Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Financieel

Telebankieren: Inlezen bankmutaties / Automatische betalingen / Automatisch inncasso

Support ID: AV-52937
Product: AccountView Windows

In deze supportnote besteden we aandacht aan telebankieren: bankafschriften inlezen, afschriftregels herkennen met autocodering, betalingsbestanden aanmaken, betalingen storneren en incasseren.

Inlezen bankmutaties

Met uw telebanksoftware maakt u bestanden aan waarin uw afschriftregels zijn opgeslagen. U kunt deze bestanden verwerken in AccountView. We laten u zien hoe u deze telebankbestanden inleest, hoe u de afschriftregels kunt herkennen en corrigeren, en hoe u de bankafschriften verwerkt. Om bankmutaties te kunnen inlezen, hebt u de module Inlezen bankmutaties nodig.

Welke instellingen moet ik vastleggen?

In de stamgegevens van uw dagboek legt u uw bankrekeningnummer vast, zodat bij het inlezen van de telebankbestanden direct het juiste dagboek wordt herkend.

Stamgegevens dagboek

Zo leest u telebankbestanden in:

  1. Kies Bestand/Dagboeken.
  2. Kies Document/Bankafschriften (sneltoets F5).
  3. Kies Document/Bankafschrift inlezen.
  4. Selecteer het bankformaat dat uw banksoftware aanlevert en kies Volgende.
  5. Selecteer het bestand dat uw banksoftware heeft aangemaakt en kies Voltooien.
  6. Het bankafschrift wordt ingelezen en wordt daarna op het scherm getoond.

Inlezen bankafschrift

Wat betekenen de kolommen Acc en Corr?

In het venster Bankafschrift worden de afschriftregels getoond die zijn ingelezen uit het telebankbestand. AccountView herkent zelf afschriftregels op basis van het bankrekeningnummer van uw debiteuren en crediteuren. Ook de postcode, het factuurnummer en het bedrag worden gebruikt voor de herkenning.

Als een regel voldoende is herkend en ingevuld voor verwerking, dan wordt de kolom Acc (‘geaccepteerd’) gemarkeerd. U kunt het bankafschrift pas verwerken als deze kolom is gemarkeerd. Alleen als een regel volledig is herkend op basis van een openstaand factuurnummer, de correcte debiteur/crediteur en bovendien het ingelezen bedrag precies gelijk is aan de openstaande post in uw administratie, dan wordt de kolom Corr (‘correct’) gemarkeerd.

Dit is niet nodig om de afschriftregel te kunnen verwerken, maar geeft u belangrijke informatie over de herkenning van uw afschriftregels.

Wat is autocodering?

Daarmee kunt u automatisch afschriftregels herkennen waarvoor geen openstaande post bestaat, bijvoorbeeld uw maandelijkse energie-incasso. Daar voor voert u zelf kenmerken in. In een autocode stelt u ook een standaard grootboekrekening, omschrijving of kostenplaats in.

Stamgegevens autocode

Zo gebruikt u autocodering:

  1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Autocodering.
  2. Kies Bewerken/Toevoegen (sneltoets: CTRL+INS of CTRL+N) om een nieuwe autocode aan te maken.

De volgende keer dat u een bankafschrift inleest, wordt de autoherkenning automatisch toegepast. Zie voor meer informatie de paragraaf ‘Autocodering gebruiken bij autoherkenning’ in het hoofdstuk Telebankieren van de helpinformatie.

Tip: kies Document/Autocode aanmaken in het venster Bankafschriften om een nieuwe autocode op basis van de huidige afschriftregel aan te maken.

Hoe verwerk ik het ingelezen bankafschrift?

Als alle afschriftregels van een afschrift zijn gemarkeerd, kunt u ze verwerken in het bankboek. Kies Document/Afschriftregels verwerken. Het bankafschrift wordt nu in een nieuwe dagboekbladzijde in het bankdagboek bewaard.

Automatische betalingen en automatische incasso's

Automatische betalingen en Automatische incasso’s voert u in AccountView op dezelfde manier uit. Onderstaand voorbeeld beschrijft een automatische betaling aan de hand van de instellingen en het aanmaken van het betaalbestand.

Welke instellingen moet ik vastleggen?

Als u een betaalbestand voor automatische betalingen aanmaakt, dan kunt u in het dagboek Betalingen onderweg (BOW) automatisch een dagboekbladzijde laten toevoegen met de zojuist betaalde posten. De tegenrekening is een tussenrekening voor Betalingen onderweg. Bij het inlezen van bankmutaties wordt de tussenrekening tegengeboekt. Met het dagboek BOW voorkomt u dat betalingen dubbel worden uitgevoerd.

Kies Opties/Administratie-instellingen/Financieel/Autom.betalingen om in te stellen of u gebruik wilt maken van BOW. Zo ja, dan wordt dagboek 925 gebruikt, dat automatisch wordt aangemaakt. De tegenrekening voor BOW stelt u in bij de stamgegevens van het dagboek.

Ook kunt u er voor kiezen openstaande posten voor crediteuren in eerste instantie te laten blokkeren voor automatische betalingen. Wanneer u de post gaat betalen heft u de blokkering op.

Per crediteur stelt u in of automatische betalingen mogen worden verricht. Als uw crediteur zelf openstaande posten van u incasseert, geeft u aan dat de crediteur geblokkeerd is voor automatische betalingen. Zo voorkomt u dat een openstaande post dubbel wordt betaald.

Zo maakt u een betaalbestand aan:

  1. Kies Bestand/Crediteuren.
  2. Kies Bewerken/Automatische betalingen.
    Stamgegevens automatische betaling
  3. Kies Bewerken/Stamgegevens voor openstaande posten die u voorafgaand aan het betalen wilt bewerken. Zo kunt u ook een openstaande post deblokkeren of blokkeren, de agenderingsdatum, de betalingsreferentie en het te gebruiken bankrekeningnummer wijzigen.
  4. Kies Zoeken/Markeren voor betaling en bepaal welk bereik van openstaande posten u wilt betalen.
    Markeren voor betaling
    Tip: eventuele creditnota’s die binnen het bereik vallen worden automatisch verrekend als u dit hebt ingesteld bij de administratie-instellingen. Het totaal mag echter nooit een negatief bedrag zijn.
  5. U hebt nu een aantal posten gemarkeerd.
    Automatische betalingen
  6. Kies Rapporten/Betalingen, selecteer uw bankdagboek en kies Volgende.
    Betalingen: selecteer het dagboek
  7. Selecteer de verwerkingsdatum (de datum die wordt gebruikt in uw financiële administratie), de periode en het type betaalbestand dat u wilt aanmaken. Als u Betalingen verdichten markeert, worden betalingen aan eenzelfde crediteur samengevoegd tot één betaling.
    In de omschrijving worden de verschillende betalingsreferenties samengevoegd. Als de omschrijving te lang is wordt dat gemeld.
    Een creditnota kan niet worden verdicht. Kies daarna Volgende.
    Betalingen: selecteer het bestandsformaat
    Tip: als u in het venster Stamgegevens automatische betaling een agenderingsdatum hebt in gevoerd, dan wordt deze datum gebruikt als uitvoeringsdatum in het betaalbestand. Uw banksoftware moet dit echter wel ondersteunen om hier gebruik van te kunnen maken.
  8. Selecteer de rapporten die u wilt afdrukken en voer de directory in waarin u de bestanden wilt bewaren. Kies daarna Volgende.
    Betalingen: selecteer de rapporten
  9. Nadat de eventuele rapporten zijn afgedrukt, kunt u de betalingen Voltooien. De betaalbestanden zijn nu aangemaakt, en u kunt ze u in uw banksoftware inlezen.
    Tip: voor elk rapport dat u hebt gemarkeerd, wordt apart gevraagd om het af te drukken. Als u de knop Voltooien niet kunt kiezen, betekent dit dat niet alles is afgedrukt. Kies dan nog een keer Afdrukken.

Hoe maak ik hetzelfde betaalbestand opnieuw aan?

Als u gebruikmaakt van BOW zult u, voordat u een nieuw betaalbestand kunt aanmaken, het af boeken van de openstaande posten ongedaan moeten maken. De openstaande posten zullen daarna weer beschikbaar zijn.

  1. Kies Bestand/Dagboeken en open uw dagboek 925 Betalingen onderweg.
  2. Selecteer de zojuist aangemaakte dagboekbladzijde.
  3. Kies Bewerken/Verwijderen om de bladzijde te verwijderen.
  4. Maak nu het bankbestand op de gebruikelijke manier aan.

Hoe kan ik een mislukte betaling storneren?

Als u gebruikmaakt van BOW, dan kunt u op het moment van inlezen van telebankbestanden een betaling storneren.

  1. Kies Bestand/Dagboeken en maak een nieuwe dagboekbladzijde aan in uw bankdagboek.
  2. Selecteer de eerste dagboekregel.
  3. Kies Document/Betalingen onderweg, selecteer het betaalbestand en kies Details.
    Betalingen onderweg
  4. Selecteer de regel die u wilt storneren en kies (de-)Storneren.
    Betalingen storneren
  5. Kies twee keer OK. Het totaal van het betaalbestand wordt nu in het dagboek geplaatst. Op een tweede regel wordt het gestorneerde bedrag als een nieuwe openstaande post aangemaakt met de oorspronkelijke datum.

Tips voor Automatische incasso

  • Bij automatische incasso wordt Ontvangsten onderweg (OOW) gebruikt, met dagboek 955.
  • U kunt per debiteur instellen of het is toegestaan een automatische incasso uit te voeren.
  • Als u voor een debiteur incidenteel een openstaande post incasseert, markeer dan Incasso tijdens het invoeren van een verkooporder of de verkoopdagboekbladzijde.

Meer informatie

Neem contact op met uw bank voor meer informatie over het aanmaken van telebankbestanden in uw banksoftware of het inlezen van betaalbestanden in uw banksoftware.

Zie de helpinformatie (onderdeel ‘Financieel’ in de inhoudsopgave, hoofdstukken ‘Telebankieren’ en ‘Automatische betalingen en incasso’) voor meer informatie. U kunt ook op F1 drukken in de hierboven genoemde vensters en velden. Een deel van de helpinformatie is ook beschikbaar als handleiding: Help/PDF-handleiding/Financieel.

Met de module Betalingsfiattering hebt u een nog betere controle over het uitvoeren van betalingen. U stelt bijvoorbeeld in wie de inkoopfactuur moet fiatteren voordat de betaling kan worden uitgevoerd.