Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Integratie en koppelen

Gegevens uit AccountView gebruiken in Microsoft Office: Dynamic Office

Support ID: AV-52606
Product: AccountView Windows

Omschrijving

Met de module Dynamic Office kunt u AccountView-gegevens in Microsoft Word of Microsoft Excel invoegen. AccountView-gegevens worden daarbij dynamisch aan AccountView gekoppeld. Op deze manier kunt u fraaie rapporten en analyses in Microsoft Word of Microsoft Excel automatisch van de meest actuele gegevens uit AccountView voorzien, zonder dat de opmaak daarbij verloren gaat.

In dit voorbeeld laten wij u zien hoe van het verslag "Balans" uit de voorbeeldadministratie Your Garden Products een dynamisch Excel-document wordt gemaakt.

Stap 1: zo legt u de instellingen voor Dynamic Office vast

Voordat de dynamische koppeling tussen AccountView en Microsoft Excel kan worden gemaakt, moeten eerst een aantal instellingen worden vastgelegd.

  1. Kies Opties/Instellingen/Persoonlijk/Microsoft Office.
    Opties/Persoonlijke instellingen, tab Microsoft Office 
  2. De volgende twee velden zijn belangrijk bij het gebruik van deze module:
    • Alleen koppelingen voor bedragen invoegen
      Markeer dit veld om alleen bedragen dynamisch in te voegen. Alle overige gegevens worden dan als vaste tekst gekopieerd. Als u dit veld demarkeert, worden alle AccountView-gegevens (behalve kolomtitels) dynamisch ingevoegd.
    • Microsoft Office-bestand aan administratie koppelen
      Demarkeer dit veld als u meerdere administraties gebruikt, of als u dynamische documenten als sjablonen gebruikt. Ook bij het gebruik van meerdere boekjaren in combinatie met eenzelfde dynamisch document kunt u dit veld het beste demarkeren.
      Markeer dit veld alleen als uw dynamische documenten altijd op één administratie betrekking hebben. Voordat gegevens worden bijgewerkt, wordt gecontroleerd of de huidige administratie overeenkomt met de administratie die is vastgelegd in het dynamische document. Als dat niet het geval is, worden de dynamische gegevens niet bijgewerkt.

Stap 2: zo voegt u de gegevens van een AccountView-venster in een Excel-document in

Om het dynamische document te gebruiken, moet u de gegevens uit AccountView eerst overhalen naar een Excel-document. In dit voorbeeld is het het handigst om in één keer alle gegevens van het AccountView-venster Verslag in te voegen. In Excel kunt u vervolgens verwijderen wat u niet nodig hebt, en het document verder bewerken. Achteraf worden in dit voorbeeld nog afzonderlijke velden ingevoegd.

  1. In dit voorbeeld maken we een nieuw dynamisch document. U hoeft Excel daarom niet zelf te starten.
  2. Kies Bestand/Verslagen en open het verslag Balans.
  3. Kies de tab Jaarcijfers.
  4. Kies Bewerken/Verslaginstellingen en stel de perioden en eigenschappen in waarover u het verslag wilt laten berekenen.
  5. Kies Bewerken/Dynamic Office/Activeren/Microsoft Excel om aan te geven dat u de gegevens aan Microsoft Excel wilt koppelen.
  6. Kies Bewerken/Dynamic Office/Invoegen/Tabel om het hele verslag naar Microsoft Excel te kopiëren.
    Bewerken/Dynamic Office/Invoegen/Tabel
  7. Ga naar Microsoft Excel.
  8. U kunt de ingevoegde gegevens van de balans nu bewerken.

Een dynamisch document kan gegevens uit verschillende AccountView-vensters bevatten. In het Excel-document voegen we ook gegevens uit andere vensters toe:

  1. Voeg in het Excel document een nieuwe regel toe en selecteer een cel uit deze regel.
  2. Ga naar AccountView.
  3. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Bedrijf.
  4. Klik met de rechtermuisknop op de bedrijfsnaam Your Garden Products en kies Dynamic Office-veld invoegen in het menu dat verschijnt.
    Dynamic Office-veld invoegen
  5. Ga naar Microsoft Excel.
  6. De bedrijfsnaam is nu in uw dynamische document ingevoegd.Microsoft Excel: bedrijfsnaam invoegen
  7. De velden Begin boekjaar en Eind boekjaar voegt u toe vanuit Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Administratie.

Stap 3: zo actualiseert u dynamische documenten

Na het verwerken van mutatiegegevens is uw balans uiteraard gewijzigd. U zult het dynamische document daarom moeten bijwerken. Uiteraard moet de opmaak daarbij gehandhaafd blijven. Met de volgende stappen werkt u het dynamische bestand bij.

  1. Open het zojuist aangemaakte dynamische document in Excel.
  2. Kies Bewerken/Dynamic Office/Activeren/Microsoft Excel.
  3. Kies Bewerken/Dynamic Office/Bijwerken.
  4. Ga naar Microsoft Excel.
  5. U kunt de bijgewerkte gegevens nu controleren.

Tip: Als u sjablonen gebruikt, opent u het dynamische sjabloon. Dit werkt u bij voor de huidige administratie, en bewaart het bijgewerkte document onder een andere naam. Het sjabloon blijft op die manier ongewijzigd en kan later weer voor een andere administratie worden bijgewerkt.

 

Veelgestelde vragen

De instelling "Negatieve bedragen worden positief weergegeven en omgekeerd" wordt in mijn dynamische Excel-document niet gebruikt?

In het verslag hebt u met # in de kolom Fmt aangegeven dat een bedrag tegenovergesteld moet worden getoond (Negatieve bedragen worden positief weergegeven en omgekeerd). In uw Excel-document stelt u bij de celeigenschappen in de waarde van de cel als volgt in:
"#.##0,00-;#.##0,00_-"

 


Kan ik een dynamisch document ook vanaf een andere computer of AccountView-installatie bijwerken?

Ja, als u in AccountView over de module Dynamic Office beschikt, kunt u het dynamische document bijwerken. De dynamische documenten kunt u dus ook op een andere afdeling of bij uw klanten gebruiken.

 


Bij wie kan ik terecht voor ondersteuning bij de inrichting van mijn dynamische documenten?

Uw AccountView-leverancier kan u helpen bij het inrichten van de dynamische documenten.

 


Ik heb nog vragen over de opmaak van het dynamische Word- of Excel-document.

Met vragen over de opmaak van een Word- of Excel-document kunt u terecht bij een Microsoft Office-specialist.

 

Meer informatie

Lees ook de andere supportnotes in de serie over het gebruik van AccountView gegevens in Microsoft Office: