De highlights per versie toegelicht

Verbeterde herkenning op document/factuurnummer van de openstaande post

Venster Bankmutaties

Als bij een bankmutatie een debiteur of crediteur wordt herkend, dan is de herkenning op het document/factuurnummer uit de openstaande post nog succesvoller.
Wanneer de banktransactie in de omschrijving het factuurnummer (of nummers) als referentie-informatie vermeldt, kan de verbeterde autoherkenning helpen in de volgende situaties:

• Het bedrag van de openstaande post en de bankmutatie zijn niet gelijk aan elkaar.
• Er zijn meerdere openstaande posten op een debiteur of crediteur met hetzelfde openstaande bedrag.
• Een klant betaalt meerdere openstaande posten door overmaking van één bedrag. U gebruikt voor die klant de instelling Gecombineerde betaling over posten verdelen in de stamgegevens van de debiteur.

AccountView herkent met name de debiteur of crediteur op zijn IBAN-nummer. U bevordert dus de herkenning van de openstaande posten door

1. in de stamgegevens van debiteuren en crediteuren hun IBAN in te voeren en
2. door uw klanten te vragen de van toepassing zijnde factuurnummers bij de betaling te vermelden

Gecombineerde betaling over posten verdelen ook mogelijk voor crediteuren

Venster Bankmutaties

In het venster Stamgegevens Crediteur (tabblad Financieel) is nu het veld Gecombineerde betaling over posten verdelen beschikbaar. Dit was voorheen enkel beschikbaar voor debiteuren. Hiermee kan AccountView uit één betaling meerdere openstaande posten herkennen. Het is natuurlijk ook hier van belang dat het IBAN nummer van de crediteur is ingevoerd bij de stamgegevens en dat de factuurnummers worden vermeld in de omschrijving.
Deze vernieuwing in versie 12.0a kan de autoherkenning van openstaande posten van crediteuren bij het inlezen van bankmutaties bevorderen in de volgende situaties:

• Crediteuren worden niet vanuit AccountView betaald. Dit is bijvoorbeeld het geval bij accountants die een administratie voor een klant bijhouden, terwijl de klant crediteuren via de eigen bankapplicatie betaalt.
• U betaalt uw crediteuren wel vanuit AccountView, maar werkt daarbij niet met Automatische betaling boeken op BOW (‘betalingen onderweg’) en Totaalbedrag terugmelden.
• U hebt crediteuren die bij u incasseren.

Voorbeeld van verbeterde herkenning

Er zijn de volgende openstaande posten op een crediteur:

Met één bedrag van € 1.000 worden de facturen 202255009 en 202255023 betaald en dit wordt ingelezen via bankmutaties:

Door de instelling Gecombineerde betaling over posten verdelen bij de bewuste crediteur verdeelt AccountView het ingekomen bedrag over meerdere facturen als de eerste factuur is gekozen en het ingelezen bedrag nog niet volledig is verbruikt. Doordat de factuurnummers bij de transactie zijn vermeld, worden de juiste facturen gekozen.

Deze mogelijkheid is voor debiteuren al vanaf versie 11.0 beschikbaar.

Als u interesse hebt om deze optie voor uw debiteuren of crediteuren te gebruiken, kunt u dat doen door de instelling voor één of een paar debiteuren/crediteuren te markeren en vervolgens na te gaan of dit voor u goed werkt. Als dat het geval is, kunt u de instelling voor meer of alle debiteuren/crediteuren markeren. Mocht dat veel werk worden vanwege een groot aantal debiteuren of crediteuren, neem dan contact op met de supportafdeling van AccountView of met uw AccountView-leverancier. Waarschijnlijk kan er dan een snellere oplossing gevonden worden.

Automatische afboeking betalingskorting/kredietbeperking

Als uw klanten facturen voldoen en daarbij betalingskorting of kredietbeperking binnen de kortingstermijn inhouden, dan zal AccountView (bij herkenning van de juiste factuur) dit automatisch naar betalingskorting afboeken bij het inlezen van bankmutaties.
Sinds versie 10.0a kan AccountView al automatisch op vergelijkbare manier een ingevoerd maximaal betalingsverschil automatisch afboeken (zie Administratie-instellingen - Financieel). Nu komt daar dus een nieuwe variant op het automatisch afboeken van een verschil bij.

Voorbeeld Automatische afboeking

We zien een openstaande post met een open bedrag van € 1020,41. Daarop is € 20,41 betalingskorting toegepast die mag worden ingehouden als uiterlijk op 28-10-2022 betaald wordt (factuurdatum + kortingstermijn).

De betaling voor deze post ad € 1.000 wordt met de datum 25-10-2022 ingelezen via bankmutaties:

Er is een betaling van € 1.000 op een factuur van € 1.020,41 binnen de kortingstermijn ontvangen, waarop € 20,41 betalingskorting van toepassing was. AccountView boekt nu het verschil van € 20,41 automatisch naar betalingskorting en zet de status van de regel op ‘geaccepteerd’.

Onder in de afbeelding ziet u de meeloopinformatie van de geselecteerde regel: Betalingskorting en daaronder het bedrag van € 20,41.

Als u met de Business-uitvoering van AccountView werkt, dan kunt u de kolommen Type verschil (kolomtitel VS) en Verschilbedrag (een nieuwe kolom in AccountView versie 12.0a) in de kolomweergave plaatsen. Op deze manier is deze informatie ook in het overzichtsvenster Bankmutaties zichtbaar.
Het type verschil wordt door een cijfer weergegeven:

Waarde 1 = Laten staan, waarde 2 = betalingskorting, enzovoort.

AccountView zal (binnen de kortingstermijn) de betalingskorting alleen automatisch afboeken als het verschil van de betaling met de openstaande post maximaal het bedrag van de betalingskorting is. Als er in Administratie-instellingen - Financieel een maximaal betalingsverschil is ingevoerd, dan wordt het daar ingevoerde bedrag bij dit maximale verschil waarbij nog automatisch afgeboekt wordt, opgeteld.

Dit voorbeeld betreft een debiteur die bij de betaling betalingskorting inhoudt, maar deze nieuwe mogelijkheden worden ook toegepast bij crediteuren waarbij u betalingskorting inhoudt.

Tweestapsverificatie voor Office365 beschikbaar voor het versturen van e-mails

Veiligheid speelt een steeds belangrijkere rol in de ontwikkeling van digitale diensten en producten. Daarom wordt hier ook meer en meer in geïnvesteerd. Hier merkt u zelf misschien niet direct veel van, maar als het mis gaat wel! Wanneer u e-mails verstuurt vanuit AccountView (bijvoorbeeld verkoopfacturen) via Office365, dan is een extra controle op uw identiteit als afzender binnenkort een vereiste. Door gebruik te maken van tweestapsverificatie kunt via OAuth 2.0 e-mails versturen vanuit AccountView. In AccountView 12.0a kunt u heel eenvoudig deze tweestapsverificatie instellen voor uw Office365 e-mailaccount, zodat u veilig en zonder gedoe uw verkoopfacturen of andere rapporten kunt blijven versturen. 

Meer informatie over hoe u dit doet vindt u in onze supportnotes over mail-integratie van AccountView.

Venster openstaande postenanalyse breder beschikbaar

Het venster openstaande postenanalyse is nu ook beschikbaar als u beschikt over de modules Automatische betalingen of Automatische incasso. Voorheen was dit venster alleen bij de module Aanmaningen beschikbaar.

Dit venster bevat alle openstaande posten van de administratie inclusief de openstaande posten die inmiddels zijn afgeboekt.
Vanaf de Team-uitvoering wordt dit venster met een aantal standaardweergaven meegeleverd, zodat u bijvoorbeeld alle openstaande posten van uw debiteuren of crediteuren in dit overzichtsvenster kunt bekijken (zie onderstaande afbeelding):

Het overzichtsvenster in de afbeelding bevat alle openstaande posten van debiteuren. Zonder dit venster kunt u deze informatie alleen via de rapporten Openstaande posten of Ouderdomsanalyse zichtbaar maken.
In dit overzichtsvenster kunt u uiteraard van de standaardmogelijkheden in een dergelijk venster gebruik maken, bijvoorbeeld sorteren op datum of open bedrag.
U opent dit venster via Document > Stamgegevens administratie en u kunt uiteraard een onderdeel hiervoor toevoegen aan het navigatievenster om het op die manier nog vlotter te kunnen openen.
In een Solo-uitvoering krijgt u de standaardweergaven niet meegeleverd, maar kunt u wel met behulp van een selectie en eventueel een sortering een dergelijke weergave zelf samenstellen.

Voor meer informatie over weergaven, zie de pagina "Flexibel gegevens opvragen" .

Dit venster bevat een aantal standaardrapporten, bijvoorbeeld het rapport Liquiditeitsanalyse (zie de volgende afbeelding):

Dit rapport toont per op te geven tijdseenheid de te verwachten inkomende geldstroom op basis van vervaldata van openstaande posten debiteuren en de te verwachten uitgaande geldstroom op basis van vervaldata van openstaande posten crediteuren. In dit voorbeeld is de tijdseenheid maand gekozen, maar ook andere tijdseenheden zijn mogelijk, zoals week en dag.

Tussenrekening gebruiken voor betalingen via betaallinks

AccountView kent al een integratie met betaalservices. Zo kunt u op diverse documenten, zoals verkoopfacturen en aanmaningen, betaallinks plaatsen. Om binnen AccountView te weten of een betaling is ontvangen door uw betaalserviceprovider, kunt u vanuit AccountView de status van de betaallinks uitlezen. Wanneer een betaling is ontvangen bij de provider, dan is er de mogelijkheid om automatisch een memoriaalboeking te genereren waarin de de post wordt tegengeboekt aan een tussenrekening. Zodra de betaalserviceprovider u uitbetaalt, wordt de tussenrekening weer tegengeboekt en komen de provisiekosten op de grootboekrekening voor bankkosten.

Kortom: betalingen op betaallinks kunnen in AccountView heel snel en efficiënt worden verwerkt.

Opmerking: In versie 11.0 met het actuele Service Pack kunt u ook van deze mogelijkheden profiteren. Alleen voor het op deze manier verwerken van een betaling via een betaallink op een aanmaning, hebt u versie 12.0 nodig.

Diverse verbeteringen in het venster Aanmaningen

In versie 12.0 zijn er diverse verbeteringen doorgevoerd in het venster Aanmaningen.
Zie bijvoorbeeld het vorige punt, waarbij een betaling via een betaallink op een aanmaning makkelijk door AccountView kan worden verwerkt.
Een ander punt is dat u invloed kunt uitoefenen op de sortering van de posten op een aanmaning. Zie de volgende afbeelding:

Meer stuurinformatie in het venster Verkooporders

In het venster Verkooporders zijn kolommen en weergaven toegevoegd die gebruikers een duidelijker beeld geven over de orderportefeuille en de status daarvan (zie ook de volgende afbeelding). Hiervan hebt u vooral profijt als u werkt met backorders en/of deelleveringen.
Deze kolommen tonen de te leveren waarde, de backorderwaarde en de totale orderwaarde (los van eventuele order- en vervoerskosten). Zo hebt u per order een goed en makkelijk overzicht van wat er nog moet worden geleverd en hoe zich dat verhoudt tot de totale orderwaarde.

Om te zorgen dat gebruikers die werken met de Team-uitvoering ook van deze nieuwe mogelijkheden kunnen profiteren hebben we twee weergaven standaard meegeleverd: Ordertotalen en Ordertotalen incl BTW (bij deze laatste wordt de totale orderwaarde inclusief btw weergegeven).

Approval integratie: projectleider

Vanaf versie 12.0 kunt u in de workflow in Approval vastleggen dat u de projectleider in AccountView automatisch als goedkeurder laat opnemen in de workflow. Het apart koppelen van de goedkeurder in Visma.net Approval is in veel gevallen hiermee niet meer nodig.

Approval: Opmerkingen en notities van goedkeurders beter zichtbaar in AccountView

Wanneer een goedkeurder vanuit Approval een opmerking meestuurt, kunt u nu eenvoudig achterhalen voor welke boekingen dit is gedaan. Hiervoor is in de vensters Openstaande postenanalyse, Dagboekbladzijden, Automatische betalingen en Automatische incasso de kolom Workfl-opmerking aanw toegevoegd. Voeg deze kolom toe via Beeld > Kolommen of zet een selectie op de kolom via Beeld > Selecteren. Zie ook de volgende afbeelding:

Visma Scanner-documenten direct doorsturen naar Approval

In AccountView 12.0 kunt u Visma Scanner-documenten die u via de Visma Scanner-app hebt aangemaakt, direct vanuit de dagboekbladzijde doorsturen naar Approval. Vanzelfsprekend kunt u naast Scanner-documenten ook reguliere jpg-bestanden aan de tab Documenten in AccountView toevoegen, waarna deze direct naar Approval kunnen worden verzonden.