Administratie-archivering

Inleiding

Als u beschikt over een Team- of Business-uitvoering van AccountView, dan kunt u profiteren van de mogelijkheden van Administratie-archivering. Dit heeft voordelen voor uw systeembeheer.
Administraties/boekjaren die u nog wel beschikbaar wil hebben in AccountView, maar weinig meer opent, kunt u namelijk archiveren. U bereikt dan dat deze administraties in een paar bestanden worden ingepakt, waardoor ze minder ruimte op uw systeem nodig hebben. Bijkomend voordeel is dat het verzorgen van een backup van alle AccountView-administraties voor uw systeembeheer eenvoudiger wordt. Ook omdat er per administratie dan slechts een paar bestanden gebackupped hoeven te worden.

De opdracht tot archiveren van een administratie combineert het maken van een AccountView administratiebackup naar een vooraf ingestelde locatie met het leegmaken van de administratiemap (op één bestand na). Vervolgens wordt u geholpen om deze administratie te openen op het moment dat dat gewenst is. 

Deze mogelijkheid is recentelijk aan de licenties van Team- en Business-uitvoeringen toegevoegd. Als u erover wilt beschikken, moet u via Opties/Licentiegegevens licentiegegevens invoeren, die vanaf half oktober 2024 zijn geleverd of gedownload via Opties/Licentie downloaden…

In service pack F op versie 2024 en SP G op versie 12.0a hebben we gezorgd dat deze mogelijkheden eenvoudig te gebruiken zijn. Mocht u op een oudere versie werken en toch van deze mogelijkheden gebruik willen maken, leg dan contact met AccountView support en/of uw AccountView-leverancier. 

N.B.: In Team-licenties die draaien aan de cliënt-kant in CCB is deze mogelijkheid niet beschikbaar.

Werking

Als een licentie is ingevoerd die deze mogelijkheid bevat en als u met één van de genoemde service packs werkt, dan kunt u een archief-map opgeven in de systeeminstellingen.

Kies ‘Opties/Instellingen/Systeem’ en selecteer links Backup. In de op te geven achief-map rechts  zullen de backups van de gearchiveerde administraties geplaatst worden. De velden die u boven Archief-map ziet, hoeven hiervoor niet gevuld te worden en houden geen verband met deze optie.

In het Administraties venster kunt u een administratie selecteren en kiezen voor Document/Administraties archiveren… Zie:

U hoeft hierbij geen map op te geven waar de backup van de administratie geplaatst moet worden.
Als dit gelukt is, zal de kolom Gearchiveerd een vinkje tonen. Zie:

Deze kolom zal in de standaard AccountView weergave helemaal achteraan staan. Maar is voor het plaatje hier naar voren geschoven.
De administratiemap van deze administratie bevat nu, op één bestand na, geen bestanden meer. Dit ene bestand moet u uiteraard laten staan.

Als u deze administratie opent, volgt de melding:

Waar alleen Yes voldoende is om de administratie automatisch terug te zetten en te openen. 

Als u vervolgens de administratie sluit, volgt de melding:

Als u Yes kiest, zal de administratiemap weer worden leeggemaakt en een nieuwe backup naar de archief-map worden gemaakt, als u de administratie gewijzigd had. Bij No zal de administratiemap niet worden leeggemaakt, maar blijft wel de backup in de archief-map aanwezig en het vinkje in de kolom Gearchiveerd in het Administraties blijft daarom aanwezig.

Mocht u het gearchiveerd zijn van een administratie ongedaan willen maken, dan moet u deze administratie selecteren in het Administraties venster en kiezen voor Document/Gearchiveerde administraties terug zetten… Zie:

U hoeft hierbij geen map op te geven waar de backup van de geselecteerde administratie staat.
Hierna is er geen backup van de administratie meer aanwezig in de archief-map en toont de kolom Gearchiveerd voor deze administratie geen vinkje meer. De administratie is normaal beschikbaar in AccountView en de administratiemap bevat alle administratiebestanden.

LET OP: Als u kopiedocumenten aanmaakt in AccountView (bijv. kopiefacturen) en u slaat deze op in een submap van de administratiemap en u wilt deze ook behouden bij een gearchiveerde administratie, dan moet u in de administratie-instellingen het veld ‘Kopiedocumenten in backup meenemen’ markeren. Zie:

In dit plaatje ziet u ook de map voor de kopiedocumenten, die in dit geval een submap is van de administratiemap. Bij deze instellingen worden de kopiedocumenten ook gearchiveerd. Als ‘Kopiedocumenten in backup meenemen’ nu niet gemarkeerd zou zijn, zouden de kopiedocumenten verwijderd worden bij archiveren. Als de map met kopiedocumenten buiten de administratiemap zou staan, dan zou deze intact blijven bij het archiveren van de administratie. De kopiedocumenten blijven dan staan.