Eindejaarsverwerking
Eindejaarsverwerking Uren & declaraties in versie 6.0b
| Support ID: | AV-52560 |
| Product: | AccountView 6.0b |
Omschrijving
U hebt het artikel Eindejaarsverwerking AccountView Windows (versie 6.0) gelezen op deze website. Deze procedure bevat de extra aanwijzingen die daarin worden genoemd.
Let op: deze procedure is geschreven voor de overgang van 2005 naar 2006. Lees 'het nieuwe boekjaar' (2014) voor 2006, en 'het oude boekjaar' (2013) voor 2005 in de schermafbeeldingen.
Stap 1: Versienummer controleren
Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help/Info. Hier moet 'versie 6.0b (build 655)' staan. Als hier versie 6.0a of 6.0 staat, voer dan eerst de update naar versie 6.0b uit, voordat u verder gaat met de eindejaarsverwerking.
Stap 2: Bestaande conceptfacturen verwijderen of verwerken
Vóórdat u een nieuw boekjaar opent moet u bestaande conceptfacturen verwijderen of definitief verwerken in het huidige boekjaar, zodat er in het venster Facturering geen conceptfacturen meer staan.
Eventueel handmatig aangemaakte facturen (dus geen conceptfacturen), kunt u laten staan als u dat wilt. Deze worden bij het aanmaken van een nieuw boekjaar overgenomen, en u kunt deze in het nieuwe boekjaar verder verwerken.
Stap 3: Onderhanden werk wel of niet meteen overnemen
U hebt twee mogelijkheden:
- U neemt het onderhanden werk meteen over, tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar (zie Uitvoering). Kies deze werkwijze als u conceptfacturen gaat aanmaken in het nieuwe boekjaar en niet meer in het oude boekjaar.
- U neemt het onderhanden werk later over. Kies deze werkwijze als u na het aanmaken van het nieuwe boekjaar nog conceptfacturen wilt aanmaken en verwerken in het oude boekjaar. Daarna kunt u het onderhanden werk alsnog overnemen (zie Uitvoering) en het genereren van conceptfacturen voortzetten in het nieuwe boekjaar.
Vermijd een werkwijze waarbij u tegelijkertijd zowel in het oude als in het nieuwe boekjaar conceptfacturen genereert. U kunt het onderhanden werk meerdere keren overnemen in het nieuwe boekjaar.
Let op: na het overnemen van het onderhanden werk naar het nieuwe boekjaar, worden de uurstaten en handmatig ingevoerde dagboekbladzijden die tot het onderhanden werk behoren, in het oude boekjaar geblokkeerd. Na het overnemen van het onderhanden werk kunt u deze dus niet meer wijzigen.
Stap 4: Nog niet gejournaliseerde uren
Wij adviseren om vóór het overnemen van het onderhanden werk vast te stellen of er nog uren te journaliseren zijn.
- Kies Bestand/Urenregistratie.
- Kies Document/Uren journaliseren en controleer of er gegevens staan in de velden Datum vanaf en t/m. Zo ja, dan zijn er nog uren te journaliseren. Kies Annuleren.
Zo vindt u snel de uurstaten waarin deze nog niet gejournaliseerde uren staan: - Dubbelklik op de kolomtitel Voortgang om op die kolom te sorteren.
- Blader door het venster om de uurstaten te vinden waarvoor de status niet gelijk is aan Verwerkt.
- Controleer voor deze uurstaten of u ze moet journaliseren vóór het overnemen van het onderhanden werk.
U bent niet verplicht om deze uurstaten vóór het overnemen van het onderhanden werk te journaliseren. Als u dit niet doet, dan wordt er voor deze uurstaten geen onderhanden werk overgenomen naar het nieuwe boekjaar en zullen in het nieuwe boekjaar deze uren daarom niet kunnen worden gefactureerd.
Stap 5: Uitvoering
In het eerder genoemde artikel staat hoe u een nieuw boekjaar opent met Document/Administratie aanmaken in het venster Administraties. Na een paar stappen verschijnt dan het onderstaande venster.
Als u meteen wilt overnemen (zie hiervoor) markeert u Onderhanden werk overnemen, om dit tegelijk met het aanmaken van het nieuwe boekjaar te doen. Markeer ook Alleen nog te factureren transacties overnemen, tenzij u in het nieuwe boekjaar voor uw projecten een specificatie wilt kunnen opvragen van alle urenboekingen die in het oude boekjaar zijn gefactureerd.
Als u later wilt overnemen (zie hiervoor), markeert u Onderhanden werk overnemen niet. Nadat u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt kunt u later op de volgende manier alsnog het onderhanden werk overnemen van het oude naar het nieuwe boekjaar:
- Kies Bestand/Administraties.
- Selecteer administratie 2014 en kies Document/Overnemen/Beginbalans.
- Voer de juiste waarde in het veld Resultaat vorig boekjaar in.
- Markeer Onderhanden werk overnemen.
- Markeer Alleen nog te factureren transacties overnemen (tenzij u in het nieuwe boekjaar voor uw projecten een specificatie wilt kunnen opvragen van alle urenboekingen die in het oude boekjaar zijn gefactureerd).
- Kies Overnemen.
Tot slot
Als u Document/Overnemen/Beginbalans kiest, markeer dan altijd Onderhanden werk overnemen om de aansluiting van het onderhanden werk met de beginbalans te garanderen (zie de stappen hierboven). Doe dit ook als er niets is gewijzigd in de onderhanden-werkpositie van het oude boekjaar.