Visma-diensten koppelen met AccountView

Starten met de Visma Scanner-app

Support ID: AV-622173
Product: AccountView 9.8 en hoger

Vereisten

Voor het gebruik van de Visma Scanner-app raden wij aan dat u minimaal werkt met AccountView 9.8a. Maakt u nog geen gebruik van AccountView versie 9.8 of hoger? Vraag dan hier de update aan.

Inleiding

Met de Visma Scanner-app kunt u foto's maken van kassabonnen en facturen zodat u deze altijd bij de hand hebt. Voeg eigen commentaar toe aan de foto's en sla deze op datum op. Deze foto's worden veilig opgeslagen in de cloud als documenten, zodat u deze op elk gewenst moment kunt bekijken en koppelen aan boekingen.

Voer eerst de stappen uit onder "AccountView inrichten voor apps". Als u deze stappen al eerder hebt doorlopen, dan kunt u verder met de stappen onder "Visma Scanner-app koppelen aan AccountView".

Maak AccountView geschikt voor het communiceren met de app. Een wizard helpt u hierbij en de stappen in de wizard spreken voor zich. Mocht u meer willen weten, dan vindt u hierna een korte toelichting op de stappen van de wizard.

Vooraf

Zorg ervoor dat uw AccountView-licentie beschikbaar is door deze met Opties > Licentie downloaden op uw computer te plaatsen.

Start de wizard door Opties > Visma-diensten activeren te kiezen.

1. De stap Welkom

  1. Demarkeer het selectievakje Visma.net-diensten inrichten (indien aanwezig).
  2. Kies Volgende.

2. De stap Licentie

Voor deze stap hebt u uw licentiegegevens nodig. Deze hebt u al gedownload.

  1. Open het PDF-bestand met de licentiegegevens en klik met de linkermuisknop in het bestand.
  2. Druk op Ctrl+A en daarna op Ctrl+C.
  3. Ga terug naar AccountView.
  4. Kies in de wizard de knop Plakken vanaf klembord.
  5. Markeer Ik ga akkoord met de voorwaarden (Servicevoorwaarden Visma Software BV) als u akkoord gaat met de voorwaarden.
  6. Kies Activeren.
    AccountView meldt dat de licentie is geactiveerd.
  7. Kies OK.

3. De stap Communicatie

De wizard controleert automatisch of de AccountView Communication Service (ACS) op de aangegeven server actief is. Zie onze veelgestelde vragen als dit niet lukt.

4. De stap Beheerder

Hier voert u in wie de beheerder in AccountView.Net wordt. Wij adviseren voor uw beheerdersaccount een algemeen e-mailadres te gebruiken. De beheerder kan de verbinding tussen AccountView en AccountView.Net testen.

  1. Kies Aanmaken nadat u de velden hebt ingevoerd.
    De beheerder ontvangt een e-mail op het ingevoerde e-mailadres.
  2. Voer, voordat u verdergaat, de stappen in deze e-mail uit.

U kunt nu de Visma Scanner-app inrichten.

Om in AccountView documenten vanuit de Visma Scanner-app te kunnen ophalen, voert u onderstaande stappen uit. Als u al een onderneming hebt aangemaakt voor het bedrijf dat u in de Scanner-app beschikbaar wilt hebben, dan kunt u meteen naar stap 2.

1. Onderneming aanmaken

Een administratie kan alleen in de app worden gebruikt als die administratie aan een onderneming is gekoppeld. Met de volgende stappen maakt u een onderneming aan:

  1. Kies Bestand > Administraties.
  2. Selecteer de administratie waarvoor u een onderneming wilt aanmaken.
  3. Kies Document > Onderneming aanmaken.
  4. Voer de velden Ondernemingcode en Omschr onderneming in.
    Let op: Gebruik hiervoor geen jaartallen, want de onderneming bevat alle boekjaren.
  5. Kies Aanmaken.
  6. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen.
  7. Selecteer de aangemaakte onderneming en druk op F6 om de stamgegevens te openen.
  8. Controleer de kolom Blk.
    Nieuwe administraties zijn standaard geblokkeerd. Demarkeer dit veld pas als de administratie klaar is voor gebruik, dus nadat de beginbalans is overgenomen.
    Opmerking: De onderneming wordt automatisch in AccountView.Net geregistreerd.

2. Visma Scanner-app koppelen aan gebruiker

De Visma Scanner-app kan met verschillende uitvoeringen van AccountView worden gebruikt. Controleer via Help > Infoline met welke uitvoering u werkt. In Infoline wordt de uitvoering rechts onderin getoond. Zo weet u bij welke beschrijving u hierna verder moet lezen.

Hierna volgen drie beschrijvingen. Kies de beschrijving die bij uw situatie past:

  1. U gebruikt AccountView Solo.
  2. U gebruikt AccountView Team of Business zonder de module Toegangsbeveiliging.
  3. U gebruikt AccountView Team of Business met de module Toegangsbeveiliging I (of hoger).

Als u werkt met Accountview Solo, dan koppelt u met de volgende stappen de Scanner-app aan uw AccountView.Net-beheerdersaccount. Deze stappen voert u uit in de AccountView.Net-omgeving terwijl u als beheerder bent ingelogd.

  1. Ga in AccountView.Net naar Onderneming en klik op de onderneming die u aan uw beheerdersaccount wilt koppelen.
  2. Klik op Gebruikers beheren.
  3. Klik in dit scherm op het vergrootglas en selecteer uw beheerdersaccount.

  4. Klik op Toevoegen en daarna op Opslaan.

  5. Herhaal deze stappen voor al uw ondernemingen.

Nu de ondernemingen aan uw beheerdersaccount zijn gekoppeld, voert u de volgende stappen in AccountView.Net uit.

  1. Ga naar Gebruikers en klik op uw beheerdersaccount.
  2. Klik linksboven op Wijzigen.
  3. Klik in het venster dat verschijnt op het vergrootglas en zoek vervolgens Visma Scanner.
  4. Selecteer Visma Scanner en klik op Toevoegen.
  5. Klik ten slotte op Opslaan.

Als de gebruiker nog geen AccountView.Net-omgeving heeft, ontvangt deze nu een e-mail om de omgeving te activeren. Daarnaast ontvangen zowel nieuwe als bestaande AccountView.Net-gebruikers een e-mail dat zij nu toegang hebben tot de Visma Scanner-app.

Alles is nu klaar om de Visma Scanner-app te gaan gebruiken. U hoeft de app alleen nog maar te downloaden in de Google Play Store of de Apple Store. Log daarna in de app in met uw AccountView.Net-inloggegevens.

Beschikt u in AccountView niet over de module Toegangsbeveiliging? Dan regelt u met onderstaande stappen welke ondernemingen een gebruiker in de Visma Scanner-app mag zien.

  1. Log met uw beheerdersaccount in AccountView.Net in.
  2. Ga naar Gebruikers en klik op Gebruiker toevoegen.
  3. Voer de gegevens van de gebruiker in.
  4. Klik in het venster dat verschijnt op het vergrootglas en zoek vervolgens Visma Scanner.
  5. Selecteer Visma Scanner en klik op Toevoegen.
  6. Klik ten slotte op Opslaan.

Om te zorgen dat de gebruiker een onderneming kan zien, voegt u de gebruiker als volgt aan de onderneming toe.

  1. Ga in AccountView.Net naar Onderneming en klik op de onderneming die u aan een of meer gebruikers wilt koppelen.
  2. Klik op Gebruikers beheren.
  3. Klik in dit scherm op het vergrootglas en selecteer de gebruiker(s).
  4. Klik op Toevoegen en daarna op Opslaan.
  5. Herhaal deze stappen voor al uw ondernemingen

Als de gebruiker nog geen AccountView.Net-omgeving heeft, ontvangt deze nu een e-mail om de omgeving te activeren. Daarnaast ontvangen zowel nieuwe als bestaande AccountView.Net-gebruikers een e-mail dat zij nu toegang hebben tot de Visma Scanner-app.

Alles is nu klaar om de Visma Scanner-app te gaan gebruiken. U hoeft de app alleen nog maar te downloaden in de Google Play Store of de Apple Store. Log daarna in de app in met uw AccountView.Net-inloggegevens.

Door de module Toegangsbeveiliging I (of hoger) krijgt de gebruiker met de Scanner-app alleen toegang tot de ondernemingen waartoe deze gebruiker in AccountView ook toegang heeft. Om de gebruikers de Scanner-app te laten gebruiken, verleent u hun in AccountView toegang tot de app.

  1. Kies Document > Stamgegevens Systeem > Gebruikers.
  2. Open met F6 de stamgegevens van de gebruiker die de Scanner-app gaat gebruiken. Controleer of er een bruikbaar e-mailadres is ingevoerd, of voer dat nu in.
  3. Kies OK.
  4. Kies Zoeken > AccountView.Net-apps.
  5. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins / Ctrl+N).
  6. Klik op het vergrootglas.
  7. Zoek Visma Scanner.
  8. Selecteer de regel en kies OK.

Als de gebruiker nog geen AccountView.Net-omgeving heeft, ontvangt deze nu een e-mail om de omgeving te activeren. Daarnaast ontvangen zowel nieuwe als bestaande AccountView.Net-gebruikers een e-mail dat zij nu toegang hebben tot de Visma Scanner-app.

Alles is nu klaar om de Visma Scanner-app te gaan gebruiken. U hoeft de app alleen nog maar te downloaden in de Google Play Store of de Apple Store. Log daarna in de app in met uw AccountView.Net-inloggegevens.