Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Handel

Elektronisch versturen van documenten in AccountView

Support ID: AV-57681
Product: AccountView Windows

Inleiding

Het versturen van documenten per e-mail behoort in AccountView reeds geruime tijd tot de mogelijkheden. In AccountView versie 9.2 is het aantal typen documenten dat u per e-mail kunt versturen aanzienlijk uitgebreid. Daarnaast is het hele proces van het e-mailen vanuit AccountView en de inrichting daarvan uitgebreid met meer mogelijkheden.

Deze supportnote geeft een overzicht van de in versie 9.2 geïntroduceerde functionaliteit voor het elektronisch versturen van documenten in AccountView en  beschrijft welke stappen nodig zijn om gebruik te maken van deze functionaliteit. De supportnote sluit af met een beschrijving hoe u een achtergrond kunt toevoegen aan facturen die u elektronisch verstuurt en hoe u deze kunt beveiligen.

Overzicht van nieuwe functionaliteiten

In AccountView Solo kan nu met de module Facturering elektronisch worden gefactureerd. Met de module Aanmaningen kan elektronisch worden aangemaand. Beide in de vorm van een PDF-bestand als e-mailbijlage.

In AccountView Team kan alleen met de module Facturering II elektronisch worden gefactureerd (in de vorm van een PDF-bestand en een bestand in UBL-formaat als e-mailbijlagen). Bovendien kunt u inkoopfacturen in UBL-formaat automatisch verwerken in AccountView als u beschikt over de module Mutatie-import.

In AccountView Business waren bovenstaande mogelijkheden al beschikbaar.

De volgende tabel biedt een overzicht:

Module

Document per e-mail

Nieuw / Bestaand

Uitvoering

Aanmaningen

Aanmaning

Bestaand

Solo* / Team / Business

Facturering II

Verkoopfactuur

Bestaand

Solo* / Team / Business

Verkooporders

Orderbevestiging

Bestaand

Team / Business

Verkooporders

Aanbetaling

Nieuw

Team / Business

Verkooporders

Pakbon

Nieuw

Team / Business

Abonnementen

Abonnementlayout

Nieuw

Team / Business

Inkoop

Bestelbon

Nieuw

Team / Business

Baliefacturering

Baliefactuur

Nieuw

Team / Business

* De modules in Solo zijn Facturering Solo en Aanmaningen Solo.

Adresseren
De adresseringsmogelijkheden van e-mails zijn nu aanzienlijk uitgebreid.

Per relatie en document (bijvoorbeeld per factuur of per bestelbon) kunt u de ontvangers vastleggen, maar ook wie er eventueel een kopie (CC) of een blinde kopie (BCC) moeten ontvangen. In inkooporders en verkooporders zullen de ingestelde e-mailadressen voor de bestelbon en de orderbevestiging worden getoond en kunnen ze per order ook nog worden aangepast.

Opmaken
Er zijn meer opmaakmogelijkheden beschikbaar gekomen. In e-mailsjablonen kan nu HTML worden gebruikt en kunnen afbeeldingen en tabellen worden toegevoegd.

Versturen
Aan de beschikbare e-mailsystemen is het SMTP-protocol toegevoegd. Hierdoor bent u niet meer afhankelijk van een lokaal geïnstalleerde e-mailclient, maar kunt u gebruikmaken van een externe (online) e-mailserver om e-mails te versturen. Vooral in gehoste omgevingen (ASP of Centraal cliëntbeheer) biedt dit voordelen.

Zo maakt u uw administratie gereed voor elektronische facturering:

  1. E-mail instellen
  2. E-mailsjabloon inrichten
  3. Stamgegevens van de administratie inrichten
    3.1 E-mailsjablonen in taalcodes vastleggen
    3.2 De per e-mail te verzenden documenten vastleggen
    3.3 Verschillende ontvangers per (elektronisch) document vastleggen
    3.4 Volgorde van oppakken e-mailadres
  4. Documenten definitief maken
    Optioneel
  5. PDF-achtergrond koppelen
    5.1 Werking per module
    5.2 Instellingen vastleggen
  6. PDF-beveiliging
    6.1 Kopiedocumenten beschermen

1. E-mail instellen

De eerste stap voor het elektronisch versturen van documenten is ervoor zorgen dat er e-mails vanuit AccountView kunnen worden verstuurd. De stappen om dit succesvol in te richten vindt u uitgebreid uitgelegd in de supportnote: E-mail versturen vanuit AccountView.

2. E-mailsjabloon inrichten

Nu er vanuit AccountView e-mails kunnen worden verstuurd, is het nodig om de inhoud van de e-mail in te richten voor elk type document dat elektronisch zal worden verstuurd. Dit is mogelijk door het aanmaken van e-mailsjablonen. Hierin legt u de inhoud van het e-mailbericht vast die de klanten zullen ontvangen na het voltooien van het type document. 

Het aanmaken van een e-mailsjabloon is nodig om documenten elektronisch te kunnen versturen. De inhoud van de e-mail die wordt verstuurd bij het voltooien van de verschillende typen documenten wordt namelijk gevuld met de opmaak uit de e-mailsjabloon die is gekoppeld in de betreffende taalcode.

Voor elk type document dat u elektronisch wilt versturen zult u een e-mailsjabloon moeten aanmaken. De stappen voor het aanmaken en inrichten van een e-mailsjabloon vindt u in de supportnote: Inrichten van e-mailsjablonen in AccountView.

Het inrichten van e-mailsjablonen is in een aantal versies verbeterd, sinds versie 9.2 zijn er veel meer opmaakmogelijkheden en sinds versie 9.6 is het mogelijk om een e-mailprofiel te koppelen Ook als u al een e-mailsjabloon hebt ingericht in een eerdere versie, is het aan te raden om de supportnote te bekijken zodat u op de hoogte bent van de nieuwe mogelijkheden.

3. Stamgegevens van de administratie inrichten

3.1 E-mailsjablonen in taalcodes vastleggen

Leg de zojuist aangemaakte e-mailsjablonen vast in de taalcodes die u gebruikt met de volgende stappen:

  1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes.
  2. Selecteer de standaardtaalcode die u gebruikt voor de documenten en druk op F6.
  3. U kunt in dit venster op elke tab een layout koppelen waar u het veld E-mailsjabl aantreft. Dit zult u moeten doen op elke tab van elke taalcode waarmee u de documenten elektronisch wilt versturen.

3.2 De per e-mail te verzenden documenten vastleggen

In de stamgegevens van uw relaties (debiteuren en crediteuren) moet u vastleggen welke documenten per e-mail moeten worden verstuurd.

Stamgegevens debiteur:
In de stamgegevens van de debiteur waaraan u een elektronisch document wilt sturen, moet u op de tab Instellingen een of meer opties … per e-mail versturen markeren. Dit zijn de stappen om deze velden te markeren:

  1. Kies Bestand > Debiteuren.
  2. Selecteer de desbetreffende debiteur en druk op F6.
  3. Kies de tab Instellingen.
  4. Markeer een of meer van de opties … per e-mail versturen die beschikbaar zijn. Om bijvoorbeeld elektronisch factureren mogelijk te maken voor een debiteur markeert u dus de optie Facturen per e-mail versturen.

Stamgegevens crediteur:
In de stamgegevens van de crediteur waaraan u een elektronische bestelbon wilt sturen, moet u op de tab Instellingen de optie markeren waarmee u aangeeft dat dit voor de desbetreffende crediteur gewenst/toegestaan is. Pas dan kunt u de bestelbon elektronisch verzenden en in de stamgegevens van de bestelbon op de tab E-mail een afwijkende adressering opgeven. Dit zijn de stappen om dit veld te markeren:

  1. Kies Bestand > Crediteuren.
  2. Selecteer de desbetreffende crediteur en druk op F6.
  3. Kies de tab Instellingen.
  4. Markeer de optie Bestelbonnen per e-mail versturen.

Let op! Wanneer de optie… per e-mail versturen niet is gemarkeerd en u kiest toch de actie Elektronisch … bij het definitief verwerken dan zal een waarschuwing volgen dat het document niet kan worden gemaild en dat bij doorgaan het document op de printer zal worden afgedrukt.

3.3 Verschillende ontvangers per (elektronisch) document vastleggen

De adresseringsmogelijkheden van e-mails zijn nu aanzienlijk uitgebreid. Per relatie en document (bijvoorbeeld per factuur of per bestelbon) kunt u nu niet alleen de ontvangers vastleggen, maar ook aangeven wie er eventueel een kopie (CC) of een blinde kopie (BCC) moet ontvangen.

In inkooporders en verkooporders zullen de ingestelde e-mailadressen voor de bestelbon en de orderbevestiging worden getoond en kunnen ze per order ook nog worden aangepast.

De stappen voor het vastleggen van de e-mailadressen per document vindt u hieronder:

  1. Kies Bestand > Debiteuren of Bestand > Crediteuren (wanneer u over de module Verkoopinformatiesysteem beschikt, kunt u de volgende stappen ook vanuit het venster Bedrijven (Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven) uitvoeren).
  2. Selecteer de relatie waarvoor u de e-mailadressen wilt invoeren.
  3. Kies Zoeken > E-mailadressen om per e-mailtype de adressen vast te leggen voor de geselecteerde relatie.
  4. Kies Bewerken > Toevoegen.
  5. Selecteer bij E-mailtype voor welke type document u de e-mailadressen wilt vastleggen.
  6. Leg bij E-mailadres de Aan-, CC- en BCC-geadresseerden vast en sla deze op met OK.
  7. U kunt op deze manier voor alle verschillende e-mailtypen de juiste ontvangers (e-mailadressen) vastleggen. Voor ieder type voegt u een nieuwe regel toe aan het subvenster E-mailadressen.

In versie 9.6 is het venster E-mailadressen ook beschikbaar als totaaloverzicht om de e-mailadressen in te voeren per debiteur of crediteur. Dit kunt u opvragen via Document > Stamgegevens administratie > E-mailadressen.

3.4 Volgorde van oppakken e-mailadres

Wanneer u in de voorgaande stappen e-mailadressen hebt vastgelegd per e-mailtype per relatie, dan zal AccountView deze adressen gebruiken voor het verzenden van documenten per e-mail.

Wanneer deze gegevens niet aanwezig zijn, dan wordt het e-mailadres in het veld E-mail zakelijk uit de stamgegevens van de relatie op de tab Algemeen gebruikt.

Werkt u met de module Verkoopinformatiesysteem, dan zal in de onderstaande volgorde bij de genoemde stamgegevens worden gezocht naar een e-mailadres voor verzending van het document. Dit gebeurt alleen wanneer de e-mailadressen niet zijn vastgelegd per e-mailtype per relatie:

  1. Contactpersoon factuurdebiteur (indien het een verkoopfactuur betreft; in de stamgegevens op de tab Verzending).
  2. Contactpersoon in het veld Administratiecontact die is vastgelegd in de stamgegevens van de relatie.
  3. Contactpersoon in het veld Hoofdcontact die is vastgelegd in de stamgegevens van het bedrijf.
  4. Het e-mailadres in het veld E-mail zakelijk in de stamgegevens van de relatie op de tab Algemeen.

In inkooporders en verkooporders zullen de ingestelde e-mailadressen voor de bestelbon en de orderbevestiging worden getoond en kunnen ze per order ook nog worden aangepast. Dit is mogelijk op de tab E-mail in de stamgegevens van de inkooporder of verkooporder. Wanneer u dat doet zullen alle e-mailadressen die op andere plekken zijn vastgelegd worden genegeerd.

Let op! Wanneer er in geen van de punten een e-mailadres is ingevoerd en u kiest toch de actie Elektronisch … bij het definitief verwerken dan zal een waarschuwing volgen dat het document niet gemaild kan worden en dat bij doorgaan het document op de printer zal worden afgedrukt.

4. Documenten definitief maken

Nu alles is ingericht bent u klaar om documenten elektronisch te versturen. Bij het voltooien van de documenten krijgt u onder aan de lijst waarin onder andere Direct afdrukken staat, nu de optie Elektronisch … te zien voor elk type document dat is ingericht met de voorgaande stappen. Specifiek voor verkoopfacturen staan de stappen om deze definitief te maken hieronder:

  1. Kies Bestand > Handel > Verkoopfacturen.
  2. Selecteer de factuur die u wilt versturen. Als u meerdere facturen elektronisch wilt versturen, dan moet u deze facturen eerst markeren met de spatiebalk.
  3. Kies Rapporten > Definitieve facturen.
  4. Voer de gevraagde gegevens in en kies Volgende.
  5. Markeer de optie Elektronisch factureren en kies Versturen.

Voor iedere gemarkeerde factuur wordt een e-mail verzonden die terechtkomt in de Verzonden items van uw e-mailprogramma.

5. PDF-achtergrond koppelen

5.1 Werking per module

Aan de elektronische documenten kunt u een PDF-achtergrond toevoegen wanneer u beschikt over de module Facturering II voor de Team- en Business-uitvoering. Zonder deze module is het niet mogelijk om een PDF-achtergrond te koppelen.

Er bestaat voor deze functionaliteit een verschil tussen het PDF-document dat als bijlage wordt verstuurd en het PDF-document dat als kopiedocument wordt aangemaakt. Een overzicht van de onderdelen wanneer de PDF-achtergrond wordt gebruikt vindt u hieronder:

Module

Document per e-mail

Document
in e-mail met
PDF-achtergrond?

Worden er kopiedocumenten aangemaakt? Kopiedocumenten met PDF-
achtergrond?

Aanmaningen

Aanmaning

Ja

Ja

Nee

Facturering II

Verkoopfactuur

Ja

Ja Ja

Verkooporders

Orderbevestiging

Ja

Nee -

Verkooporders

Aanbetaling

Ja

Nee -

Verkooporders

Pakbon

Ja

Ja

Nee

Abonnementen

Abonnementlayout

Nee

Nee -

Inkoop

Bestelbon

Nee

Ja

Nee

Baliefacturering

Baliefactuur

Ja Ja Ja

5.2 Instellingen vastleggen

Een PDF-achtergrond kan dezelfde functie vervullen als voorgedrukt briefpapier: het bevat de vaste gegevens voor het document, zoals het bedrijfslogo, de adresinformatie en de betalingsgegevens.
Die achtergrond moet een PDF-bestand zijn van het A4-formaat. U kunt ervoor kiezen om alle bladen van de documenten te voorzien van dezelfde achtergrond maar u kunt ook, net als bij voorgedrukt briefpapier, werken met een voorblad en vervolgbladen. Om dit in te stellen volgt u de volgende stappen:

Versie 9.3a en lager:

  1. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc.
  2. Selecteer in het veld Eerste achtergrond een achtergrond-PDF. Deze wordt automatisch toegevoegd aan elektronisch verstuurde facturen, orderbevestigingen en aanmaningen. Dit is voldoende als de achtergrond steeds hetzelfde moet zijn.
  3. Selecteer eventueel in het veld Tweede achtergrond de achtergrond voor de vervolgbladen. In het veld Eerste achtergrond moet u dan het voorblad selecteren.

Versie 9.4 en hoger:

  1. Kies in de administratie voor Document > Stamgegevens administraties > Taalcodes, F6, tab Kopiedoc. Het is dus mogelijk om per taalcode een verschillende PDF-achtergrond vast te leggen.
  2. Selecteer in het veld Eerste achtergrond een achtergrond-PDF. Deze wordt automatisch toegevoegd aan elektronisch verstuurde facturen, orderbevestigingen en aanmaningen. Dit is voldoende als de achtergrond steeds hetzelfde moet zijn.
  3. Selecteer eventueel in het veld Tweede achtergrond de achtergrond voor de vervolgbladen. In het veld Eerste achtergrond moet u dan het voorblad selecteren.

Alle pagina’s van de PDF-documenten die u in het veld Eerste achtergrond selecteert, worden gebruikt. Het is daarom aan te raden om in dit veld alleen PDF-documenten van één pagina te gebruiken.

6. PDF-beveiliging

Sinds 2009 is het niet meer verplicht om uw elektronische factuur van een digitaal certificaat te voorzien (zodat te controleren was of de factuur wel echt door u verzonden was). Wel moet de factuur authentiek en integer zijn. De Belastingdienst zegt hierover:

“U mag zelf weten of u uw facturen beveiligt, en hoe u dat doet. Als u maar kunt laten zien dat de factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer).”

Zie ook de volgende pagina van de Belastingdienst over de wettelijke eisen aan digitaal factureren: De factuur moet authentiek en integer zijn.

Wanneer u ervoor kiest om gebruik te maken van een certificaat, dan kunt u de stappen uit de volgende supportnote volgen om dit in AccountView te gebruiken: Beveiligen van elektronische documenten.

6.1 Kopiedocumenten beschermen 

Wilt u ervoor zorgen dat de meegestuurde PDF-documenten in de bijlage van de e-mail niet kunnen worden gewijzigd, dan kunt u dit instellen via Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen. Hierin kunt u de standaardbeveiliging vastleggen voor het bewaren en per e-mail versturen van PDF-bestanden. Door dit vast te leggen kunt u bijvoorbeeld ervoor zorgen dat de kopiedocumenten niet kunnen worden gewijzigd of gekopieerd.