Financieel

Telebankieren: Inlezen bankafschriften

Support ID: AV-115601
Product: Vanaf AccountView versie 9.3a

Omschrijving

In deze supportnote besteden we aandacht aan het inlezen van bankafschriften. Om bankmutaties te kunnen inlezen hebt u de module Inlezen bankmutaties nodig. Er zijn twee manieren om uw afschriften in AccountView binnen te halen.

  1. Met de directe bankkoppeling haalt u de afschriften direct op in AccountView. Bovendien controleert AccountView of een bepaald afschrift al aanwezig is in uw bankboek. Dit voorkomt dat een afschrift per ongeluk meerdere malen wordt ingelezen. Op onze website leest u meer over de bankkoppeling: "Bankkoppeling aanvragen".
  2. Vanuit uw internetbankieromgeving downloadt u een bestand en vervolgens importeert u dit in AccountView.

Deze supportnote beantwoordt de volgende vragen over het inlezen van de bankafschriften:

Welke instellingen leg ik vast?

In de stamgegevens van het dagboek waarin u afschriften wilt inlezen, legt u uw IBAN vast, zodat bij het inlezen van de afschriften het juiste dagboek wordt herkend. Kies Bestand > Dagboekbladzijden, klik met de rechtermuisknop op het betreffende dagboek en kies vervolgens Eigenschappen.
Op de tab Bankgegevens legt u het bankrekeningnummer, het IBAN en de bankcode vast. De bankcode is de code die u aan de stamgegevens van een bank geeft. Hierin zijn onder andere het adres en de BIC van de bank vastgelegd. AccountView bepaalt aan de hand van de bankcode de BIC van uw bank.

Hoe lees ik de afschriften in?

  1. Kies Bestand > Dagboekbladzijden.
  2. Kies Document > Bankafschriften (sneltoets F5).
  3. Kies Document > Bankafschrift inlezen of Document > Bankafschriften ophalen via directe bankkoppeling (kiest u de tweede optie, dan kunt u verdergaan met stap 6).
  4. Selecteer het gewenste formaat en kies Volgende.
  5. Selecteer het bestand dat u vanuit uw internetbankieromgeving hebt gedownload en kies Inlezen.
  6. De bankafschriften worden ingelezen en zijn daarna zichtbaar in het venster Bankafschriften.
  7. Wanneer u dubbelklikt op een afschrift, dan krijgt u onderstaand venster te zien. Het afschrift moet u controleren en aanvullen, voordat u het kunt verwerken tot een dagboekbladzijde.

Hoe maak ik een afschrift klaar om te verwerken?

In het venster Bankafschriften ziet u de regels van het afschrift. Bij het inlezen past AccountView autoherkenning toe om waar mogelijk de debiteur of crediteur, de tegenrekening en het document-/factuurnummer alvast voor u in te voeren. AccountView herkent de afschriftregels op basis van het bankrekeningnummer van uw debiteuren en crediteuren. Ook de postcode, het factuurnummer en het bedrag worden gebruikt voor de herkenning.

Wilt u meer weten over het optimaliseren van de autoherkenning? Bekijk dan de video "Autoherkenning optimaliseren".

Vanaf versie 10.0

In de kolom Status ziet u gekleurde pictogrammen die aangeven welke regels u nog moet contoleren: 

de regel bevat voldoende informatie om te kunnen verwerken
de regel moet u nog even controleren. Klik op de knop Status voor meer informatie.
er zijn meer gegevens nodig om de regel te kunnen verwerken

In versie 9.8a en lager

Als een regel voldoende is herkend en/of ingevuld voor verwerking, dan wordt de kolom Acc ('geaccepteerd') gemarkeerd. U kunt het bankafschrift pas verwerken als bij alle regels in het afschrift de kolom Acc is gemarkeerd. De kolom Corr ('correct') wordt gemarkeerd wanneer een regel volledig is herkend op basis van een openstaand factuurnummer, de correcte debiteur/crediteur en bovendien het ingelezen bedrag precies gelijk is aan de openstaande post. De kolom Corr hoeft niet gemarkeerd te zijn om de afschriftregel te kunnen verwerken, maar geeft u wel belangrijke informatie over de herkenning van uw afschriftregels.

Betalingsverschillen automatisch wegboeken

In versie 10.0a kunt u kleine bedragen automatisch ongezien laten wegboeken. Staat er in een bankafschrift een regel met een bedrag dat net iets afwijkt van dat van de openstaande post waar het bij hoort, dan kunt u het verschil op de rekening Betalingsverschillen laten boeken. U bepaalt zelf hoe hoog het verschil mag zijn. Is het verschil lager dan dat bedrag, dan zal AccountView de regel als correct beschouwen. Het maximumbedrag voor betalingsverschillen die u ongezien laat boeken, legt u vast via Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Financieel I. Daar vindt u het nieuwe veld Max betalingsversch.

Hoe werkt autocodering?

Autoherkenning zoekt de juiste openstaande post bij een betaling of ontvangst. Om afschriftregels waarvoor geen openstaande post bestaat automatisch te herkennen, bijvoorbeeld uw maandelijkse energie-incasso, kunt u een zogenaamde Autocode aanmaken. In de autocode voert u dan zelf kenmerken in waarmee AccountView een incasso of betaling kan herkennen. De herkenning vindt plaats op basis van tekst in de omschrijving of op basis van een bankrekeningnummer of IBAN. Bovendien legt u hier vast welke grootboekrekening, omschrijving of kostenplaats standaard moeten worden gebruikt (kostenplaatsen zijn beschikbaar vanaf AccountView Team).

Zo gebruikt u autocodering:

  1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Autocodering.
  2. Kies Bewerken > Toevoegen (sneltoets: Ctrl+Ins of Ctrl+N) om een nieuwe autocode aan te maken.

De volgende keer dat u een bankafschrift inleest wordt de autocode automatisch toegepast. Met Document > Autoherkenning zorgt u ervoor dat de autoherkenning opnieuw wordt toegepast. Hiermee kunt u direct testen of een aangemaakte autocode ook werkt zoals u hebt bedoeld.

Tip: Kies Document > Autocode aanmaken in het venster Bankafschriften om een nieuwe autocode op basis van de geselecteerde afschriftregel aan te maken.

Bankrekeningnummer bijwerken vanuit afschrift

Vanaf versie 10.0a kunt u uw debiteur- en crediteurgegevens actualiseren met de bankrekeningnummers in het afschrift. Als u een debiteur- of crediteurnummer in het bankafschrift invoert, dan controleert AccountView of het rekeningnummer al in de stamgegevens van die relatie voorkomt. Komt het rekeningnummer nog niet in de stamgegevens voor, dan wordt het venster Bankrekening overnemen weergegeven. Daar kunt u aangeven of de rekening moet worden overgenomen. Voor IBAN's wordt, naast het rekeningnummer, ook de bankcode bijgewerkt.

Hoe verwerk ik een afschrift?

Wanneer bij alle afschriftregels van een afschrift de kolom Acc is gemarkeerd, dan kunt u het afschrift verwerken met Document > Afschriftregels verwerken. Er wordt dan een nieuwe dagboekbladzijde aangemaakt in het bankdagboek.

Meer informatie