Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking Severa-koppeling Basis

Support ID: AV-58145
Product: AccountView 9.7a en hoger

U hebt het artikel "Eindejaarsverwerking in versie 9" gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module Severa-koppeling Basis. Als u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verdergaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9.7a of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie "Service Packs".

Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

Met Severa-koppeling Basis importeert u in AccountView verzonden facturen en nieuwe debiteuren vanuit Severa. Ook kunt u vanuit AccountView de factuurstatus exporteren en bijwerken in Severa als facturen zijn betaald.

Severa kent geen indeling in boekjaren, zodat u in Severa op dat gebied verder geen bijzondere acties hoeft uit te voeren. Dit artikel beschrijft welke facturen uit Severa in welk boekjaar in AccountView worden geïmporteerd. Om ervoor te zorgen dat alle verzonden facturen in AccountView worden geïmporteerd, wijzen wij u daarnaast op enkele aandachtspunten.

Facturen importeren in AccountView

Bij het gebruik van Severa-koppeling Basis is de factuurdatum van belang. De factuurdatum van een in Severa verzonden factuur wordt namelijk vergeleken met het datumbereik dat u in AccountView invoert bij het importeren van boekingsvoorstellen in een administratie. Als de factuurdatum binnen het opgegeven datumbereik valt, dan wordt de factuur geïmporteerd. Tot en met versie 9.8a kunt u de Severa-facturen ook via dagboekberichten importeren.

Standaard stelt AccountView een datumbereik voor vanaf het begin van het boekjaar tot en met het einde van het boekjaar. Zo haalt u altijd alle verzonden facturen op die horen bij de administratie waarin u importeert. U kunt dit datumbereik handmatig aanpassen, maar u kunt nooit datums opgeven van vóór het boekjaar of van na het boekjaar.

Als u het nieuwe boekjaar voor 2020 hebt aangemaakt, dan zal AccountView dus bij het importeren van facturen uit Severa in deze administratie een datumbereik voorstellen dat loopt van 1 januari 2020 t/m 31 december 2020 (in de veronderstelling dat dit de datums zijn van het begin en het einde van het boekjaar). Verzonden facturen met een factuurdatum in 2020 zullen dan in dit nieuwe boekjaar worden geïmporteerd.

Dagboekberichten importeren

Om ervoor te zorgen dat alle facturen uit Severa in AccountView worden geïmporteerd, is het belangrijk om te zorgen dat de begindatum van het nieuwe boekjaar direct volgt op de einddatum van het oude boekjaar. Verder adviseren we om het voorgestelde datumbereik bij het importeren van boekingsvoorstellen niet aan te passen.

Als u nog facturen in Severa verzendt met een factuurdatum in 2019, terwijl het nieuwe boekjaar in AccountView al is aangemaakt, denk er dan aan dat u deze in uw oude boekjaar moet importeren.

De factuurstatus bijwerken in Severa

Als van een uit Severa geïmporteerde factuur de betaling in AccountView is geboekt, dan kan deze statuswijziging naar Severa worden geëxporteerd. Dat doet u met de opdracht Document > Status in Severa bijwerken in het venster Boekingsvoorstellen. U moet hiermee in het oude boekjaar doorgaan, totdat u daar geen openstaande posten meer afboekt. Op het moment dat u in het nieuwe jaar openstaande posten afboekt, gaat u deze actie in het nieuwe jaar doen.

Hierbij moet u letten op facturen die in het oude jaar zijn ingeboekt en in het nieuwe jaar worden betaald. U kunt namelijk bij de opdracht Document > Status in Severa bijwerken een begindatum invoeren die ligt vóór de begindatum van het boekjaar. Voer dus bij het bijwerken in Begindatum de factuurdatum in van de eerste factuur waarvan u de status in Severa wilt bijwerken (of eerder).

Tot slot

Beschikt u ook over de module(s) Severa-koppeling Plus en Compleet? Lees vóórdat u in het nieuwe boekjaar begint met het importeren van facturen uit Severa de procedure "Eindejaarsverwerking Severa-koppeling Plus en Compleet".