Visma Blog Nederland

11 kritische vragen voordat je HR-software kiest (deel 1)

Het kiezen van het beste HR-technologieplatform voor uw bedrijf is een complexe onderneming. Als u niet goed begrijpt wat u wilt verbeteren, loopt u het risico een platform of oplossing te kopen die uiteindelijk de HR-uitdagingen van uw bedrijf niet oplost. Dat is tijd en geld die u nooit meer terugkrijgt.

Gelukkig kunt u het selectieproces vereenvoudigen met een beetje planning vooraf. Een diepgaand inzicht in uw organisatie en de meest dringende onderwerpen op het gebied van human resources is van cruciaal belang. Om u te helpen ervoor te zorgen dat u het de eerste keer goed doet, stelt u uzelf deze 11 kritische vragen voordat u begint met zoeken.

  1. Wat zijn de grootste HR-frustraties?

Besteedt u veel  tijd aan het invoeren van gegevens op verschillende systemen die niet geïntegreerd zijn? Worden aanvragen en goedkeuringen te tijdrovend? Is het personeelsverloop zo opgelopen dat u uw recruitmentbudget halverwege het jaar al is opgebruikt?

Frustratie is vaak het gevolg van inefficiëntie. Dus door uzelf af te vragen welke problemen uw organisatie de grootste frustratie bezorgen, kunt u zich bezighouden met de gebieden die waarschijnlijk de meeste verbetering behoeven. Zorg ervoor dat u input zoekt van werknemers die elke dag met ‘de poten in de klei staan’, Ze houden de vinger aan de pols van de HR-activiteiten van uw bedrijf en zijn vaak goed in staat om u te helpen prioriteiten te stellen voor nieuwe software.

  1. Wat doet onze organisatie op regelmatige basis dat tijdverspilling kan zijn?

Het verschil met de vorige vraag is dat het nog geen frustratie oplevert maar wel veel efficiënter georganiseerd kan worden. Het feit dat een taak of proces nog niet het punt van frustratie heeft bereikt, betekent niet dat het noodzakelijkerwijs zo goed werkt als zou moeten. 

U zou zeker geen verandering willen doorvoeren zonder rekening te houden met eventuele gevolgen of impact op uw personeel. Het aanpassen van de frequentie van uw wekelijkse, tweewekelijkse en maandelijkse processen waar mogelijk of haalbaar kan vaak een eenvoudige maar effectieve oplossing zijn.

  1. Wat doet onze organisatie goed?

Niet al uw HR-processen en -procedures hebben een revisie nodig? Simpel gezegd, als het niet kapot is, repareer het dan niet. Misschien is bijvoorbeeld uw huidige protocol voor het tijd bijhouden effectief, maar heeft u alleen de technologie nodig om het  voor het invoeren en goedkeuren van uren te vergemakkelijken.

Het is gemakkelijk om zo verstrikt te raken in de wens om verbeteringen aan te brengen dat u over het hoofd ziet wat al efficiënt is binnen uw bedrijf. Zorg ervoor dat de technologie die u kiest, uw goedlopende HR-activiteiten verder vergemakkelijken.En pas op dat u iets goeds niet vervangt met iets wat een stuk minder werkt. 

  1. Wat zijn onze meest kritieke behoeften?

Dit zijn uw must-haves, en het oplossen van de problemen die uw bedrijf de meeste tijd en geld kosten, zou uw grootste prioriteit moeten zijn. Als bijvoorbeeld het onboarden nieuwe werknemers en de maandelijkse loonadministratie op dit moment uw grootste uitdagingen zijn, dan zou een digitale onboarding en efficiënte loonafhandeling op uw lijst van must-haves moeten staan.

  1. Welke extra functionaliteit zouden onze organisatie het meest ten goede komen?

Dit gaat om die taken die niet zo belangrijk zijn als je lijst met kritiek behoeften, maar zeker een welkome aanvulling zijn op elk softwarepakket. Hoewel het hier dus meer om wensen gaat dan eisen, kunnen deze “extra’s” soms het verschil zijn tussen een efficiënte en een uitzonderlijke organisatie.

Maar hoe onderscheid je je extra’s van de eisen? Zie het als winkelen voor een auto. Wat is absoluut essentieel om u zo efficiënt mogelijk van A naar B te brengen? Een goed lopende motor, goede remmen en een stuurwiel zijn absoluut must-haves. Cruise Control, verwarmde stoelen en satellietradio behoren misschien tot de wensen, samen met andere “toeters en bellen” die niet kritisch zijn.

Bijvoorbeeld, als salarisverwerking en papierloos onboarding van medewerkers uw HR-must-haves zijn, kunnen uw nice-to-haves een volledig geïntegreerde prestatiebeoordeling van medewerkers of een volgsysteem voor sollicitanten omvatten.

 

Download de whitepaper

1