Aansluiting tussen resultaten van financiële en projectadministratie controleren

U wilt aansluiting realiseren tussen de cijfers uit de financiële administratie en de projectadministratie. Zo hebt u volledig grip op de cijfers en hoe de projecten in financiële zin verlopen, en weet u dat u op gerapporteerde cijfers kunt vertrouwen.

In onderstaand voorbeeld nemen we als uitgangspunt dat u de bijdrage van de projecten aan het bedrijfsresultaat van het lopende jaar wilt bepalen. En dat u die zowel in de financiële administratie als in de projectadministratie wilt kunnen terugvinden.

Aanpak

We beginnen bij de financiële administratie. U kiest daarvoor Bestand/Journaal. In het venster Journaal kunt u dan de selectie maken die u in de afbeelding hieronder ziet.

Als u vervolgens Rapporten/Gecombineerde balans kiest, dan is het saldo in dat rapport de bijdrage van de projecten aan het bedrijfsresultaat van het lopende jaar.
NB: Als u Document/Projectresultaten overboeken gebruikt om projectboekingen op bepaalde momenten van de balans naar de verlies- en winstrekening over te boeken, dan dwingt AccountView niet af dat in de stamgegevens van de kostprijsrekeningen het veld Projectrekening is gemarkeerd. Als u graag de hier behandelde analyse wilt maken, dan adviseren we u om dat veld wel te markeren. U kunt dan namelijk toe met de selectie uit de afbeelding. Zonder deze markering is de benodigde selectie complexer.

Waar vindt u vervolgens het saldo uit het rapport terug in de projectadministratie? Als u Rapporten/Financiële overzichten kiest in het venster Projecten, dan ziet u wel het totaal van de projectkosten en -opbrengsten, en dus een resultaat, maar dit komt niet overeen met het resultaat dat u via het financiële journaal gevonden hebt. Hier zijn hier twee redenen voor:

1. Het rapport Financiële overzichten omvat ook eventuele projectresultaten die vorig jaar zijn gemaakt op projecten die nu nog lopen.
2. Dit rapport maakt geen onderscheid tussen projectkosten en -opbrengsten die nog op de balans staan en die al in de verlies- en winstrekening zijn opgenomen.

U vindt het bewuste saldo wel vanuit het venster Projectjournaal. Dat doet u als volgt:

Kies Document/Stamgegevens administratie/Projectjournaal om dit venster te openen.

Selecteer de weergave Aansluiting journaal (met Beeld/Weergaven beheren of met de keuzelijst in de werkbalk).

Kies Beeld/Selecteren om de volgende selectie te maken: Periode (journaal) (Projectjournaal) is groter dan 0.

Hierna is het totaal van de kolom Proj.res (projectresultaat, dat is de een na laatste kolom) het bedrag waarmee de projecten bijdragen aan het bedrijfsresultaat van het huidige jaar. In de afbeelding hieronder is dat 104.392,65. Dit bedrag moet dus ook als saldo staan op het rapport Gecombineerde balans dat u eerder hebt afgedrukt vanuit het venster Journaal. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

Hiermee hebt u de bijdrage van uw projecten aan het bedrijfsresultaat van het lopende jaar zowel vanuit de financiële administratie als vanuit de projectadministratie bepaald.

Meer informatie

Tot slot een aantal tips:

Met een iets andere selectie in het venster Journaal controleert u de aansluiting van het bedrag aan onderhanden werk in dat venster (financiële administratie) en het venster Projectjournaal (projectadministratie). In het venster Journaal kunt u daarvoor het eerste selectiecriterium (Periode (Journaal) is groter dan 0) weglaten. Het tweede laat u ongewijzigd, terwijl u bij het derde als rekeningtype Balans kiest. Het saldo van het rapport Gecombineerde balans moet dan overeenkomen met het totaal van de kolom Bedr OHW in het venster Projectjournaal.

Is er een verschil tussen het projectresultaat of onderhanden werk volgens de projectadministratie en volgens de financiële administratie? Maak dan met Bewerken/Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken twee draaitabellen aan die het projectresultaat of onderhanden werk uitgesplitst per project tonen. De een maakt u weer aan vanuit het financiële journaal en de ander vanuit het projectjournaal. Vergelijking van beide draaitabellen zal duidelijk maken welk project of welke projecten dit verschil veroorzaken. Hiermee kunt u wellicht de oorzaak opsporen en vervolgens tot een oplossing komen.

Er zijn ook standaardrapporten waarmee u het (financiële) projectresultaat en onderhanden werk volgens uw projectadministratie kunt laten weergeven. In het venster Projecten kunt u Rapport/Onderhanden werk/Waarde uitgesplitst naar grootboekrekening kiezen om per project het bedrag aan onderhanden werk (uitgesplitst per grootboekrekening) op te vragen. En in het venster Projectjournaal is het rapport Projectjournaalrapportage beschikbaar, waarmee u informatie per type bedrag kunt opvragen. Zie ook de onderstaande afbeelding.

Om dan het (financiële) projectresultaat getoond te krijgen dat alleen betrekking heeft op het huidige boekjaar, moet u ook eerst de selectie Periode (journaal) is groter dan 0 in het venster Projectjournaal maken.