Beveiligen van elektronische documenten

U mag zelf weten of u uw elektronische documenten beveiligt, en hoe u dat doet. Als u maar kunt laten zien dat het elektronische document werkelijk door de afzender is gestuurd (het document is authentiek) en niet is veranderd (het document is integer).

Deze pagina is vooral bedoeld voor grotere organisaties die kiezen voor een technische oplossing van ondertekening in de vorm van een geavanceerde elektronische handtekening. Voor kleine organisaties is het vaak voldoende om naast bijvoorbeeld een elektronisch verstuurde factuur ook andere documenten te bewaren. Bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling.

Beschrijving

Digitaal certificaat

U kunt de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van een elektronisch document die als een pdf-bestand wordt verstuurd, waarborgen door een digitaal certificaat aan uw elektronisch document te koppelen. Daarmee zet u in feite een digitale handtekening die dit garandeert: de ontvanger heeft de garantie dat de afzender is wie hij beweert te zijn, en dat het bestand na het ondertekenen niet meer is gewijzigd.

Als er met een elektronische handtekening verstuurd moet worden, dan is er een certificaat nodig op ieder werkstation waar de elektronische documenten aangemaakt worden. Er zijn verschillende manieren om certificaten aan te vragen. De uitgever van een certificaat heet een Certification Service Provider (CSP). Een digitaal certificaat kunt u zelf aanvragen bij één van de uitgevende instanties. Hier leest u informatie van Logius over PKIOverheid-certificaten die zijn uitgegeven.

Volg onderstaande stappen voor het instellen van het certificaat en de handtekening:

1. Koop een certificaat om pdf-documenten te ondertekenen.
2. Installeer het certificaat op ieder werkstation.
3. Controleer via de Microsoft Management Console de naam van de handtekening:
   1. Kies Start en de optie Run of Uitvoeren.
   2. Typ ‘mmc’ en kies OK.
   3. Kies File > Add/Remove > snap-in.
      1. Kies Add.
      2. Selecteer Certificates en kies Add.
      3. Kies Finish.
      4. Kies Close.
      5. Kies OK.

• Selecteer in de lijst de map Certificates/Personal/Certificates.
• Noteer de naam van het aanwezige certificaat. Indien hier geen certificaat aanwezig is, dan dient er eerst een certificaat geïnstalleerd te worden.
• Stel via Opties > Instellingen > Systeem > pdf de juiste gegevens in. Deze gegevens worden aan al uw elektronische documenten gekoppeld.

Het toepassen van een elektronische handtekening in het pdf-document is niet verplicht. Als u het pdf-document zonder elektronische handtekening wilt versturen omdat u de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de elektronische documenten op een andere wijze waarborgt, hoeft u bij Opties > Instellingen > Systeem > pdf geen gegevens in te stellen.