Support ID: | AV-57682 |
Product: | AccountView Windows |
Een e-mailsjabloon is een stamgegeven waarin bepaalde gegevens van een e-mailbericht zoals een disclaimer of een standaardonderwerpregel vastgelegd kunnen worden.
Een e-mailsjabloon is verplicht voor het elektronisch versturen van documenten vanuit AccountView. De inhoud van de e-mail die wordt verstuurd bij het voltooien van de verschillende typen documenten wordt namelijk gevuld met de opmaak uit de e-mailsjabloon die gekoppeld is aan de betreffende taalcode.
In de onderstaande oplossing wordt beschreven hoe u een e-mailsjabloon kunt aanmaken voor elk type document dat u elektronisch wilt versturen. Daarnaast worden de nieuwe functionaliteiten in de opmaakmogelijkheden van e-mailsjablonen in versie 9.2 uitgelegd zodat u meteen kunt profiteren van de verbeteringen.
Voor het elektronisch versturen van gegevens moet u dus altijd een e-mailsjabloon vastleggen. In de e-mailsjabloon zult u minimaal een standaardonderwerp en -tekst moeten opnemen die terugkomen in de e-mail voor de klant wanneer documenten elektronisch worden verstuurd.
In de tekst kan ook gebruik worden gemaakt van formules om velden in AccountView aan te wijzen. De formule zorgt ervoor dat de actuele tekst uit het veld in AccountView wordt gehaald. Dit maakt het dus mogelijk om variabele gegevens zoals klantgegevens in de e-mail automatisch te laten vullen met de informatie uit de stamgegevens van de administratie in AccountView.
In AccountView versie 9.6 is het veld E-mailprofiel beschikbaar in de stamgegevens van het e-mailsjabloon. Dit veld maakt het mogelijk om een e-mailprofiel vast te leggen in het e-mailsjabloon. Een e-mailsjabloon kan per taalcode per administratie worden ingesteld. Dit maakt het mogelijk om per proces een ander afzendadres te gebruiken. Meer informatie over de inrichting en de stappen vindt u in 3.3 E-mailprofiel in het e-mailsjabloon.
In de e-mailsjabloon kunt u naast tekst ook formules gebruiken om variabele tekst uit velden te halen. Het toevoegen van een uitdrukking is mogelijk in de volgende drie velden in de e-mailsjabloon:
In het veld Object hebt u de keuze uit alle vensters die beschikbaar zijn in AccountView. Door een bepaald venster in de lijst te kiezen, komen het gekozen venster en de onderliggende velden ook naar voren in het venster Formule wijzigen (zie afbeelding hieronder). Velden uit bijvoorbeeld een verkoopfactuur komen dus pas beschikbaar wanneer Verkoopfacturen (SOI_HDR) is gekozen in het veld Object en vervolgens in het venster Formule wijzigen de tabel Verkoopfacturen is gekozen (in de selectielijst linksonder).
In het onderstaande voorbeeld wordt het onderwerp in de e-mailsjabloon opgemaakt met een uitdrukking uit het object Verkoopfacturen. Het resultaat is dat naast de tekst 'Factuur' ook het factuurnummer wordt toegevoegd aan het onderwerp van het e-mailbericht van de elektronische factuur. Hetzelfde kan worden gedaan voor de velden Bericht en Disclaimer.
In de velden Bericht en Disclaimer is het mogelijk om de opmaak en de inhoud naar wens in te richten. In AccountView versie 9.2 en hoger zijn hiervoor de volgende mogelijkheden beschikbaar:
Voor hulp met het inrichten van de e-mailsjabloon op basis van HTML neemt u contact op met uw AccountView-leverancier.
In versie 9.1 en lager is het alleen mogelijk om op basis van platte tekst of het zogenaamde Rich Text Format (RTF) de opmaak te bepalen. Dit betekent dat de inhoud van de velden alleen kan worden opgemaakt door aanpassingen in lettertype, lettergrootte en tekstkleur.
Aan de e-mailsjabloon kunt u nu een afbeelding toevoegen. Dit kan op drie manieren, afhankelijk van de locatie van de afbeelding:
Om de afmetingen, positie en de verwijzing van de afbeelding te wijzigen, dubbelklikt u op de afbeelding in de e-mailsjabloon. Ook kunt u eventueel nog een kader aan de afbeelding toevoegen. Dit is mogelijk in het volgende venster:
Door het gebruik van tabellen in uw e-mailsjabloon kunt u bijvoorbeeld tekst of plaatjes vormgeven door deze in rijen en kolommen te plaatsen. Een tabel is erg geschikt om gegevens op een overzichtelijke manier weer te geven. U kunt een tabel toevoegen door op het pictogram te klikken.
Het inrichten van de opmaak van de e-mailsjabloon kan ook door middel van HTML-code. Om deze in te zien klikt u op het pictogram . Hiermee krijgt u voor de huidige opmaak alle onderliggende code te zien. Deze functionaliteit is bedoeld voor gebruikers met kennis van HTML en geavanceerde opmaak in de e-mailsjablonen. Ook kunnen hiermee bestaande opmaakinrichtingen in andere applicaties op basis van HTML via het klembord worden geplakt.
In AccountView versie 9.5 en hoger met een Team- of Business-uitvoering en de module Facturering II kunt u in het e-mailsjabloon extra bijlagen toevoegen aan de e-mails die u verstuurt vanuit AccountView. Dit kunt u instellen in het tabblad Bijlagen. Meer informatie en de stappen vindt u in Bijlagen versturen per e-mail.