Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Integratie en koppelen

Gegevens uit AccountView gebruiken in Microsoft Office: Samenvoegbrieven

Support ID: AV-52605
Product: AccountView 7.x

Omschrijving

Met de module Verkoopinformatiesysteem maakt u eenvoudig een gepersonaliseerde mailing aan. In dit voorbeeld laten wij u zien hoe u in de voorbeeldadministratie Your Garden Products, op basis van een samenvoegbrief uit Microsoft Word, een zomeractie-mailing aanmaakt voor uw Nederlandse debiteuren.

Een samenvoegbrief is een Microsoft Word-document, waarin u velden (bijvoorbeeld voor een naam en adres) toevoegt die later worden gevuld, bijvoorbeeld vanuit een adressenbestand. AccountView kan deze velden automatisch vullen op basis van de bedrijfsgegevens van uw relaties.

Stap 1: zo maakt u een samenvoegbrief

U bewerkt de samenvoegbrief, die wordt gebruikt om in een later stadium aan uw klanten te versturen, in Microsoft Word. Bij de voorbeeldadministratie Your Garden Products worden voorbeeldbrieven meegeleverd. Wij raden u aan om op basis van deze voorbeeldbrieven uw eigen samenvoegbrief te maken.

Voor de zomeractie-mailing van Your Garden Products maken we een nieuwe samenvoegbrief:

  1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Samenvoegbrieven.
  2. Kies Bewerken/Toevoegen en voer in het venster Stamgegevens samenvoegbrief de benodigde gegevens in. Selecteer de brief die u wilt gebruiken:
    Stamgegevens samenvoegbrief
  3. Kies OK, de instellingen voor de samenvoegbrief worden nu bewaard.
  4. Kies Bewerken/MS Word-samenvoegbrief, controleer of het juiste document is geselecteerd en kies OK.
  5. De samenvoegbrief wordt nu in Microsoft Word geopend, en u kunt hem naar wens bewerken.

Samenvoegbrief in Microsoft Word

In Microsoft Word voegt u met behulp van de knop Samenvoegveld invoegen (Mail Merge) velden toe aan uw brief. Als u deze menu-optie niet ziet, lees dan de volgende supportnote: Samenvoegvelden invoegen in Microsoft Word XP / 2002 / 2003.

In de helpinformatie van AccountView wordt bij Brieven versturen uitgelegd hoe de adresvelden worden gebruikt. Het aanpassen van de adresvelden via de ISO-landcodes wordt beschreven in de volgende supportnote: Weergave van adressen wijzigen

Stap 2: zo maakt u de selectie in het venster Bedrijven

Nu u de samenvoegbrief hebt gemaakt, kunt u een selectie maken van de relaties die de zomeractie-mailing gaan ontvangen. U wilt de mailing immers alleen versturen aan uw Nederlandse debiteuren.

  1. Kies Beeld/Selecteren en voeg voor de velden Land en Relatietype de volgende criteria toe:
    Venster Beeld/Selecteren; Land = NEDERLAND; Relatietype begint met DEBITEUR
  2. Kies OK. Uw venster Bedrijven toont nu alleen nog de debiteuren die aan uw selectie voldoen. Dit is de groep van relaties waar uw actiemailing voor de zomeractie-mailing naartoe gestuurd moet worden. 

Stap 3: Zo maakt u de mailing

Uw samenvoegbrief is aangemaakt en de groep klanten die de mailing moeten ontvangen hebt u geselecteerd. U bent nu klaar om deze twee in een mailing samen te voegen voor uw zomeractie-mailing.

  1. Kies Document/Mailing
  2. Selecteer het Type mailing: "Samenvoegbrieven" en kies Volgende
  3. Selecteer het Bereik: "Alle" en kies Volgende
    Scherm Mailing
  4. Voer de volgende gegevens in, in het scherm Mailing:
    Samenv.briefbestand: "ZOMERACTIE"
    Samenvoegtype: "Microsoft Word"
    Uitvoer: "MS Word-bestand (.doc)"
    Scherm Mailing
  5. Kies Voltooien. In Microsoft Word wordt nu de samenvoegbrief met uw adressenbestand gecombineerd. De brief kunt u afdrukken en aan uw klanten versturen.

De mailing die op basis van de selectie is samengevoegd in Microsoft Word

Meer informatie

Wanneer u niet beschikt over de module Verkoopinformatiesysteem, kunt u een samenvoeggegevensbestand maken. Dit bestand gebruikt u om het samen met uw samenvoegbrief in Microsoft Word te combineren tot een mailing.

Lees ook de andere supportnotes in de serie over het gebruik van AccountView gegevens in Microsoft Office:

Zie voor meer informatie over samenvoegbrieven in AccountView 8.0 en hoger de supportnote Haal meer uit uw Relatiebeheer: Samenvoegbrieven versturen.