel de volgende selectie zetten: Periode (journaal) is gelijk aan nul. Vervolgens kiest u Rapporten/Projectjournaalrapportage en in het veld Bedrag selecteert u Te factureren bedrag. Dit rapport toont dan de overgenomen te factureren positie uit het oude boekjaar.