11 vragen die je moet stellen voor je HR software gaat kiezen (deel 2)

6. Wat zijn de top drie doelstellingen die we hopen te bereiken als het platform eenmaal is geïnstalleerd?

Door uw antwoorden op vragen één tot en met vijf te bestuderen, kunt u de drie belangrijkste doelen prioriteren die u met uw platform hoopt te bereiken. Wilt u het aantal vertrekkende medewerkers terugdringen? Wat dacht u ervan om uw personeel betere, kosteneffectievere toegang tot training en ontwikkeling te bieden? Of misschien hoopt u uw volledige HR-activiteiten te stroomlijnen door een meer geïntegreerd platform te implementeren.

Uw primaire HR-doelstellingen moeten nauw aansluiten bij uw organisatie als geheel. Uiteindelijk moet het HR platform dat u kiest u helpen uw grootste HR-uitdagingen aan te pakken.  Koper, let op: verdwaal niet in de “toeters en bellen”. Richt u eerst op uw must-haves. Die zijn uw grootste prioriteit.

7. Wie zal bij het besluitvormingsproces worden betrokken?

Idealiter worden alle belanghebbenden vertegenwoordigd in uw evaluatie en definitieve beslissing. Dat betekent niet dat u van elke werknemer een buy-in nodig hebt. Dat is misschien niet haalbaar. Maar het is een goed idee om ten minste één vertegenwoordiger van elke belangrijke afdeling of team binnen uw organisatie te hebben, of ten minste degenen die direct betrokken zijn bij de HR-activiteiten van uw bedrijf. Deze groep zal dienen als uw leveranciers- en softwareselectiecommissie, en zij zullen u helpen de voor- en nadelen van potentiële aanbieders en oplossingen te wegen.

Het is ook belangrijk om te bepalen hoe selectie zal plaatsvinden. Zal iedereen inspraak hebben, of alleen bepaalde commissieleden? Wie houdt toezicht op de implementatie en beheert de voortdurende relatie met de leverancier? Dit zijn factoren die het best vooraf worden overwogen – niet als een bijzaak.

8. Wat is ons budget voor de aankoop van een HR-platform?

Herinner je die auto-analogie van vraag nummer vijf nog? Het is hier ook van toepassing. Net zoals u niet zou beginnen met winkelen voor een auto zonder eerst te beslissen hoeveel u moet uitgeven, zou u niet moeten beginnen met uw zoektocht naar HR-software zonder uw prijs te kennen. Als u een goed inzicht heeft in het beschikbare budget voor een dergelijke grote aankoop, kunt u bepalen welke leveranciers en platforms binnen uw bereik vallen en welke niet. Dit kan u helpen om uw shortlist sneller op te stellen.  Dat gezegd hebbende, sluit een bepaalde leverancier of oplossing niet automatisch uit op basis van alleen de prijs (zie volgende vraag).

9. Welk niveau van klantenservice hebben we nodig?

Het antwoord op deze vraag hangt grotendeels af van uw interne mogelijkheden. Een bedrijf met een intern IT-team heeft bijvoorbeeld waarschijnlijk niet zo veel ondersteuning nodig bij het implementeren en uitvoeren van HR-software als een bedrijf waarvan de HR-manager ook probeert IT-verantwoordelijkheden te vervullen.

Service is een belangrijk onderscheidend vermogen tussen leveranciers en platforms. Misschien bent u beter af met een leverancier die uitzonderlijke, persoonlijke service biedt, maar uw must-haves alleen binnen het budget kan aanbieden, dan een leverancier die zowel uw must-haves als nice-to-haves belooft voor een lagere prijs, maar bezuinigd op service.

Door samen te werken met een leverancier die schaalbare oplossingen aanbiedt die zijn toegesneden op de behoeften van uw bedrijf, kunt u meestal uw leuke dingen a la carte toevoegen zodra uw budget het toelaat.

10. Hoe meten we ons rendement op investering (ROI)?

Bepaal hoe u de ROI gaat meten zodra uw nieuwe HR-software is geïnstalleerd. U wilt rekening houden met zowel directe besparingen als verbeteringen.

Directe besparingen zijn meestal gemakkelijker te kwantificeren, omdat ze gebaseerd zijn op concrete cijfers, zoals het aantal manuren dat wordt bespaard door processen te automatiseren. Het is belangrijk om de gebieden in uw organisatie te identificeren waarvan u verwacht dat ze directe besparingen zullen ervaren als gevolg van HR-software, en vervolgens de nodige wijzigingen doorvoeren om die besparingen te realiseren. Directe besparingen kunnen de implementatiekosten helpen compenseren en, indien significant genoeg, zelfs kostenneutraal maken.

Generieke verbeteringen die het resultaat zijn van HR-software kunnen ook een positieve invloed hebben op uw bedrijfsresultaten, maar ze kunnen moeilijker te kwantificeren zijn omdat ze meestal gebonden zijn aan minder tastbare doelen. Als uw beslissing om software te kopen gebaseerd is op dingen als “betere mensen inhuren” of “meer betrokken werknemers krijgen”, is het het beste om een ​​duidelijke strategie te definiëren om die dingen te laten gebeuren.

11. Wanneer willen we een systeem hebben?

Stel een realistische tijdlijn in. Houd rekening met factoren zoals hoe lang het uw organisatie zal kosten om HR-softwareopties te vergelijken en te evalueren, of hoeveel tijd uw selectiecommissie realistisch kan besteden aan het selectieproces. Houd er ook rekening mee dat de implementatietijdlijn in grote mate afhankelijk is van de softwareleverancier. Probeer dus flexibel te werken bij het bepalen van uw officiële uitroldatum. Als u een harde deadline heeft, wilt u waarschijnlijk de snelheid van levering een van uw must-haves maken voor het evalueren van leveranciers.

Vergeet niet rekening te houden met het inkoopprotocol en de fiscale kalender van uw bedrijf, wat ook een aanzienlijke invloed kan hebben op hoe snel u HR-software kunt implementeren zodra u een beslissing neemt. Het kan nuttig zijn om mijlpalen te bepalen die de verschillende fasen binnen uw selectietijdlijn vertegenwoordigen.

Wilt u een meer gedetailleerde gids om u te helpen navigeren door het complexe proces van het selecteren van een HR-softwareplatform voor uw bedrijf?

Download de whitepaper

 

1