Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking Scanboeken

Support ID: AV-57461
Product: AccountView Vanaf 9.0e

U hebt het artikel "Eindejaarsverwerking in versie 9" gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen bij het gebruik van de module Scanboeken. Wanneer u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9.0e of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie "Service Packs".

Administratie toevoegen aan onderneming

In versie 9.4 en hoger wordt de nieuwe administratie automatisch toegevoegd aan de onderneming bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Werkt u met AccountView 9.3a en lager, dan zult u zelf nog de administratie moeten toevoegen aan de onderneming. Dit doet u als volgt:

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen.
  2. Selecteer de onderneming waarvoor u een nieuw boekjaar hebt aangemaakt.
  3. Kies Bewerken > Stamgegevens.
  4. Kies Toevoegen en kies via F4 het boekjaar 2018.
  5. Demarkeer de kolom Blk.
  6. Kies OK.

Als het nieuwe boekjaar nog aan de onderneming moet worden gekoppeld en een nieuw bericht voor het nieuwe boekjaar bestemd is, wordt in het Scanboeken-bericht nog geen administratie vermeld. De nieuwe administratiecode komt beschikbaar voor het Scanboeken-bericht zodra u de onderneming aanvult en daarna Document > Administratiecodes bijwerken in het venster Dagboekberichten (systeem) kiest.

Automatisch nummeren van relaties

Wanneer u Scanboeken gebruikt, zult u rond de eindejaarsverwerking moeten letten op de automatische nummering van debiteuren en crediteuren. Zodra er twee boekjaren bestaan in de onderneming, worden nieuwe relaties toegevoegd aan het boekjaar waarop de factuur betrekking heeft. 

In versie 9.7 en hoger is de automatische nummering verbeterd. Zo voorkomen wij dat hetzelfde nummer wordt uitgedeeld aan een andere relatie in het nieuwe boekjaar. Als u het laatste Service Pack hebt geïnstalleerd, dan kunt u onderstaande stappen overslaan. 

Werkt u echter met versie 9.6a of eerder? Let dan goed op het volgende. Door de automatische nummering van debiteuren/crediteuren kan hetzelfde nummer worden uitgedeeld aan een andere relatie in het nieuwe boekjaar.

U voorkomt deze situatie door:

  • de Scanboeken-berichten die betrekking hebben op het oude boekjaar als eerste te verwerken
  • de nummerreeks voor het nieuwe jaar iets hoger te laten starten dan het oude jaar bereikt heeft

Oplossing 1

Wanneer er in Scanboeken facturen voor het oude boekjaar zijn aangeboden tussen de facturen voor het nieuwe boekjaar, dan raden wij aan om de verwerking van de facturen eerst in het oude boekjaar te doen. Eventuele nieuwe leveranciers/klanten die in de batch voorkomen, worden dan eerst aangemaakt in het oude boekjaar. Vooral in situaties waarin er pas kort gebruik wordt gemaakt van Scanboeken, heeft dit de voorkeur. De stappen zijn:

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > Dagboekboekberichten (systeem).
  2. Kies Document > Berichten ophalen.
  3. Demarkeer Direct verwerken in dagboeken en haal de berichten binnen.
  4. Kies Beeld > Selecteren.
  5. Selecteer het veld Factuurdatum, geef Voor als conditie op en voer als datum 1 januari van het nieuwe boekjaar in.
  6. Kies Toevoegen en OK, zodat het venster nu is beperkt tot alle facturen uit de oude boekjaren.
  7. Kies vervolgens Document > Berichten verdelen over administraties.

Voordat u de Scanboeken-berichten voor het nieuwe boekjaar verwerkt, is het aan te raden de menu-optie Document > Overnemen > Beginbalans in het venster Administraties te kiezen, zodat de nieuwe relaties ook in het nieuwe jaar beschikbaar worden gemaakt.

Oplossing 2

Als u een inschatting kunt maken om hoeveel nieuwe debiteuren/crediteuren het gaat, kunt u direct na het aanmaken van het nieuwe boekjaar het startnummer voor Debiteur-/crediteurnummer verhogen:

  1. Kies in het nieuwe boekjaar: Opties > Instellingen > Volgnummers.
  2. Selecteer de regel Debiteur-/crediteurnummer.
  3. Kies Bewerken > Volgnummer instellen.
  4. Voer het hogere nummer in waarmee de codes in het nieuwe jaar moeten beginnen.
  5. Kies OK.

Hierna verwerkt u op normale wijze uw Scanboeken-berichten.