8 signalen die de noodzaak voor nieuwe HR software aankondigen

Wanneer hebt u voor het laatst uw HR-software geëvalueerd? Als uw organisatie lijkt op die uit het onderzoek door Bersin van Deloitte, is het waarschijnlijk dat u al bijna tien jaar hetzelfde Human Resource Information System heeft. (47% van de respondenten is in meer dan zeven jaar niet van software veranderd.)

Voor veel van deze bedrijven geldt waarschijnlijk: “Als het ok werkt, waarom zou je het dan veranderen?” Met zoveel innovatie en veranderingen in de wereld van human capital management  is het niet verstandig om genoegen te nemen met ‘ok’. HR-software houdt niet alleen maar de informatie van uw werknemers bij, tegenwoordig helpt de software bij het bewaken van sollicitatie processen, performance management, het volgen van aanwezigheid (zelfs externe werknemers), compensatieregelingen, personeelsanalyses, planning en meer.

Cloud software oplossingen maken software upgrades overbodig, bieden geavanceerde rapportages en altijd en overal toegang. Mobielvriendelijke versies spreken steeds meer generaties aan vanwege de behoefte aan gemak en flexibiliteit.

Elke organisatie heeft eigen unieke behoeften als het gaat om personeelsmanagement. Maar naarmate bedrijven groeien, worden zelfs ogenschijnlijk eenvoudige taken complexer. Wat jaren heeft gewerkt, kan nu baat hebben bij een verandering.

Hier bespreken we 8 waarschuwingssignalen die een reden kunnen zijn om uw huidige oplossing goed tegen het licht te houden.

De acht waarschuwingssignalen

  1. U switcht voortdurend tussen verschillende systemen en spreadsheets om de informatie te krijgen die u nodig hebt.

Steeds bezig gegevens over te zetten en samen te voegen om bijvoorbeeld een rapportage te maken?  Met een modern HR platform  zijn alle gebruikelijke HR-taken toegankelijk vanaf één plek, met een enkele database, toegankelijk via een enkele login. Dan is exporteren en importeren niet meer nodig.

  1. U verdrinkt in het papierwerk

HR software kan dienen als een “elektronische archiefkast”elimineert een HRIS vrijwel de rommel. Alle documenten die aan een werknemer zijn gekoppeld, worden op één plaats opgeslagen. Aangezien gegevens nooit worden gewist, kunt u altijd teruggaan en snel een document ophalen van een huidige of voormalige werknemer.

  1. De huidige onboarding is een chaotische overweldigende ervaring

Een nieuwe baan beginnen is eng. Het laatste wat je wilt doen, is je nieuwe collega aan een bombardement van formulieren, vragen en acties onderwerpen. Met een robuust HR systeem kunt u kunt u alle documenten verzenden, de elektronische handtekening van de nieuwe medewerker ophalen en gegevens verzamelen. Dit alles kan worden geautomatiseerd in een tempo waarin het voor u en de nieuwe collega een prettige ervaring is.

  1. Uw HR-afdeling wordt overspoeld met administratieve vragen

Als uw HR-medewerkers het grootste deel van de dag doorbrengt met het beantwoorden van vragen van werknemers en managers, zoek dan een HR oplossing dat zelfbedieningsfuncties biedt. Met selfservice hebben medewerkers en managers 24/7 toegang om vrije tijd aan te vragen, zaken in te zien en goed te keuren, persoonlijke informatie bij te werken, met elkaar te communiceren en meer.

  1. U ziet een toename van administratieve fouten

Met één database voert u werknemersinformatie slechts één keer in. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten.

  1. Je vreest flexibele arbeidsvoorwaarden vanwege het werk dat het gaat kosten

Met de juiste software kunt u flexibele arbeidsvoorwaarden eenvoudig registreren en bijhouden. Medewerkers kunnen zelf eenvoudig vergelijkingen maken en met selfservice afsluiten. Slimme systemen kunnen identificeren wanneer een regeling bijvoorbeeld vanwege leeftijd afloopt of ingaat.

  1. U bent er niet zeker van of u aan een bepaalde eis of regel voldoet

Dit is een belangrijk onderdeel waar u niet mee kunt gokken. Het niet naleven van arbeidswetten kan kostbaar en nadelig zijn. Met de juiste oplossing kunt u de rapporten samenstellen die u nodig heeft om de juiste te nemen, trends te identificeren, problemen te herkennen en de werknemersgegevens te verzamelen die u nodig hebt om te controleren of u de regelgeving naleeft.

  1. U kunt de toegang tot bepaalde gegevens niet beheren

Een geavanceerde tool geeft u de mogelijkheid om beheerdersrechten voor alle gebruikers in te stellen. Wanneer ze zijn ingelogd, kunnen ze bijvoorbeeld alleen de informatie zien waartoe ze toegang hebben gekregen.

Klaar voor een upgrade?

Misschien eerst nog even deze whitepaper lezen die helpt in de keuze.

goede voorbereiding bij selectie HR softwareDownload de whitepaper

2