Inrichten van e-mailsjablonen in AccountView

Inleiding

Een e-mailsjabloon is een stamgegeven waarin bepaalde gegevens van een e-mailbericht zoals een disclaimer of een standaardonderwerpregel vastgelegd kunnen worden.

Een e-mailsjabloon is verplicht voor het elektronisch versturen van documenten vanuit AccountView. De inhoud van de e-mail die wordt verstuurd bij het voltooien van de verschillende typen documenten wordt namelijk gevuld met de opmaak uit de e-mailsjabloon die gekoppeld is aan de betreffende taalcode.

In de onderstaande oplossing wordt beschreven hoe u een e-mailsjabloon kunt aanmaken voor elk type document dat u elektronisch wilt versturen. Daarnaast worden de nieuwe functionaliteiten in de opmaakmogelijkheden van e-mailsjablonen in versie 9.2 uitgelegd zodat u meteen kunt profiteren van de verbeteringen.

Oplossing

Voor het elektronisch versturen van gegevens moet u dus altijd een e-mailsjabloon vastleggen. In de e-mailsjabloon zult u minimaal een standaardonderwerp en -tekst moeten opnemen die terugkomen in de e-mail voor de klant wanneer documenten elektronisch worden verstuurd.

In de tekst kan ook gebruik worden gemaakt van formules om velden in AccountView aan te wijzen. De formule zorgt ervoor dat de actuele tekst uit het veld in AccountView wordt gehaald. Dit maakt het dus mogelijk om variabele gegevens zoals klantgegevens in de e-mail automatisch te laten vullen met de informatie uit de stamgegevens van de administratie in AccountView.

1. E-mailsjabloon aanmaken
2. E-mailprofiel
3. Uitdrukking
4. Opmaakmogelijkheden
   4.1 Afbeelding toevoegen
   4.2 Tabellen invoegen
   4.3 HTML-code inzien en aanpassen
5. Bijlagen toevoegen

1. E-mailsjabloon aanmaken

1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailsjablonen.
2. Kies Bewerken > Toevoegen.
3. Voer de Naam sjabloon en het Onderwerp in voor de e-mailsjabloon.
4. Kies in het veld Object het venster waarvoor de e-mailsjabloon bedoeld is. Wanneer u dus een e-mailsjabloon wilt aanmaken voor een verkoopfactuur kiest u de regel SOI_HDR met de omschrijving Verkoopfacturen.

2. E-mailprofiel

In AccountView versie 9.6 is het veld E-mailprofiel beschikbaar in de stamgegevens van het e-mailsjabloon. Dit veld maakt het mogelijk om een e-mailprofiel vast te leggen in het e-mailsjabloon. Een e-mailsjabloon kan per taalcode per administratie worden ingesteld. Dit maakt het mogelijk om per proces een ander afzendadres te gebruiken. Meer informatie over de inrichting en de stappen vindt u in 3.3 E-mailprofiel in het e-mailsjabloon.

3. Uitdrukking

In de e-mailsjabloon kunt u naast tekst ook formules gebruiken om variabele tekst uit velden te halen. Het toevoegen van een uitdrukking is mogelijk in de volgende drie velden in de e-mailsjabloon:

1. Onderwerp, via de knop Uitdrukking wijzigen.
2. Bericht, via de knoppen Tekst wijzigen en Uitdrukking toevoegen.
3. Disclaimer, via de knoppen Tekst wijzigen en Uitdrukking toevoegen.

In het veld Object hebt u de keuze uit alle vensters die beschikbaar zijn in AccountView. Door een bepaald venster in de lijst te kiezen, komen het gekozen venster en de onderliggende velden ook naar voren in het venster Formule wijzigen (zie afbeelding hieronder). Velden uit bijvoorbeeld een verkoopfactuur komen dus pas beschikbaar wanneer Verkoopfacturen (SOI_HDR) is gekozen in het veld Object en vervolgens in het venster Formule wijzigen de tabel Verkoopfacturen is gekozen (in de selectielijst linksonder).

In het onderstaande voorbeeld wordt het onderwerp in de e-mailsjabloon opgemaakt met een uitdrukking uit het object Verkoopfacturen. Het resultaat is dat naast de tekst 'Factuur' ook het factuurnummer wordt toegevoegd aan het onderwerp van het e-mailbericht van de elektronische factuur. Hetzelfde kan worden gedaan voor de velden Bericht en Disclaimer.

4. Opmaakmogelijkheden

In de velden Bericht en Disclaimer is het mogelijk om de opmaak en de inhoud naar wens in te richten. In AccountView versie 9.2 en hoger zijn hiervoor de volgende mogelijkheden beschikbaar:

• HTML-code inzien en aanpassen. De mogelijkheden van een HTML-opmaak kunt u vergelijken met de opmaak van websites waarin ook HTML wordt gebruikt. 
• Afbeelding toevoegen
• Tabellen invoegen

Voor hulp met het inrichten van de e-mailsjabloon op basis van HTML neemt u contact op met uw AccountView-leverancier.

In versie 9.1 en lager is het alleen mogelijk om op basis van platte tekst of het zogenaamde Rich Text Format (RTF) de opmaak te bepalen. Dit betekent dat de inhoud van de velden alleen kan worden opgemaakt door aanpassingen in lettertype, lettergrootte en tekstkleur. 

4.1 Afbeelding toevoegen

Aan de e-mailsjabloon kunt u nu een afbeelding toevoegen. Dit kan op drie manieren, afhankelijk van de locatie van de afbeelding:

1. Wanneer de afbeelding op het internet staat, dan kunt u de afbeelding eenvoudig kopiëren in uw browser en plakken in het bericht van de e-mailsjabloon.
2. Het toevoegen van een afbeelding met alleen de verwijzing naar de locatie van de afbeelding op het internet is ook mogelijk. Dit kunt u doen door in het bericht met de rechtermuisknop te klikken en Insert > Edit link (Invoegen > Aanpassen Hyperlink) te kiezen. Vervolgens kunt u de afbeeldingslocatie invoeren.
3. Hebt u de gewenste afbeelding op uw harde schijf staan? Dan kunt u deze ook met het pictogram toevoegen aan de e-mailsjabloon.

Om de afmetingen, positie en de verwijzing van de afbeelding te wijzigen, dubbelklikt u op de afbeelding in de e-mailsjabloon. Ook kunt u eventueel nog een kader aan de afbeelding toevoegen. Dit is mogelijk in het volgende venster:

4.2 Tabellen invoegen

Door het gebruik van tabellen in uw e-mailsjabloon kunt u bijvoorbeeld tekst of plaatjes vormgeven door deze in rijen en kolommen te plaatsen. Een tabel is erg geschikt om gegevens op een overzichtelijke manier weer te geven. U kunt een tabel toevoegen door op het pictogram te klikken.

4.3 HTML-code inzien en aanpassen

Het inrichten van de opmaak van de e-mailsjabloon kan ook door middel van HTML-code. Om deze in te zien klikt u op het pictogram . Hiermee krijgt u voor de huidige opmaak alle onderliggende code te zien. Deze functionaliteit is bedoeld voor gebruikers met kennis van HTML en geavanceerde opmaak in de e-mailsjablonen. Ook kunnen hiermee bestaande opmaakinrichtingen in andere applicaties op basis van HTML via het klembord worden geplakt.

5. Bijlagen versturen per e-mail

In AccountView versie 9.5 en hoger met een Team- of Business-uitvoering en de module Facturering II kunt u in het e-mailsjabloon extra bijlagen toevoegen aan de e-mails die u verstuurt vanuit AccountView. Dit kunt u instellen in het tabblad Bijlagen. Meer informatie en de stappen vindt u in Bijlagen versturen per e-mail.