Standaardomschrijvingen

Omschrijving

In AccountView is het mogelijk om per dagboek standaardomschrijvingen vast te leggen voor de dagboekbladzijde, de dagboekregels en de betalingsreferentie. Steeds als u een nieuwe bladzijde of regel toevoegt, voert AccountView de juiste omschrijving automatisch voor u in. Hierdoor neemt zowel de invoersnelheid als de consistentie van uw boekingen toe.

De omschrijving van een dagboekbladzijde en van de regels op deze dagboekbladzijde vindt u na verwerking terug op uw grootboekkaarten en in de openstaande posten. Bij de stamgegevens van de dagboeken die u gebruikt, kunt u voor deze omschrijvingen standaardwaarden vastleggen. Een standaardwaarde van een veld is de waarde die AccountView als suggestie invult. Zo’n voorgestelde omschrijving mag u uiteraard altijd wijzigen of aanvullen.

Standaardomschrijvingen vastleggen

1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken.
2. Kies OK.
3. Selecteer een dagboek, bijvoorbeeld een inkoopdagboek, en kies Bewerken/Stamgegevens.
4. Selecteer de tab Omschrijvingen.
5. Selecteer in de velden Omschr bladzijde en Omschr regels de manieren waarop de standaardomschrijvingen moeten worden samengesteld.

In de velden Omschr bladzijde en Omschr regels bepaalt u welke administratiegegevens AccountView gebruikt voor het samenstellen van de standaardomschrijvingen in de overeenkomstige velden van het venster Dagboekinvoer. Uit welke administratiegegevens u kunt kiezen, is afhankelijk van het type dagboek. Voor een inkoop- of een verkoopdagboek hebt u meer mogelijkheden dan voor een memoriaal- of bankdagboek.

Als u met de instellingen uit de bovenstaande afbeelding handmatig een nieuwe bladzijde aanmaakt in het inkoopdagboek, dan:

• wordt de omschrijving van de bladzijde gevuld met het crediteurnummer uit het veld Deb/Cred, en aangevuld met het nummer dat in het veld Doc/Fac is ingevoerd.
• verschijnt op de dagboekregel de bedrijfsnaam van de geselecteerde crediteur.
• bevat het veld Betalingsreferentie nu het externe debiteurnummer dat deze crediteur gebruikt om u aan te duiden. Zie Factuurnummers en betalingsreferenties.

De omschrijving in het veld Omschr bladzijde wordt standaard ook in het venster Dagboekbladzijden getoond; op deze manier kunt u dus ook de getoonde informatie in dit venster naar uw hand zetten. Verder wordt de omschrijving van de bladzijde gebruikt op de grootboekkaart van de grootboekrekening die aan het dagboek is gekoppeld, in ons voorbeeld de verzamelrekening ‘Crediteuren’, en bij de openstaande posten.

Openstaande post opvragen

1. Kies Bestand/Debiteuren.
2. Selecteer debiteur 50003 (Swart & Adam V.O.F.).
3. Kies Zoeken/Openstaande posten.
4. Merk op dat de omschrijving van de openstaande post gelijk is aan de omschrijving van de bladzijde.

Grootboekkaart opvragen

1. Kies Bestand/Grootboek.
2. Selecteer rekening 7000.
3. Kies Zoeken/Grootboekkaart.
4. Merk op dat de mutatie voor debiteur 50003 bovengenoemde omschrijving zoals in de regel heeft.

Standaardomschrijvingen en de modules Inkoop en Facturering

Tot nu toe hebben we gekeken naar het gebruik van standaardomschrijvingen bij het handmatig toevoegen van dagboekbladzijden. Als u de module Facturering gebruikt, dan worden dagboekbladzijden automatisch aangemaakt zodra u een verkoopfactuur definitief afdrukt. De omschrijving van de bladzijde wordt nu overgenomen uit het veld Omschr verk.order van het venster Verkooporder.

Als de order uit de bovenstaande afbeelding definitief wordt afgedrukt, dan wordt in het veld Omschr bladzijde van de dagboekbladzijde de omschrijving ‘Uw order’ overgenomen. In de dagboekregels verschijnen de omschrijvingen van de factuurregels uit de verkooporder.

Meer informatie

• Factuurnummers en betalingsreferenties