Veelgestelde vragen AccountView

SEPA

Support ID: 58013
Versies: 9.1, 9.2, 9.3, 9.3a

Hier vindt u antwoorden op vragen over SEPA die vaak aan ons worden gesteld. SEPA is een actueel onderwerp dat momenteel volop in beweging is. Zorg ervoor dat u het laatste Service Pack voor uw AccountView-installatie hebt geïnstalleerd voordat u op zoek gaat naar een antwoord op uw vraag: www.vismasoftware.nl/sp.

  1. Algemeen
  2. Bekende meldingen bij het geschikt maken van uw administatie(s) voor SEPA
  3. Bekende meldingen bij het aanmaken van betaal- en incasso-opdrachten
  4. Bestanden aanbieden bij uw bankapplicatie
  5. Bankafschriften inlezen

1. Algemeen


Ik wil mijn administraties in AccountView geschikt maken voor SEPA. Waar begin ik?

Lees alle informatie op www.vismasoftware.nl/sepa en volg het stappenplan waarnaar vanuit deze pagina wordt verwezen. Raadpleeg uw bank voor inhoudelijke vragen.

Lees alle informatie...

Welke mogelijkheden zijn er om mezelf of mijn collega's op te leiden voor SEPA in AccountView?

Visma Software biedt webinars over SEPA aan. Informatie hierover kunt u nalezen op de cursuspagina. Hebt u op dat moment geen tijd of wilt u eerder aan de slag, dan kunt u via deze pagina eerder opgenomen webinars terugkijken. Workshops of klassikale trainingen over dit onderwerp zullen wij niet organiseren.

Visma Software biedt...

2. Bekende meldingen bij het geschikt maken van uw administatie(s) voor SEPA


U kunt geen bestand uploaden naar www.ibanbicservice.nl.

www.ibanbicservice.nl verwacht een bestand met de extensie .CSV. Als u het bestand aanmaakt en vergeet deze extensie te gebruiken, dan kan het bestand niet worden aangeleverd bij www.ibanbicservice.nl. Het bestand voorzien van deze extensie is de oplossing.

www.ibanbicservice.nl verwacht een...

U wilt BIC's met de hand invoeren of op juistheid controleren en vraagt zich af of hier informatie over beschikbaar is.

Ja, volg hiervoor onderstaande links:

Ja, volg hiervoor...

"Probleem Bankrekening 1 'xx.xx.xx.xxx' van Bedrijf 'xxxxx': Rekening is niet gevonden in het importbestand."

Bij het in AccountView importeren van een door www.ibanbicservice.nl verrijkt bestand verschijnen de volgende meldingen op het rapport: "Probleem Bankrekening 1 "xx.xx.xx.xxx" van Bedrijf "xxxxx": Rekening is niet gevonden in het importbestand". Het bestand is echter wel gevuld met rekeningnummers en in uw administratie zijn deze rekeningnummers ook bekend.

Het importbestand heeft een vaste opmaak waarbij kolommen worden gescheiden door een komma (,). We hebben ontdekt dat door lokale instellingen in Windows het bestand soms gevuld wordt met puntkomma’s (;) of een ander scheidingsteken. Om het bestand succesvol te importeren moet u met een teksteditor (Kladblok, Notepad of Notepad++) dit onjuiste scheidingsteken vervangen door een komma (,). Raadpleeg hiervoor eventueel uw systeembeheerder.

Bij het in...

Met de IBAN/BIC-wizard worden alleen Nederlandse (post)bankrekeningnummers geïmporteerd. Hoe kan ik die voor andere landen importeren als ik veel buitenlandse relaties heb?

Niet ieder land heeft een vergelijkbare dienst als www.ibanbicservice.nl en er is geen overkoepelende instantie die deze service voor de hele EER-zone aanbiedt. Als u veel buitenlandse relaties hebt waar u betalingsverkeer mee uitvoert, is het raadzaam om met uw AccountView-leverancier te onderzoeken wat de alternatieve mogelijkheden zijn.

Niet ieder land...

Ik heb het stappenplan doorgenomen en lees dat er twee verschillende procedures zijn voor automatische incasso. Hoe komt dat?

Om te kunnen incasseren zijn er vanaf versie 9.3 nieuwe velden toegevoegd in AccountView. In een Service Pack is de mogelijkheid om nieuwe velden toe te voegen niet aanwezig. In versie 9.1 en 9.2 kunnen we deze nieuwe velden dus niet opleveren, waardoor de werkwijze van automatische incasso daar anders is en beperkingen heeft.

Om te kunnen...

Met de module 'Implementatie Toolkit' probeer ik via 'Opties > Veld wijzigen' de waarde van het veld Incassomachtiging te wijzigen. Welke waarde staat voor welke incassomachtiging?

0 = Geen SEPA
1 = Eenmalig
2 = Doorlopend (eerste)
3 = Doorlopend (vervolg)
4 = Doorlopend (laatste)

0 = Geen SEPA...

Bij het in AccountView importeren van een door www.ibanbicservice.nl verrijkt bestand verschijnt bijvoorbeeld de volgende melding: "Administratie-instellingen: Veld 'Hoofdvestiging bij bedrijf' is niet ingevoerd."

U maakt gebruik van de module Verkoopinformatiesysteem. Bij de inrichting van uw administratie zijn bepaalde administratie-instellingen niet ingevoerd die nodig zijn om met deze module te kunnen werken. Ook de import maakt van deze functionaliteit gebruik en verwacht om diezelfde reden dat deze administratie-instellingen ingevoerd zijn. U kunt deze instellingen vinden via Opties > Instellingen > Administratie > Relatiebeheer > Relatiebeheerfuncties.

U maakt gebruik...

3. Bekende meldingen bij het aanmaken van betaal- en incasso-opdrachten


"Aanmaken betalingsopdracht/incasso-opdracht: Bedrijfsnaam administratie moet worden ingevuld. Optie afgebroken."

Deze melding geeft aan dat het veld Bedrijfsnaam niet is ingevuld. U moet deze invullen bij Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Bedrijf om succesvol een betaalopdracht of incasso-opdracht aan te kunnen maken.

Deze melding geeft...

"Aanmaken incasso-opdracht: Er is geen Incassant-ID vastgelegd. Optie afgebroken."

Deze melding geeft aan dat het veld Incassant-ID niet is ingevuld. Een incassant-ID kunt u via uw bank aanvragen. U moet deze invullen bij Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Automatische betalingen om succesvol een incasso-opdracht aan te kunnen maken.

Deze melding geeft...

Hoe geef ik sturing aan de terugmelding van de regels op mijn bankafschrift?

In de SEPA-XML-bestanden is een tag opgenomen waarmee sturing kan worden gegeven aan de terugkoppeling van een betaal- of incasso-opdracht op uw bankafschrift. Dit noemt men "batchbooking" of "grouping". Deze tag bepaalt of de batches regel voor regel worden teruggemeld op het afschrift of als één totaalbedrag. Na installatie van het laatste Service Pack (versie 9.1/9.2/9.3) is deze functionaliteit door middel van een nieuw veld toegevoegd aan Rapporten > Betalingen en Rapporten > Incasso:

Als een opdracht is voltooid, wordt wat u gemarkeerd hebt vastgelegd in een gebruikersvoorkeursleutel per bankformaat per type opdracht (Betaling of Incasso). Hierdoor wordt uw vorige keuze altijd opnieuw voorgesteld. Let op: niet iedere bank ondersteunt deze werkwijze of u moet mogelijk uw bestand op een andere manier aanleveren. Informeert u hierover bij uw bank.

In de SEPA-XML-bestanden...

"Bij de volgende crediteur(en)/debiteur(en) is geen Bankcode vastgelegd, waardoor de BIC-code onbekend is: XXXXX. De bank kan de opdracht daardoor mogelijk niet uitvoeren. Wilt u doorgaan?"

Voor het overmaken van betalingen is een IBAN verplicht. Binnen Nederland is door de gezamenlijke banken afgesproken dat vanaf 1 februari 2014 de BIC niet verplicht meegegeven hoeft te worden bij de aanlevering van opdrachten. Vanaf 1 februari 2016 zou deze methode ook voor grensoverschrijdende overboekingen moeten gaan gelden. Omdat de eerdere verplichting van IBAN met BIC aanwezig was, zijn banken momenteel bezig deze verplichting uit te faseren. Ook binnen AccountView stellen we deze combinatie niet meer verplicht. Helaas hebben wij geen zicht op de status hiervan. U kunt hierover contact opnemen met uw bankier. Om u er op te attenderen dat het ontbreken van BIC-gegevens kan leiden tot het afkeuren van uw opdrachten wordt deze waarschuwing getoond. U kunt deze onderdrukken door "Dit dialoogvenster niet meer weergeven" te markeren.

Voor het overmaken...

Het veld 'Som rekeningnummers' is verdwenen op diverse rapporten. Waarom is dat?

De berekende waarde van de som der rekeningnummers wordt in het ClieOp03-bestand opgenomen, zodat hierop bij het importeren kan worden gecontroleerd. Een vergelijkbare berekende waarde is niet opgenomen in de SEPA-richtlijnen, waardoor deze functionaliteit is komen te vervallen. Of hiervoor in de toekomst voorzieningen worden ontwikkeld is onduidelijk. Vanaf versie 9.3a met het laatste Service Pack voorziet AccountView bij het aanmaken van betaal- en incasso-opdrachten standaard in een aantal hash-controles: MD5, SHA-1 en SHA-256. In de dialoog voor het aanmaken van betaalbestanden kunt u een van deze controles opgeven.

De berekende waarde...

Ik ga voor de eerste keer doorlopende incasso's verwerken. Hoe moet ik mijn doorlopende machtigingen de eerste keer aanleveren?

Als u voor de eerste keer doorlopende incasso's gaat verwerken dient u deze altijd als "FRST" te verwerken. Dit geldt zowel voor de algemene (Core) incasso als voor de zakelijke (B2B) incasso.

Als u voor...

Wat is het verschil tussen 'Betalingen > Incasso verdichten' en 'Totaalbedrag terugmelden'?

Als verdichten is gemarkeerd, wordt bij meerdere geselecteerde openstaande posten van 1 debiteur of crediteur in het opdrachtbestand slechts 1 betaal- of incasso-regel opgenomen. Hierbij worden betalingsreferenties samengevoegd en 1 totaalbedrag berekend. Markeert u dit niet, dan wordt voor elke openstaande post een aparte regel in het bestand opgenomen.
Als Totaalbedrag terugmelden wordt gemarkeerd, wordt op uw eigen bankafschrift elke batch als totaalbedrag teruggemeld. Markeert u dit niet, dan worden alle posten (eventueel verdicht indien gemarkeerd) regel voor regel op uw afschrift door uw bank teruggekoppeld.

Als verdichten is...

Ik heb 'Totaalbedrag terugmelden' gemarkeerd, maar op mijn bankafschrift worden de regels toch niet als totaal teruggemeld. Hoe kan dit?

Niet iedere bank gaat met deze parameter hetzelfde om. In sommige gevallen wordt de contractuele afspraak tussen u en uw bank als leidend gezien en wordt deze parameter om die reden genegeerd. Ook zijn er meldingen bekend dat als er in 1 batch slechts 1 regel aanwezig is én de parameter Totaalbedrag terugmelden is gemarkeerd, dat het bestand mogelijk niet verwerkt kan worden. Informeert u bij uw bank naar uw mogelijkheden of beperkingen.

Niet iedere bank...

Wat zijn de aanlevertermijnen voor incasso?

Bij algemene (Core) incasso moet uw bank voor eenmalige of eerste doorlopende incasso's minimaal 5 werkdagen voor de verwerkingsdatum de incasso-opdracht aanbieden bij de bank van uw debiteur(en). Voor overige doorlopende incasso's gelden minimaal 2 werkdagen.
Bij zakelijke (B2B) incasso moet uw bank voor alle incasso's minimaal 1 werkdag voor de verwerkingsdatum de incasso-opdracht aanbieden bij de bank van uw debiteur(en).
Het tijdstip waarop u indient kan mogelijk ook nog meespelen. Het kan raadzaam zijn om voor alle incasso's 1 werkdag extra in te calculeren. Informeert u voor precieze gegevens bij uw bank.

Bij algemene...

Ik betaal of incasseer bedragen bij een andere partij (inkooporganisatie, huurvereniging o.i.d.) dan mijn debiteur of crediteur. Hoe kan ik voorkomen dat deze niet worden verwerkt omdat de naam uit de opdracht niet overeenkomt met het IBAN?

U kunt dit eenvoudig oplossen door op de stamgegevens van uw debiteur of crediteur op de tab Financieel de naam van deze derde partij te noteren in het veld Korte bedrijfsnaam. Als dit veld is gevuld, dan wordt deze gebruikt in plaats van de bedrijfsnaam bij het aanmaken van de betaal- of incasso-opdracht.

U kunt dit eenvoudig...

4. Bestanden aanbieden bij uw bankapplicatie


Na het aanmaken van een betaal- of incasso-opdracht moet ik het bestand aanbieden bij mijn bank. Hoe doe ik dat?

Dat wisselt per bank en mogelijk ook nog per product. Het is ons bekend dat sommige banken speciale importfuncties voor eurobestanden aanbieden naast de reguliere importfunctie voor CLIEOP03 of BTL91. Vraagt u dit na bij uw bank.

Dat wisselt per...

Mijn bank keurt de betaal- of incasso-opdracht af, maar geeft geen duidelijke reden van afwijzing. Wat is de volgende stap die ik kan doen?

Met onduidelijke afwijzingen kunnen wij als softwareleverancier weinig. De reden van de afwijzing zal duidelijk moeten zijn zodat wij u hierbij kunnen helpen om tot een oplossing te komen. Banken bieden hun klanten veelal een testfaciliteit aan (per e-mail of op een website). Hieronder per bank de geboden informatie:

  • ABN AMRO: Bij Stap 2 staan 2 mogelijke oplossingen genoemd.
  • Rabobank: Validatiemogelijkheid per e-mail is gratis na registratie.
  • ING: Instructie te vinden op de site.
  • SNS Bank: Bij Eerst testen staat vermeld hoe u een bestand kunt e-mailen.
  • Deutsche Bank: Op de tab XML-check staat hoe de service gebruikt kan worden (webform).
  • Van Lanschot: Bij Uw maatwerksoftware laten testen staat vermeld hoe u een bestand kunt e-mailen.
  • Voor Friesland Bank, Triodos Bank en Commerzbank is geen validatiemogelijkheid bekend. Ons advies is contact op te nemen met de servicedesk van uw bank.

Met onduidelijke afwijzingen...

Wat zijn de meest voorkomende redenen dat een bestand voor een betaal- of incasso-opdracht wordt afgekeurd door mijn bankapplicatie?

  • De BIC van uw gebruikte bankdagboek is niet ingevuld. Hierdoor wordt de tag <FinInstnId> gevuld met de waarde NOTPROVIDED in plaats van met uw BIC.
  • De gebruikte BIC van uw crediteur of debiteur is niet correct. BIC's dienen 8 of 11 posities lang te zijn en altijd ingevoerd te worden in hoofdletters.

De BIC van...

Het door mij aangemaakte opdrachtbestand wordt door mijn bankapplicatie niet ingelezen. Wat kan hiervan de reden zijn?

  1. In AccountView kunt u bij het aanmaken van uw betaal- en incasso-opdracht de standaardextensie ".XML" wijzigen in bijvoorbeeld een week- of volgnummer. Sommige banken accepteren alleen bestanden die eindigen met de extensie ".XML". U hebt twee mogelijke oplossingen:
    a. U maakt een kopie van het bestand en wijzigt de extensie terug naar ".XML". Uw oorspronkelijke bestand blijft als historie bewaard met uw eigen kenmerk.
    b. U wijzigt de extensie in AccountView niet bij het aanmaken van de opdracht. U bouwt hiermee geen historie op en overschrijft bij een volgende opdracht het eerdere bestand.
  2. Uw internetbankieromgeving is een SaaS-oplossing (Software as a Service). Er zijn gevallen bekend dat door browserinstellingen bestanden niet verwerkt konden worden. Het aanbieden van uw bestand vanuit een andere browser kan hierin een oplossing bieden. Informeert u bij uw bank of uw internetbrowser aanpassingen nodig heeft om bestanden succesvol te laten verwerken.
  3. Controleer of u MSXML 4.0 SP 2 op uw werkstation hebt geïnstalleerd.

In AccountView kunt u...

Mijn bankapplicatie ondersteunt binnenkort geen handmatige invoer van (periodieke) incasso's meer. Wat zijn mijn mogelijkheden?

Legt u deze vraag voor bij uw bank. Er zijn ook buiten AccountView om mogelijkheden aanwezig om met een eenvoudig spreadsheet een SEPA XML-bestand aan te (laten) maken en dit bij uw bank te laten verwerken. Hebt u een tweede zakelijke rekening bij een andere bank? Informeert u dan bij uw andere bankier naar een eventuele alternatieve oplossing.

Legt u deze vraag...

5. Bankafschriften inlezen


Sinds kort maak ik gebruik van bankafschriften gebaseerd op het MT940 Structured-formaat en nu constateer ik vreemde gegevens op mijn afschriftinformatie. Wat doen die daar en wat betekenen ze?

Voorheen werd in de omschrijvingsregels uitsluitend tekstuele omschrijving-informatie opgenomen. In de nieuwe MT940 Structured-formaten wordt gecodeerde SEPA-informatie toegevoegd door middel van zogeheten "codewords". Deze codewords worden afgewisseld met informatie en vormen vanaf nu een belangrijke rol in de herkenning van informatie. Feitelijk kunt u deze codewords zien als ankers waar bepaalde informatie opgehaald kan worden. Indien u meer over deze codewords wenst te weten, kunt u deze informatie opvragen bij uw bank.

Voorheen werd in...

Is het nieuwe formaat van Mijn ING Zakelijk een MT940 Structured-formaat?

Nee, voor Mijn ING Zakelijk heeft ING geen nieuw Structured-formaat ontwikkeld. ING heeft het bestaande formaat aangepast om SEPA-informatie te kunnen terugkoppelen. Hierbij wordt geen gebruikgemaakt van zogeheten "codewords" (zie vorige vraag). Hierdoor is het voor AccountView niet mogelijk om de omschrijving terug te vinden en deze als Omschrijving regel voor te stellen in het venster Bankafschrift. De eerste informatie zal dan worden gebruikt. Dit is mogelijk anders dan u gewend was.

Nee, voor Mijn...

Hoe kan het komen dat mijn bankapplicatie meerdere opdrachten toont nadat ik 1 bestand heb geïmporteerd?

Een betaal- of incasso-opdracht kan om meerdere reden worden gesplitst in (deel)batches. Bijvoorbeeld als er wordt gewerkt met meer dan 1 verwerkings- of agenderingsdatum of als een incasso-opdracht bestaat uit een combinatie van meerdere typen machtigingen.

Een betaal- of incasso-opdracht...